ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH PHƯỚC

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 897/TTr-SNV ngày 20 tháng 9 năm 2010,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

CÔNG TÁC VĂN THƯ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 63/2010/QĐ-UBND ngày 29 tháng 9 năm 2010 của UBND tỉnh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Quy định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư, được áp dụng đối với tất cả các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế (sau đây được gọi chung là cơ quan, tổ chức) trên địa bàn tỉnh Bình Phước.

2. Công tác văn thư quy định tại Quy định này gồm toàn bộ các công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Điều 2. Trách nhiệm đối với công tác văn thư

1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin vào công tác văn thư.

2. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về công tác văn thư.

Chương II

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 3. Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:

1. Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND năm 2004 và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành.

2. Văn bản hành chính

Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.

3. Văn bản chuyên ngành

Các hình thức văn bản chuyên ngành của cơ quan, tổ chức đóng trên địa bàn tỉnh thực hiện thống nhất theo quy định của cơ quan quản lý ngành.

Điều 4. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Thể thức của văn bản chuyên ngành thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan quản lý ngành.

Điều 5. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

2. Việc soạn thảo văn bản hành chính và các văn bản khác được quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị cấp dưới hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

- Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp nội dung văn bản có liên quan đến nhiều cơ quan, tổ chức và cá nhân thì đề xuất thủ trưởng cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo văn bản gửi văn bản tham khảo lấy ý kiến đóng góp nghiên cứu để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.

c) Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.

- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt;

- Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.

Điều 6. Đánh máy, nhân bản

1. Đánh máy văn bản phải đảm bảo yêu cầu về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định.

2. Nhân bản phải đúng số lượng và thời gian quy định.

3. Tuyệt đối giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Điều 7. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

2. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

Điều 8. Ký văn bản

1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ Thủ trưởng

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;

Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại Khoản 1, Điều này.

3. Trong trường hợp đặc biệt người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký, việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định, người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa uỷ quyền phải theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính hoặc trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

5. Khi ký văn bản không được ký bằng bút chì, mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai.

Điều 9. Bản sao văn bản

Thực hiện theo Điều 11 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

Chương III

QUẢN LÝ VĂN BẢN

Mục 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 10. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến đều phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2. Trình, chuyển giao văn bản đến;

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 11. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Tất cả văn bản đến đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Văn bản nào không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

Điều 12. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải quyết.

2. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc sau khi đăng ký phải trình và chuyển ngay cho người có thẩm quyền giải quyết.

3. Đối với văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật, tối mật, tuyệt mật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản mật.

4. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Điều 13. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và có thể uỷ nhiệm cho cấp phó của mình giải quyết những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ vào nội dung văn bản để giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị, cá nhân được giao có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn mà pháp luật hoặc cơ quan, tổ chức quy định.

3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;

b) Chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân phụ trách giải quyết;

c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 14. Trình tự quản lý văn bản đi

1. Văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) được quản lý theo trình tự sau:

a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm văn bản;

b) Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);

c) Văn thư đăng ký văn bản đi vào sổ hoặc máy theo quy định của cơ quan;

d) Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

e) Lưu văn bản đi.

Điều 15. Chuyển phát, sửa đổi, thay thế và đính chính văn bản đi

1. Sau khi hoàn thành thủ tục văn thư, văn bản phải được chuyển giao ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

2. Văn bản đi cũng có thể được chuyển đến nơi nhận bằng Fax hoặc qua mạng nhằm đảm bảo thông tin nhanh, kịp thời.

3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Văn bản đã ban hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Điều 16. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải được lưu ít nhất hai bản: bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ.

2. Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Điều 17. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến

Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Chương IV

LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

Điều 18. Lập hồ sơ hiện hành

1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:

a) Lập bản danh mục hồ sơ;

b) Mở hồ sơ;

c) Thu thập cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc đưa vào hồ sơ;

d) Sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ;

e) Kết thúc và biên mục hồ sơ.

2. Yêu cầu mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ảnh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức;

b) Các tài liệu thu thập được đưa vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau, phản ánh nội dung diễn biến của sự vụ, sự việc đúng trình tự vấn đề;

c) Tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 19. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức

a) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức hàng năm phải lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành theo đúng thời gian quy định.

b) Trường hợp đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan, tổ chức nếu được chấp thuận thì lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời gian giữ lại không quá hai năm.

c) Cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế nhiệm.

2. Thời hạn giao nộp

a) Tài liệu hành chính: sau một năm, kể từ năm công việc kết thúc.

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm, kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức.

c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 3 tháng, kể từ khi công trình được quyết toán.

d) Tài liệu phim điện ảnh, ảnh, microphim, tài liệu băng ghi âm, ghi hình, tài liệu đĩa từ và các tài liệu khác: sau 3 tháng, kể từ khi công việc kết thúc.

3. Thủ tục giao nộp tài liệu

Cán bộ, công chức, viên chức hoặc các đơn vị trong cơ quan, tổ chức khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành phải lập biên bản giao nhận tài liệu kèm theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.

Điều 20. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.

2. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:

a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị và các cơ quan, tổ chức cấp dưới trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành;

b) Tổ chức việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình.

3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

4. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức có tránh nhiệm lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ và những công việc được phân công phụ trách, theo dõi, giải quyết.

5. Công chức, viên chức làm nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ giúp Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm về mặt nghiệp vụ, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.

Điều 21. Nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành được thực hiện theo quy định.

Chương V

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 22. Quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan về quản lý và sử dụng con dấu.

Điều 23. Đóng dấu

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định.

2. Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.

4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành.

Chương VI

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 24. Quản lý nhà nước về công tác văn thư

1. Trách nhiệm của UBND tỉnh

a) Quyết định và phê duyệt các đề án, chương trình, kế hoạch phát triển công tác văn thư trên địa bàn tỉnh;

b) Quản lý thống nhất công tác văn thư của tỉnh; ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

2. Trách nhiệm của UBND các huyện, thị xã

a) Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển công tác văn thư trên địa bàn huyện, thị xã;

b) Tổ chức thực hiện quản lý công tác văn thư theo quy định;

c) Hướng dẫn, kiểm tra UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn chấp hành các chế độ, quy định pháp luật về công tác văn thư.

3. Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ tham mưu, giúp UBND cùng cấp thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư theo quy định.

4. Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn có trách nhiệm thực hiện các quy định về nghiệp vụ công tác văn thư ở địa phương.

Điều 25. Nhiệm vụ của văn thư cơ quan

1. Tiếp nhận đăng ký văn bản đến;

2. Trình văn bản đến cho người có trách nhiệm xử lý và chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;

3. Giúp Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

4. Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký, ban hành;

5. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng, năm; đóng dấu mức độ khẩn, mật;

6. Đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

7. Xây dựng danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm;

8. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

9. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;

10. Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.

Điều 26. Người được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư theo quy định.

Chương VII

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI TỐ CÁO

Điều 27. Khen thưởng

1. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tích trong công tác văn thư thì được khen thưởng theo quy định của pháp luật.

2. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư được đánh giá, xếp loại hàng năm và đưa vào tiêu chí bình xét thi đua, khen thưởng của cơ quan, tổ chức.

Điều 28. Xử lý vi phạm

Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm một trong những điều của Quy định này và các quy định khác về công tác văn thư thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 29. Khiếu nại và tố cáo

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại đối với hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư.

2. Cá nhân có quyền tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư.

3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo.

Chương VIII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 30. Trách nhiệm thi hành

1. Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy định này.

2. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã có trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy định này.

Điều 31. Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh những khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức kịp thời kiến nghị với UBND tỉnh thông qua Sở Nội vụ để UBND tỉnh xem xét, giải quyết./.