TỔNG QUAN VỀ QUYẾT ĐỊNH 1951/2005/QĐ-TCHQ

Quyết định 1951/2005/QĐ-TCHQ do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành nhằm thiết lập một quy trình thủ tục hải quan thống nhất, minh bạch và hiệu quả đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thương mại. Văn bản này chính thức có hiệu lực áp dụng từ ngày 01 tháng 01 năm 2006, đồng thời bãi bỏ toàn bộ các quy định trước đây trái hoặc liên quan đến quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu thương mại.

Đối tượng chịu trách nhiệm thi hành quyết định này bao gồm Thủ trưởng các đơn vị thuộc Cơ quan Tổng cục Hải quan, Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, cùng các tổ chức, cá nhân có hoạt động xuất nhập khẩu thương mại tại Việt Nam.

QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU, NHẬP KHẨU THƯƠNG MẠI

Quy trình thông quan đầy đủ đối với một lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu thương mại được chuẩn hóa qua 4 bước nghiệp vụ chặt chẽ. Tùy thuộc vào kết quả phân luồng tự động từ hệ thống quản lý rủi ro bằng máy tính hoặc quyết định của Lãnh đạo Chi cục Hải quan, mỗi lô hàng cụ thể sẽ trải qua toàn bộ hoặc một số bước nhất định trong quy trình này.

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra sơ bộ và đăng ký Tờ khai

Đây là bước khởi đầu do một công chức hải quan tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ đảm nhiệm, thực hiện các tác vụ nghiệp vụ sau:

• Kiểm tra điều kiện mở tờ khai của doanh nghiệp: Công chức nhập mã số thuế xuất nhập khẩu của doanh nghiệp vào hệ thống để kiểm tra tình trạng hoạt động (có bị cưỡng chế thủ tục hải quan hay không), kiểm tra thời hạn ân hạn thuế hoặc bảo lãnh thuế. Trường hợp doanh nghiệp bị cưỡng chế hoặc không thỏa mãn các quy định về thuế (không được ân hạn và chưa nộp thuế hoặc chưa có bảo lãnh), công chức sẽ ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối đăng ký tờ khai.
• Kiểm tra sơ bộ hồ sơ hải quan: Nếu doanh nghiệp đủ điều kiện mở tờ khai, công chức tiến hành kiểm tra sơ bộ tính hợp lệ của bộ hồ sơ theo quy định tại Thông tư 112/2005/TT-BTC.
• Nhập thông tin vào hệ thống máy tính:
  • Đối với hồ sơ giấy (thủ công): Công chức trực tiếp nhập các thông tin trên tờ khai hải quan và các dữ liệu liên quan vào hệ thống.
  • Đối với hồ sơ điện tử (qua đĩa mềm, truyền mạng): Tiến hành cập nhật và tích hợp dữ liệu trực tiếp vào hệ thống máy tính.
• Phân luồng và xác định hình thức, mức độ kiểm tra: Sau khi dữ liệu được nhập, hệ thống quản lý rủi ro tự động xử lý và đưa ra "Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra" tương ứng với số tờ khai, được chia thành 3 mức độ (luồng):
  • Mức (1) - Luồng Xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
  • Mức (2) - Luồng Vàng: Kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy nhưng miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
  • Mức (3) - Luồng Đỏ: Kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy đồng thời tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa. Trong luồng đỏ, mức độ kiểm tra thực tế được chia nhỏ thành: Mức (3).a (kiểm tra toàn bộ lô hàng) và Mức (3).b (kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi kết luận được mức độ vi phạm).
• Xử lý các trường hợp công chức đề xuất hình thức kiểm tra:
  • Tại các Chi cục chưa áp dụng phân luồng tự động bằng máy tính: Công chức căn cứ vào tiêu chí phân loại doanh nghiệp, chính sách mặt hàng và thông tin nghiệp vụ để đề xuất mức độ kiểm tra trên Lệnh in sẵn, trình Lãnh đạo Chi cục phê duyệt.
  • Trường hợp máy tính đã phân luồng nhưng công chức phát hiện thông tin hệ thống chưa cập nhật kịp thời hoặc chưa chính xác: Công chức ghi rõ đề xuất thay đổi mức độ kiểm tra tại mục 4.2 trên Lệnh và trình Lãnh đạo Chi cục xem xét quyết định.
• Ký xác nhận và chuyển giao hồ sơ: Công chức tiếp nhận ký tên, đóng dấu số hiệu công chức vào mục số 6 trên Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra. Nếu lô hàng thuộc Luồng Xanh (Mức 1), hồ sơ được chuyển thẳng cho Lãnh đạo Chi cục duyệt thông quan. Nếu thuộc Luồng Vàng (Mức 2) hoặc Luồng Đỏ (Mức 3), hồ sơ được chuyển sang Bước 2. Lệnh kiểm tra được lập thành 02 bản (01 bản lưu hồ sơ hải quan, 01 bản giao cho người khai hải quan).

Bước 2: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá tính thuế và chính sách thuế

Bước này do công chức chuyên trách kiểm tra hồ sơ và tính thuế thực hiện nhằm đảm bảo tính chính xác về mặt pháp lý và nghĩa vụ tài chính của lô hàng:

• Nội dung kiểm tra: Thực hiện kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ hải quan, kiểm tra mã số hàng hóa (HS code), trị giá tính thuế, chế độ thuế và các chính sách quản lý mặt hàng theo quy định của Thông tư 112/2005/TT-BTC.
• Xử lý kết quả kiểm tra:
  • Nếu hồ sơ hoàn toàn phù hợp: Nhập thông tin chấp nhận vào hệ thống máy tính.
  • Nếu phát hiện sai sót hoặc thông tin chưa rõ ràng: Tiến hành điều chỉnh, cập nhật thông tin vào máy. Đối với hồ sơ thuộc Luồng Đỏ, nếu phát hiện nghi vấn hoặc sai lệch, công chức phải ghi rõ kết quả kiểm tra chi tiết vào hồ sơ để lưu ý cho bộ phận kiểm tra thực tế ở Bước 3.
  • Trường hợp nhận lại hồ sơ từ Bước 3 (kiểm tra thực tế) có phát hiện sai lệch so với khai báo: Công chức Bước 2 thực hiện điều chỉnh thông tin, tính lại thuế và cập nhật vào hệ thống.
• Trình Lãnh đạo Chi cục quyết định:
  • Nếu kết quả kiểm tra phù hợp và được Lãnh đạo phê duyệt thông quan: Đóng dấu hoàn thành thủ tục hải quan và chuyển trả hồ sơ cho doanh nghiệp.
  • Nếu phát hiện nghi vấn hoặc sai phạm nghiêm trọng: Đề xuất Lãnh đạo Chi cục áp dụng biện pháp kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu trước đó miễn kiểm tra) hoặc lập biên bản vi phạm hành chính về hải quan.
• Xác nhận kết quả: Công chức ghi nhận kết quả kiểm tra chi tiết vào ô "Phần ghi kết quả kiểm tra của hải quan" trên tờ khai hải quan, ký tên, đóng dấu số hiệu công chức vào tờ khai và mục số 6 trên Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra.

Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa

Công việc này do công chức được phân công kiểm tra thực tế hàng hóa thực hiện bằng phương pháp thủ công hoặc sử dụng các thiết bị, máy móc chuyên dụng:

• Kiểm tra hiện trạng bên ngoài: Xem xét tình trạng bao bì, container, đối chiếu niêm phong hải quan hoặc niêm phong hãng vận chuyển.
• Kiểm tra chi tiết hàng hóa: Tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa theo đúng tỷ lệ và hướng dẫn ghi trên Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra, tuân thủ quy định tại Thông tư 112/2005/TT-BTC.
• Ghi nhận và cập nhật kết quả: Ghi rõ kết quả kiểm tra thực tế vào tờ khai hải quan và nhập dữ liệu kết quả vào hệ thống máy tính hải quan.
• Chuyển hồ sơ quyết định:
  • Nếu hàng hóa thực tế hoàn toàn trùng khớp với khai báo và được Lãnh đạo Chi cục phê duyệt: Đóng dấu hoàn thành thủ tục hải quan để thông quan hoặc tạm thông quan lô hàng.
  • Nếu phát hiện hàng hóa có sự sai lệch, thừa thiếu hoặc sai chủng loại so với khai báo: Chuyển ngược hồ sơ về bộ phận Bước 2 để tính toán lại thuế, đồng thời lập biên bản vi phạm hành chính và đề xuất phương án xử lý trình Lãnh đạo Chi cục.
• Xác nhận hoàn thành: Công chức kiểm hóa ký tên và đóng dấu số hiệu công chức vào mục số 6 trên Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra.

Bước 4: Quyết định thông quan hàng hóa

Đây là bước thẩm quyền quyết định tối cao tại Chi cục do Lãnh đạo Chi cục Hải quan trực tiếp thực hiện:

• Xem xét và điều chỉnh mức độ kiểm tra: Lãnh đạo Chi cục có quyền thay đổi hình thức, mức độ kiểm tra đã được máy tính phân luồng tự động hoặc do công chức đề xuất nếu có căn cứ xác thực. Việc điều chỉnh hoặc giữ nguyên phải được đánh dấu rõ ràng vào các mục tương ứng (mục 4.3, 7.1, 7.2) trên Lệnh kiểm tra, đồng thời ghi rõ số lượng container/kiện hàng cần kiểm tra thực tế tại mục số 5.
• Giải quyết vướng mắc: Trực tiếp xử lý các vấn đề phát sinh, các vướng mắc vượt quá thẩm quyền giải quyết của công chức cấp dưới trong dây chuyền thủ tục.
• Phê duyệt thông quan: Ký tên lên tờ khai hải quan và Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra để quyết định thông quan, tạm thông quan hoặc tạm giải phóng hàng hóa.
• Hoàn tất thủ tục: Chuyển toàn bộ hồ sơ đã ký cho bộ phận đóng dấu hoàn thành thủ tục hải quan ("đã làm thủ tục hải quan") và thực hiện trả hồ sơ cho người khai hải quan.
• Trách nhiệm quản lý: Lãnh đạo Chi cục chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật và cấp trên về việc kiểm tra, giám sát toàn bộ các bước trong quy trình nghiệp vụ, đảm bảo thủ tục được thực hiện đúng quy định pháp luật, nhanh chóng, không gây phiền hà hay ách tắc cho hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.

QUY ĐỊNH VỀ LỆNH HÌNH THỨC, MỨC ĐỘ KIỂM TRA

Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra là chứng từ pháp lý quan trọng xuyên suốt quy trình thông quan của một lô hàng, ghi nhận toàn bộ lịch sử xử lý hồ sơ:

• Nội dung hiển thị trên Lệnh: Thông tin người xuất khẩu/nhập khẩu (tên, mã số XNK); thông tin người khai hải quan; số và ngày đăng ký tờ khai; bảng phân luồng kiểm tra (máy tính xác định, công chức đề xuất, lãnh đạo điều chỉnh); số lượng container/kiện hàng phải kiểm tra thực tế; chữ ký xác nhận của công chức tại các bước tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế; quyết định cuối cùng của Lãnh đạo Chi cục (Thông quan hoặc Tạm giải phóng hàng).
• Hướng dẫn sử dụng và lưu trữ: Lệnh này được cấp cho người khai hải quan để xuất trình và nộp lại cho lực lượng giám sát hải quan tại cổng cảng/cửa khẩu. Công chức giám sát cổng cảng có trách nhiệm thu hồi lại Lệnh này sau khi cho phép hàng hóa nhập ra khỏi cổng cảng hoặc hàng hóa xuất khẩu đã thực tế đưa vào khu vực kho bãi giám sát trong cảng.