QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH KẾ HOẠCH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 VÀO HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

BỘ TRƯỞNG BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

Căn cứ Nghị định số 185/2007/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch;
Căn cứ Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng 6 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30 tháng 9 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số Điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng 6 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 5387/QĐ-BVHTTDL ngày 26/12/2008 về việc phê duyệt Kế hoạch cải cách hành chính trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch giai đoạn 2008-2010;
Xét đề nghị của Vụ trưởng, Trưởng Bộ phận Tham mưu cải cách hành chính,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Kế hoạch xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch.

Điều 2. Giao Bộ phận Tham mưu cải cách hành chính chủ trì giúp Bộ trưởng triển khai thực hiện Kế hoạch kèm theo Quyết định này. Các cơ quan, đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ được giao xây dựng Kế hoạch chi tiết và tổ chức việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan, đơn vị.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 4. Vụ trưởng, Trưởng Bộ phận Tham mưu cải cách hành chính, Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế hoạch tài chính, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KẾ HOẠCH

XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 VÀO HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
(Ban hành theo Quyết định số 1987/QĐ-BVHTTDL ngày 08 tháng 6 năm 2010 của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch)

I. MỤC TIÊU, ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

1. Mục tiêu

- Xây dựng, áp dụng các quy trình giải quyết công việc tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch với yêu cầu khoa học, tuân thủ các quy định của pháp luật, quy chế, quy định của Bộ, phù hợp với thực tế, tạo Điều kiện thuận lợi cho từng cán bộ, công chức, phòng, ban giải quyết công việc thông suốt, kịp thời, hiệu quả; giúp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị Điều hành, kiểm soát được toàn bộ quá trình giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị; đổi mới phương pháp làm việc, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong thực hiện công vụ, phục vụ tốt yêu cầu của tổ chức, cá nhân và nhân dân.

- Đến ngày 31 tháng 12 năm 2012, tất cả các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ đều phải áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, được tiến hành đánh giá và cấp chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 .

2. Đối tượng thực hiện

Các đối tượng thực hiện xây dựng, áp dụng duy trì, cải thiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 gồm các cơ quan, đơn vị thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước trong lĩnh vực văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao và du lịch; các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ.

3. Phạm vi áp dụng

Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2008 - phiên bản soát xét lần 2 do Bộ Khoa học, Công nghệ ban hành) tập trung vào các quy trình giải quyết toàn bộ công việc liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính cho người dân và các doanh nghiệp (căn cứ vào kết quả thực hiện Đề án 30); quy trình xử lý công việc và các hoạt động nội bộ, hoạt động khác của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.

II. NỘI DUNG TRIỂN KHAI

1. Các bước triển khai

1.1. Thành lập Ban triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (dưới đây gọi tắt là ISO) tại các cơ quan, đơn vị

Mỗi cơ quan, đơn vị thành lập một Ban triển khai ISO gồm các thành viên là Lãnh đạo cơ quan, đơn vị, các Trưởng bộ phận và chuyên viên có trình độ để trực tiếp đề xuất xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO của cơ quan, đơn vị. Các thành viên được quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn.

1.2. Xây dựng và phê duyệt Kế hoạch xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại các cơ quan, đơn vị, trong đó xác định cụ thể phạm vi áp dụng

Phạm vi áp dụng tiêu chuẩn ISO gồm: Toàn bộ hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp (căn cứ vào kết quả thực hiện Đề án 30); các hoạt động nội bộ, hoạt động cụ thể khác của cơ quan, đơn vị.

1.3. Nghiên cứu, lựa chọn và ký hợp đồng tư vấn và ký hợp đồng với tổ chức chứng nhận

Bộ phận Tham mưu cải cách hành chính hướng dẫn các cơ quan, đơn vị về việc lựa chọn tổ chức Tư vấn xây dựng và áp dụng ISO và tổ chức Đánh giá và cấp Chứng nhận cho các cơ quan, đơn vị nhằm đảm bảo chất lượng, tiết kiệm chi phí.

Các cơ quan, đơn vị lựa chọn tổ chức Tư vấn và tổ chức Chứng nhận; ký hợp đồng trực tiếp với tổ chức Tư vấn và tổ chức Chứng nhận ngay sau khi lựa chọn.

1.4. Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng

Các thành viên trong Ban triển khai ISO phối hợp với tổ chức Tư vấn tìm hiểu và xem xét thực trạng hoạt động hiện tại, trên cơ sở đối chiếu với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Tổ chức Tư vấn sẽ cùng với Ban triển khai ISO tại các cơ quan, đơn vị thiết kế các quy trình cần thiết phải quản lý chất lượng áp dụng Tiêu chuẩn ISO và hoạch định các công việc cần triển khai để đáp ứng các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn và phù hợp với thực tế.

1.5. Đào tạo về tiêu chuẩn ISO và đào tạo phương pháp xây dựng hệ thống tài liệu

Tổ chức đào tạo về mô hình quản lý chất lượng, phân tích các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO do tổ chức Tư vấn thực hiện.

Tổ chức đào tạo về cách thức soạn thảo các quy trình, đáp ứng được yêu cầu quản lý công việc và phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO, do tổ chức Tư vấn thực hiện.

Các cán bộ trong Ban triển khai ISO là đối tượng bắt buộc phải tham gia các khóa đào tạo này.

1.6. Soạn thảo hệ thống tài liệu ISO

Theo danh Mục tài liệu và kế hoạch phân công viết quy trình đã được Lãnh đạo cơ quan, đơn vị phê duyệt, tổ chức Tư vấn sẽ trực tiếp làm việc với các cán bộ được phân công để tư vấn cụ thể cách thức xây dựng từng quy trình; các quy trình phải đảm bảo các nội dung về chính sách-Mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, các quy trình quản lý-quy trình tác nghiệp và quy trình hỗ trợ, các hướng dẫn công việc, các biểu mẫu; sau khi quy trình được viết xong, tổ chức Tư vấn sẽ cùng Ban triển khai ISO các cơ quan, đơn vị tổ chức những cuộc họp, hội thảo để được góp ý để đảm bảo chất lượng các tài liệu trước khi chính thức đưa vào áp dụng.

Các tài liệu sau khi được góp ý sẽ được chỉnh sửa và trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị phê duyệt ban hành áp dụng chính thức.

1.7. Triển khai áp dụng

Sau khi các quy trình được Lãnh đạo cơ quan, đơn vị phê duyệt, tổ chức Tư vấn sẽ cùng Ban triển khai ISO của cơ quan, đơn vị tổ chức phổ biến bộ tài liệu quản lý và phương pháp áp dụng cho từng bộ phận để giải quyết công việc cho người dân và doanh nghiệp tại cơ quan, đơn vị.

Trong thời gian áp dụng, tổ chức Tư vấn sẽ thường xuyên cùng Ban triển khai ISO của cơ quan, đơn vị tiến hành kiểm tra việc áp dụng, hướng dẫn và giải thích để việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện có hiệu quả.

1.8. Đánh giá Hệ thống ISO

Đào tạo cán bộ đánh giá nội bộ: Hệ thống quản lý chất lượng cần phải được đánh giá để duy trì và cải tiến. Cán bộ đánh giá nội bộ cho các cơ quan, đơn vị cần phải được tổ chức Tư vấn đào tạo để có đủ năng lực cần thiết cho việc đánh giá nội bộ tại các cơ quan, đơn vị. Đối tượng đào tạo là các thành viên trong Ban triển khai ISO, các cán bộ quản lý, chuyên viên có liên quan đến việc áp dụng quy trình chất lượng.

Đánh giá chất lượng nội bộ: Sau một thời gian thực hiện và sau khi thực hiện khóa đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ, tổ chức Tư vấn phối hợp với các cán bộ đánh giá nội bộ của cơ quan, đơn vị tiến hành đánh giá chất lượng. Việc đánh giá được tiến hành từ 2 đến 3 lần. Lần 1, tổ chức Tư vấn thực hiện đánh giá, cán bộ đánh giá nội bộ của các cơ quan, đơn vị quan sát; các lần đánh giá sau, cán bộ đánh giá nội bộ của các cơ quan, đơn vị chủ động thực hiện với sự hỗ trợ của tổ chức Tư vấn. Cán bộ được phân công đánh giá cần phải hiểu và tổ chức nhuần nhuyễn hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ để đảm bảo duy trì được hệ thống chất lượng sau này.

Khắc phục sau đánh giá: Sau mỗi đợt đánh giá, phải chỉ ra được các vấn đề còn tồn tại cần khắc phục. Các bộ phận liên quan có trách nhiệm khắc phục triệt để những tồn tại này. Trên cơ sở những hành động khắc phục sẽ dần dần hoàn thiện các quy trình quản lý chất lượng.

1.9. Chứng nhận hệ thống

Đánh giá trước chứng nhận(đánh giá sơ bộ): Các cơ quan, đơn vị tiếp xúc với tổ chức Chứng nhận và yêu cầu tổ chức Chứng nhận đánh giá sơ bộ. Mọi sự không phù hợp hay những Điều cần lưu ý khác đựơc phát hiện trong quá trình đánh giá sơ bộ sẽ được thông báo để cơ quan, đơn vị tiến hành khắc phục. Sau khi khắc phục xong những khiếm khuyết, tổ chức chứng nhận mới tiến hành đánh giá chính thức.

Đánh giá chính thức: Sau khi đánh giá sơ bộ, nếu tổ chức Chứng nhận xét thấy Hệ thống quản lý chất lượng đã sẵn sàng thì tiến hành đánh giá chính thức. Nội dung đánh giá chính thức bao gồm đánh giá hệ thống văn bản và đánh giá áp dụng.

Quyết định chứng nhận: Tổ chức chứng nhận sau khi xem xét thấy các cơ quan, đơn vị đã thực hiện các hành động khắc phục và thoả mãn các yêu cầu quy định thì ra quyết định chứng nhận và cấp chứng chỉ phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 .

1.10. Duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng sau chứng nhận

Hỗ trợ duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng: Các cơ quan, đơn vị sau khi được cấp chứng nhận, có trách nhiệm duy trì Hệ thống quản lý có hiệu lực. Tất cả tài liệu quản lý phải thường xuyên được áp dụng và cập nhật, các hoạt động theo dõi/đo lường định kỳ hệ thống vẫn phải được tiến hành đầy đủ. Các đơn vị thành lập kênh thông tin giữa tổ chức Tư vấn và Ban triển khai ISO các cơ quan, đơn vị để kịp thời trợ giúp và giải quyết những vấn đề vướng mắc trong quá trình quản lý và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng ISO, nhằm đảm bảo Hệ thống luôn hoạt động có hiệu quả. Tổ chức Tư vấn chủ động cập nhật và chuyển giao miễn phí cho các cơ quan, đơn vị.

Các hoạt động hỗ trợ sau chứng nhận: Nếu có yêu cầu, tổ chức Tư vấn sẵn sàng tiến hành cung cấp các dịch vụ tư vấn - đào tạo - đánh giá nội bộ sau khi các cơ quan, đơn vị nhận được chứng nhận. Các hoạt động này sẽ giúp Hệ thống quản lý chất lượng của các cơ quan, đơn vị được cải tiến thường xuyên ngày càng mang lại hiệu quả hơn.

2. Tiến độ thực hiện

2.1. Giai đoạn 2010-2011: Triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại các cơ quan, đơn vị đã và đang triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, cụ thể:

- Năm 2010: Triển khai xây dựng và áp dụng thí Điểm tại Văn phòng Bộ, Tổng cục Du lịch, Tổng cục Thể dục thể thao, Làng Văn hóa các dân tộc Việt Nam, các Trường Đại học Thể dục thể thao thuộc Bộ.

- Năm 2011: Triển khai xây dựng và áp dụng tại các Cục, các trường văn hóa, du lịch thuộc Bộ.

2.2. Năm 2012: Triển khai xây dựng và áp dụng tại các cơ quan, đơn vị còn lại.

Tùy theo Điều kiện, các cơ quan, đơn vị có thể triển khai xây dựng và áp dụng sớm hơn kế hoạch tại Mục 2.1 và 2.2 nêu trên.

Đến ngày 31 tháng 12 năm 2012, tất cả các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ đều phải áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, được tiến hành đánh giá và cấp chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.

3. Theo dõi, giám sát quá trình xây dựng và áp dụng

3.1. Đánh giá

Đội ngũ cán bộ đánh giá nội bộ của các cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ đánh giá, theo dõi hoạt động áp dụng và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại đơn vị mình.

Tổ chức đánh giá nội bộ theo định kỳ. Kịp thời khắc phục các sai sót, thường xuyên có hành động phòng, cải tiến hệ thống và phát huy hiệu lực, hiệu quả thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng hoạt động của các cơ quan, đơn vị.

3.2. Báo cáo

Trong quá trình triển khai, các cơ quan, đơn vị phải gửi các báo cáo dưới đây về Bộ phận Tham mưu cải cách hành chính để giúp Bộ trưởng quản lý và chỉ đạo kịp thời việc triển khai xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO tại các cơ quan, đơn vị:

- Danh sách Ban triển khai ISO;

- Báo cáo danh Mục đề xuất các qui trình giải quyết công việc áp dụng ISO;

- Báo cáo khảo sát thực trạng;

- Báo cáo đào tạo;

- Hệ thống tài liệu quản lý của các cơ quan, đơn vị sau khi được phê duyệt;

- Báo cáo đánh giá nội bộ;

- Bản sao giấy chứng nhận;

- Báo cáo đánh giá nội bộ hàng năm;

- Báo cáo đánh giá theo dõi của tổ chức Chứng nhận.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị là đối tượng thực hiện xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm:

- Xác định việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong hoạt động của cơ quan, đơn vị là nội dung bắt buộc của chương trình cải cách hành chính. Nghiên cứu, áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu cung cấp dịch vụ công trong lĩnh vực văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao và du lịch;

- Căn cứ vào Kế hoạch của Bộ, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chủ động chỉ đạo ký hợp đồng với tổ chức Tư vấn để xây dựng Kế hoạch chi tiết và tổ chức thực hiện tốt việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho đơn vị mình. Danh Mục thủ tục hành chính phải áp dụng hệ thống quản lý chất lượng căn cứ vào kết quả của việc thực hiện Đề án 30 của Bộ. Đây là công việc bắt buộc phải triển khai theo Quyết định 144/2006/QĐ-TTG ngày 20 tháng 6 năm 2006 và Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30 tháng 9 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ;

- Bảo đảm toàn bộ hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp được áp dụng hệ thống quản lý chất lượng; triển khai áp dụng đối với các hoạt động nội bộ, hoạt động khác của cơ quan, đơn vị nếu thấy cần thiết;

- Kiểm soát quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng; chịu trách nhiệm về hiệu lực, hiệu quả của việc xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị mình;

- Tổ chức đào tạo, nâng cao nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng cho đội ngũ cán bộ, công chức.

2. Bộ phận Tham mưu cải cách hành chính

Bộ phận Tham mưu cải cách hành chính có trách nhiệm:

- Giúp Bộ trưởng chủ trì Điều phối việc tổ chức, triển khai thực hiện kế hoạch của các cơ quan, đơn vị;

- Tổ chức triển khai các công việc chung cho các cơ quan, đơn vị;

- Tổ chức giới thiệu kiến thức chung, tập huấn về Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO cho các cơ quan, đơn vị;

- Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị về việc lựa chọn tổ chức Tư vấn xây dựng và áp dụng ISO và tổ chức Đánh giá và cấp Chứng nhận cho các cơ quan, đơn vị;

- Xây dựng kế hoạch, thực hiện khảo sát tại một số địa phương điển hình; tổ chức thăm quan mô hình mẫu; xây dựng kế hoạch và tổ chức các lớp đào tạo nâng cao nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị và các công chức, viên chức thuộc Bộ;

- Góp ý về nội dung trong quá trình xây dựng ISO của các cơ quan, đơn vị;

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc triển khai thực hiện của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; định kỳ báo cáo Bộ trưởng xử lý kịp thời những vướng mắc, tồn tại;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết, biểu dương và đề xuất khen thưởng đối với các cơ quan, đơn vị và cá nhân thực hiện tốt công tác xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.

3. Vụ Kế hoạch, Tài chính

Vụ Kế hoạch, Tài chính có trách nhiệm bố trí kinh phí từ nguồn ngân sách nhà nước cho công tác triển khai xây dựng, thực hiện, đánh giá cấp giấy chứng nhận, duy trì và giám sát Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO; hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch, lập dự toán kinh phí, sử dụng các nguồn kinh phí cho hoạt động này.

IV. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Các cơ quan, đơn vị lập dự toán kinh phí cho hoạt động này. Kinh phí dành cho việc triển khai xây dựng, thực hiện, đánh giá cấp giấy chứng nhận, duy trì và giám sát Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO được thực hiện theo quy định tại Thông tư 111/2006/TT-BTC ngày 6/12/2006 của Bộ Tài chính.

Các cơ quan, đơn vị có tài Khoản riêng chủ động lập dự toán, sử dụng kinh phí trong dự toán chi hàng năm của các cơ quan, đơn vị.

Các cơ quan, đơn vị không có tài Khoản riêng lập dự toán, sử dụng kinh phí trong dự toán chi hàng năm của Bộ.