QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẾN TRE

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 10 tháng 4 năm 2007 ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 231/TTr-STTTT ngày 08 tháng 7 năm 2010,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bến Tre”.

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với các ngành, các cấp chính quyền địa phương trong tỉnh triển khai thực hiện. Quyết định này thay thế Quyết định số 602/2005/QĐ-UB ngày 02 tháng 3 năm 2005 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy định sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Bến Tre.

Điều 3. Các Ông (Bà) Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố Bến Tre. Các tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực sau mười ngày kể từ ngày ký./.

QUY CHẾ

VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẾN TRE
(Ban hành kèm theo Quyết định số 23/2010/QĐ-UBND ngày 19 tháng 8 năm 2010 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Bến Tre)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi áp dụng

Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bến Tre.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với tất cả các cơ quan, đơn vị nhà nước, tổ chức đoàn thể, cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Bến Tre tham gia khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử của tỉnh phục vụ mục đích công tác và giao dịch hành chính.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Hệ thống thư điện tử của tỉnh bao gồm hệ thống phần cứng, phần mềm thư điện tử có tên miền trên Internet là @bentre.gov.vn;

2. Danh bạ điện tử là toàn bộ các hộp thư đơn vị, hộp thư cá nhân được cấp cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh;

3. Hộp thư đơn vị là hộp thư điện tử trên Hệ thống thư điện tử của tỉnh được cấp cho đơn vị, dùng để giao dịch hành chính với tư cách của đơn vị;

4. Hộp thư cá nhân là hộp thư điện tử trên Hệ thống thư điện tử của tỉnh được cấp và dùng riêng cho cán bộ, công chức, viên chức.

Điều 4. Hệ thống thư điện tử của tỉnh

1. Hệ thống thư điện tử của tỉnh được xây dựng và sử dụng để gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng tin học phục vụ mục đích công tác và giao dịch hành chính của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh;

2. Các thông tin trao đổi qua hệ thống thư điện tử của tỉnh được coi là thông tin chính thức trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, cá nhân thuộc tỉnh;

3. Nguyên tắc định dạng

a) Các thông tin trao đổi trên Hệ thống thư điện tử của tỉnh thực hiện theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10 tháng 6 năm 2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo TCVN 6909:2001 trong trao đổi thông tin điện tử của các cơ quan Đảng, Nhà nước;

b) Tiêu chuẩn về truy cập thông tin thực hiện theo quy định tại Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09 tháng 4 năm 2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc Ban hành danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;

c) Tần suất kiểm tra, trả lời thư điện tử tại hộp thư đơn vị, hộp thư cá nhân tối thiểu 02 lần/ngày vào đầu buổi sáng và đầu buổi chiều.

Điều 5. Các hành vi nghiêm cấm

1. Không được dùng hộp thư điện tử có tên miền @bentre.gov.vn vào việc riêng;

2. Không được dùng hộp thư cá nhân có tên miền khác để trao đổi công việc trên Hệ thống thư điện tử của tỉnh;

3. Không lưu chuyển trên Hệ thống thư điện tử của tỉnh các văn bản, tài liệu có tính mật theo quy định của pháp luật;

4. Các hành vi phát tán virus trên hệ thống thư điện tử; các hành vi phá hoại gây ảnh hưởng đến uy tín, danh dự của đơn vị, cá nhân hoặc ảnh hưởng đến hệ thống sẽ bị xử lý theo pháp luật.

Chương II

TỔ CHỨC, SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 6. Nguyên tắc vận hành và hộp thư điện tử

1. Hệ thống thư điện tử tỉnh được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật hệ thống thông tin của tỉnh có kết nối với mạng thông tin toàn cầu (Internet);

2. Tất cả các hộp thư điện tử được lưu trong hệ thống máy chủ do Trung tâm tích hợp dữ liệu quản lý gọi là “danh bạ thư điện tử”;

3. Mỗi cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh được cấp một hộp thư đơn vị; mỗi cán bộ, công chức, viên chức được cấp một hộp thư cá nhân được thể hiện dưới dạng:

a) Hộp thư đơn vị có dạng: “Têncơquan@bentre.gov.vn” theo nguyên tắc không trùng lắp, dễ nhớ như sau:

- Các sở, ban ngành tỉnh: tênsở, tênban, tênngành@bentre.gov.vn

- Các huyện, thành phố: tênhuyện, tênthànhphố@bentre.gov.vn

- Các cơ quan chuyên môn của Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố: tênphòngban.tênhuyện@bentre.gov.vn

-Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn: tênxã.tênhuyện@bentre.gov.vn

- Các đơn vị khác tuỳ theo tên đơn vị cụ thể mà có tên đặt thích hợp

b)Hộp thư cá nhân có dạng: têncánbộcôngchức.tênđơnvị@bentre.gov.vn. Trong đó, tên cán bộ, công chức, viên chức được viết tắt phần họ và chữ lót. Nếu có trùng tên thì thêm hai chữ số vào sau tên cán bộ, công chức, viên chức.

Điều 7. Quy trình cấp mới, thay đổi và thu hồi hộp thư điện tử

Việc cấp mới, cấp lại và thu hồi hộp thư điện tử được áp dụng cho các đối tượng là cơ quan đơn vị trên địa bàn tỉnh; cán bộ, công chức, viên chức đương nhiệm, luân chuyển công tác hoặc thôi không làm việc trên địa bàn tỉnh Bến Tre:

1. Đối với cán bộ, công chức, viên chức đương nhiệm: Chánh Văn phòng các sở, ban ngành tỉnh, Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố chịu trách nhiệm lập danh sách cán bộ, công chức, viên chức gửi về Trung tâm Tin học - Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh để tạo lập hộp thư đơn vị, hộp thư cá nhân trong danh bạ thư điện tử của tỉnh.

2. Đối với cán bộ, công chức, viên chức mới tuyển dụng: khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới của cơ quan có thẩm quyền, Chánh Văn phòng của cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức lập danh sách gửi về Trung tâm Tin học - Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh để tạo lập hộp thư điện tử bổ sung cho phù hợp với đơn vị.

3. Đối với cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác ra khỏi tỉnh Bến Tre hoặc nghỉ việc, nghỉ hưu khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền, Chánh Văn phòng của cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức lập danh sách gửi về Trung tâm Tin học - Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh để thu hồi hộp thư điện tử cho phù hợp với đơn vị.

4. Các hộp thư điện tử không được sử dụng trong vòng 06 (sáu) tháng kể từ khi tạo lập hoặc lần sử dụng sau cùng, Trung tâm Tin học - Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh sẽ thu hồi các hộp thư điện tử trên và gửi thông báo về cho đơn vị sử dụng cán bộ, công chức, viên chức. Cán bộ, công chức, viên chức muốn sử dụng lại hộp thư điện tử đã bị thu hồi, Chánh Văn phòng của cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức lập danh sách gửi về Trung tâm Tin học - Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh để cấp lại hộp thư điện tử.

Điều 8. Các loại văn bản luân chuyển trên hệ thống thư điện tử

1. Gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử các loại văn bản như:

a) Thông báo;

b) Lịch công tác;

c) Văn bản trao đổi phục vụ công việc giữa các cơ quan, đơn vị;

d) Tài liệu phục vụ hội họp;

đ) Văn bản gửi đến các cơ quan để biết, để báo cáo.

2. Khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử gửi, nhận các loại văn bản như:

a) Thư mời, Giấy mời, Giấy triệu tập;

b) Công văn;

c) Những văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo;

d) Báo cáo các cấp;

đ) Và các văn bản khác.

3. Những văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy;

4. Khi phát hành văn bản giấy, trừ những văn bản mật, ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi thêm văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào hộp thư điện tử của cơ quan, cá nhân có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử;

5. Những văn bản khi luân chuyển trên hệ thống thư điện tử của tỉnh phải được thực hiện theo điểm a khoản 3 Điều 4 của Quy chế này.

Điều 9. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

Uỷ ban nhân dân tỉnh Bến Tre thống nhất quản lý nhà nước đối với Hệ thống thông tin thư điện tử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan chuyên môn giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với hệ thống thư điện tử của tỉnh, chịu trách nhiệm chủ trì thực hiện các công việc:

1. Hàng năm có kế hoạch và triển khai thực hiện việc duy trì, phát triển hệ thống thư điện tử đáp ứng nhu cầu công việc, trao đổi thông tin của các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh;

2. Thiết lập, cập nhật và thông báo công khai danh bạ điện tử của tỉnh;

3. Tạo mới, thu hồi, thay đổi các hộp thư điện tử theo quy định;

4. Hướng dẫn các giải pháp kỹ thuật đảm bảo an toàn thông tin, nội dung các hộp thư điện tử trong Hệ thống thư điện tử của tỉnh; đảm bảo hệ thống thư điện tử của tỉnh hoạt động ổn định, thông suốt và liên tục 24/24;

5. Bồi dưỡng, tập huấn và hướng dẫn cho người dùng khai thác, sử dụng các hộp thư điện tử trong Hệ thống thư điện tử của tỉnh;

6. Phối hợp với Công an tỉnh, Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh và các ngành có liên quan đảm bảo an toàn, bảo mật Hệ thống thư điện tử của tỉnh.

Điều 10. Trung tâm Tin học - Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm điều hành hệ thống thư điện tử của tỉnh trên địa bàn tỉnh, có nhiệm vụ:

1. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện các công việc theo Điều 9 của Quy chế này.

2. Triển khai thực hiện việc duy trì, phát triển hệ thống thư điện tử theo kế hoạch được duyệt;

3. Thực hiện các giải pháp kỹ thuật ngăn chặn thư rác được gửi đi từ máy chủ của Hệ thống thư điện tử;

4. Thực hiện các giải pháp kỹ thuật ngăn chặn thư rác được gửi đến máy chủ của Hệ thống thư điện tử;

5. Tiếp nhận và xử lý sự cố xảy ra trong quá trình khai thác các hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh;

6. Tổ chức sao lưu, sắp xếp hệ thống thư điện tử của tỉnh theo quy định của pháp luật về lưu trữ; cung cấp thông tin khi thanh tra, kiểm tra cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật;

7. Thông báo công khai và tiến hành các biện pháp khắc phục ngay sau khi hệ thống thư điện tử của tỉnh bị sự cố phải ngưng hoạt động. Nội dung thông báo phải nêu rõ thời gian dự kiến phục hồi hệ thống;

8. Thống kê, tổng hợp và báo cáo định kỳ về Sở Thông tin và Truyền thông tình hình sử dụng hộp thư điện tử của các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức.

9. Phối hợp với các đơn vị liên quan đảm bảo an toàn cho hệ thống thư điện tử của tỉnh tại Trung tâm tích hợp dữ liệu.

10. Phối hợp với các ngành ở tỉnh, các địa phương, các cá nhân trong nghiệp vụ chuyên môn và khai thác các chức năng chủ yếu của hộp thư để việc gửi, nhận thư điện tử có hiệu quả, thông suốt.

11. Lập và công khai danh bạ thư điện tử của tỉnh trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh để tạo thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân, các doanh nghiệp trong và ngoài tỉnh trong việc gửi, nhận thư điện tử.

12. Lập kế hoạch dự toán kinh phí hàng năm cho việc quản lý, xây dựng, phát triển và bảo trì hệ thống thư điện tử của tỉnh gửi Sở Thông tin và Truyền thông để trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

Điều 11. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị phải là người đi đầu, gương mẫu sử dụng hộp thư điện tử trong công tác quản lý, điều hành và giải quyết công việc.

2. Các cơ quan, đơn vị tham gia trong Hệ thống thư điện tử của tỉnh có nhiệm vụ:

a) Thông tin cho cơ quan quản lý và vận hành Hệ thống thư điện tử của tỉnh sự thay đổi về cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan đơn vị mình để kịp thời cập nhật danh bạ thư điện tử của tỉnh;

b) Bố trí cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin theo dõi, quản lý và xử lý các sự cố thông thường trong đơn vị; thông báo kịp thời các sự cố xảy ra ngoài khả năng và trách nhiệm xử lý về đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống thư điện tử của tỉnh để phối hợp khắc phục;

c) Bố trí cán bộ theo dõi, kiểm tra thường xuyên hộp thư đơn vị. Người được giao nhiệm vụ quản lý hộp thư đơn vị phải báo cáo kịp thời nội dung trong hộp thư cho Thủ trưởng đơn vị để giải quyết;

d) Thường xuyên kiểm tra, thống kê, đánh giá tình hình khai thác, sử dụng thư điện tử của cán bộ, công chức, viên chức tại đơn vị mình.

3. Từng đơn vị ban hành quy chế sử dụng và giải quyết công việc khi tiếp nhận thông tin qua các hộp thư điện tử.

Điều 12. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử

1. Cán bộ, công chức, viên chức sử dụng hộp thư cá nhân; cán bộ, công chức, viên chức quản lý và sử dụng hộp thư đơn vị phải thường xuyên kiểm tra và trả lời thư điện tử theo thẩm quyền. Xoá các thư điện tử không cần thiết hoặc hết thời gian lưu trữ theo quy định để tránh tràn dung lượng của hộp thư.

2. Người sử dụng hộp thư điện tử có trách nhiệm:

a) Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát hộp thư hoặc mật khẩu bị lộ phải thay đổi mật khẩu hoặc báo ngay cho đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống thư điện tử để kịp thời khắc phục;

b) Quản lý và lưu trữ nội dung hộp thư đảm bảo an toàn;

c) Chịu trách nhiệm về những nội dung thông tin do mình đưa vào, gửi đi trong hộp thư điện tử theo quy định của pháp luật;

d) Không sử dụng hộp thư của người khác; không để người khác sử dụng hộp thư của mình;

đ) Không phát tán thư rác, virus và các hành động khác làm ảnh hưởng đến an toàn, bảo mật Hệ thống thư điện tử.

e) Không thực hiện các hành vi nghiêm cấm khác theo quy định của pháp luật.

Điều 13. Thanh tra, kiểm tra

Mọi đơn vị, cá nhân tham gia sử dụng các hộp thư trong Hệ thống thư điện tử của tỉnh chịu sự thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Tổ chức thực hiện

1. Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố và cán bộ, công chức, viên chức tham gia vào hệ thống thư điện tử của tỉnh có trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện các quy định này trong cơ quan mình.

2. Giao Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông triển khai, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt Quy chế này.

3. Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính căn cứ vào kế hoạch hàng năm được Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt bố trí kinh phí cho việc quản lý sử dụng và phát triển hệ thống thư điện tử của tỉnh.

Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp, các cơ quan phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp, báo cáo trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.