QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TỜ KHAI HẢI QUAN

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Luật Hải quan ngày 29 tháng 06 năm 2001;
Căn cứ Nghị định 96/2002/NĐ-CP ngày 19/11/2002 của Chính phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan;
Xét đề nghị của Cục trưởng cục Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống thông tin quản lý tờ khai hải quan tại các cấp Hải quan.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Cục trưởng cục Hải quan các Tỉnh, liên tỉnh, Thành phố; Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tổng cục Hải quan, Hiệu trưởng trường cao đẳng Hải quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TỜ KHAI HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 19/TCHQ/QĐ-CNTT ngày 14 tháng 1 năm 2004 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Hệ thống thông tin quản lý tờ khai hải quan là một hệ thống chương trình ứng dụng công nghệ thông tin thống nhất trong toàn ngành Hải quan, sử dụng để quản lý tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan trong bộ hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo hợp đồng mua bán.

Điều 2. Hệ thống thông tin quản lý tờ khai hải quan được cài đặt tại tất cả các Chi cục Hải quan, được kết nối Trung tâm dữ liệu và Công nghệ thông tin (Trung tâm DL&CNTT) hoặc bộ phận phụ trách CNTT của Cục Hải quan Tỉnh, liên tỉnh, thành phố và kết nối với Tổng cục Hải quan để trao đổi thông tin hai chiều trên hệ thống mạng riêng của ngành Hải quan. Hệ thống thông tin quản lý tờ khai hải quan được vận hành đồng bộ, thống nhất với các hệ thống thông tin khác của ngành hải quan trong quy trình nghiệp vụ hải quan.

Điều 3. Nguồn thông tin đầu vào của Hệ thống thông tin quản lý tờ khai hải quan bao gồm:

1. Tờ khai hàng hóa xuất khẩu;

2. Tờ khai hàng hóa nhập khẩu;

3. Các chứng từ liên quan khác của bộ hồ sơ hải quan.

Điều 4. Đối tượng sử dụng Hệ thống thông tin quản lý tờ khai hải quan tại các cấp Hải quan bao gồm:

Tại Chi Cục Hải quan:

1. Công chức hải quan thuộc các đội nghiệp vụ trong quy trình tiếp nhận và xử lý bộ hồ sơ hải quan.

2. Các đối tượng sử dụng khác theo sự phân công của Chi cục trưởng Chi cục hải quan.

Tại Cục Hải quan:

1. Trung tâm DL&CNTT hoặc bộ phận phụ trách tin học đối với các Cục Hải quan không có Trung tâm DL&CNTT;

2. Phòng nghiệp vụ;

3. Phòng tham mưu Điều tra Chống buôn lậu;

4. Phòng Kiểm tra sau thông quan;

5. Các đối tượng sử dụng khác theo sự phân công của Cục trưởng.

Tại Tổng cục Hải quan:

1. Cục CNTT&TK Hải quan;

2. Các Vụ, Cục nghiệp vụ có liên quan theo sự phân công của lãnh đạo Tổng cục.

Điều 5. Quy định về an ninh, an toàn trong hệ thống thông tin quản lý tờ khai hải quan

1. Các đơn vị Hải quan thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, an toàn dữ liệu. Vận hành hệ thống đáng theo quy trình hướng dẫn, thường xuyên sao lưu cơ sở dữ liệu, phòng chống “Virus”.

2. Các cán bộ, công chức sử dụng hệ thống tại các cấp Hải quan sau khi được cấp tên, quyền hạn truy nhập hệ thống có trách nhiệm tự thay đổi và bảo mật mật khẩu truy nhập các chức năng hệ thống được phân công. Căn cứ vào tên truy nhập của từng người sử dụng gắn với hệ thống để xác định trách nhiệm trong việc thực hiện các chức năng của hệ thống.

Điều 6. Danh mục dữ liệu chuẩn là danh mục các dữ liệu do Tổng cục Hải quan xây dựng và quản lý phù hợp với các quy định của Nhà nước, Bộ Tài chính và của ngành. Chi tiết danh mục dữ liệu chuẩn xem phần phụ lục của bản Quy chế này.

Điều 7. Dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý tờ khai tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin chung của ngành, Nghiêm cấm việc khai thác thông tin của Hệ thống thông tin quản lý tờ khai hải quan vào mục đích cá nhân và các mục đích khác ngoài quy định của Quy chế này.

Chương 2.

QUY ĐỊNH TẠI CẤP CHI CỤC HẢI QUAN

Điều 8. Trách nhiệm của Chi cục Hải quan

1. Chi cục trưởng Chi cục Hải quan có trách nhiệm tổ chức, phân công, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận nghiệp vụ tại đơn vị mình thực hiện theo các quy định tại quy chế này và chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về toàn bộ vận hành hệ thống tại Chi cục. Lãnh đạo Chi cục hải quan phải có kỹ năng khai thác và sử dụng hệ thống.

2. Công chức hải quan phải tuyệt đối tuân thủ quy trình quản lý trên hệ thống máy tính, các quy định về an toàn bảo mật và có biện pháp phòng ngừa chống lây nhiễm “Virus” qua mạng và đĩa mềm để cập nhật, khai thác dữ liệu mà người khai hải quan khai báo thông qua phương tiện điện tử.

3. Công chức hải quan làm việc tại khâu nghiệp vụ nào có trách nhiệm cập nhật dữ liệu thông tin tại khâu nghiệp vụ đó chi tiết, đầy đủ, chính xác, kịp thời theo các chức năng có trong hệ thống quản lý tờ khai hải quan.

4. Công chức hải quan có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi và hướng dẫn về thủ tục, cách thức khai báo hồ sơ hải quan khi người khai hải quan tham gia vào một trong các hình thức khai bằng phương tiện điện tử của cơ quan Hải quan.

Điều 9. Tiếp nhận đăng ký tờ khai

1. Khi tiếp nhận đăng ký tờ khai hải quan, công chức tại bộ phận tiếp nhận phải thực hiện đúng theo các quy định hiện hành và tiến hành nhập máy số liệu tờ khai theo các phương thức sau:

- Đối với trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức khai báo trước thông qua phương tiện điện tử thì phải theo dõi và duyệt số liệu khai báo trước của doanh nghiệp.

- Đối với trường hợp doanh nghiệp không áp dụng khai báo dữ liệu thông qua phương tiện điện tử thì công chức hải quan nhập các chỉ tiêu thông tin trên tờ khai.

- Ghi nhận số tờ khai hệ thống máy tính cấp đối với các đơn vị áp dụng hình thức cấp số tờ khai tự động bằng máy tính, hoặc cấp số tờ khai theo sổ theo dõi đăng ký tờ khai hải quan.

2. In số đăng ký tờ khai: cuối ngày bộ phận tiếp nhận tiếp hành in sổ theo dõi đăng ký tờ khai hải quan.

3. Bộ phận tiếp nhận đăng ký tờ khai phải đảm bảo:

- Tất cả các tờ khai hải quan đều phải cập nhật đầy đủ chi tiết tất cả các chỉ tiêu thông tin trên tờ khai theo bản phụ lục quy chế này.

- Tất cả các tờ khai hải quan đều phải cập nhật đầy đủ chi tiết tất cả các mặt hàng như tờ khai (phụ lục tờ khai) trên giấy.

- Cán bộ tiếp nhận tờ khai hải quan yêu cầu doanh nghiệp phải khai báo đúng tên đơn vị tính tương ứng với mã số trong hệ thống danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu (mã số HS). Trong trường hợp khai báo không tương ứng với mã số HS thì phải quy đổi cho tương ứng.

Điều 10. Hủy tờ khai hải quan

Đối với trường hợp doanh nghiệp đăng ký tờ khai sau 15 ngày theo quy định nhưng không thực xuất, thực nhập cán bộ tiếp nhận tờ khai được giao thẩm quyền thực hiện chức năng hủy tờ khai trên máy tính và phải nêu rõ lý do hủy, cuối ngày in danh sách tờ khai hủy và lưu trữ theo quy định.

Điều 11. Sửa, xóa thông tin tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan sau khi đã được đăng ký và hệ thống đã cấp số tờ khai nếu phát hiện thấy có sai sót về số liệu so với tờ khai trên giấy, cán bộ tiếp nhận được giao thẩm quyền trước khi sửa, xóa thông tin phải báo cáo với lãnh đạo Đội hoặc lãnh đạo Chi cục phụ trách bộ phận tiếp nhận.

Điều 12. Thông tin về quyết định hình thức kiểm tra thực tế hàng hóa

Người có thẩm quyền ra quyết định hình thức kiểm tra thực tế hàng hóa phải:

- Tra cứu thông tin vi phạm pháp luật hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống quản lý thông tin vi phạm hải quan để có cơ sở ra quyết định hình thức kiểm tra.

- Nhập máy số liệu các chỉ tiêu thông tin quyết định hình thức kiểm tra.

Điều 13. Bộ phận kiểm tra hàng hóa

- Nhập máy số liệu kết quả kiểm tra hàng hóa.

- Phân loại hàng hóa phục vụ công tác báo cáo thống kê theo đúng quy định của Quy chế thống kê ngành Hải quan.

Điều 14. Bộ phận kiểm tra tính thuế tại Chi cục hải quan

- Nhập máy số liệu kiểm tra tính thuế.

- In thông báo thuế (đối với các đơn vị hải quan đã triển khai chương trình kế toán thuế - KT559 thì sử dụng các chức năng của chương trình này)

Điều 15. Bộ phận truyền nhận dữ liệu

- Hàng ngày kiểm tra và truyền dữ liệu tờ khai lên Cục Hải quan.

- Hàng ngày nhận dữ liệu các danh mục dữ liệu chuẩn từ Cục hải quan.

- Ngay sau khi nhận danh mục dữ liệu chuẩn từ Cục Hải quan phải tiến hành cập nhật danh mục dữ liệu chuẩn.

Điều 16. Quản trị và bảo trì hệ thống

1. Chi cục Hải quan sử dụng hệ thống quản lý tờ khai có trách nhiệm cử cán bộ làm công tác quản trị hệ thống.

2. Cán bộ quản trị hệ thống có trách nhiệm:

- Quản lý người sử dụng, cấp mã thẩm quyền sử dụng chương trình theo từng cấp bậc và nhiệm vụ của từng công chức hải quan.

- Thường xuyên sao lưu cơ sở dữ liệu hệ thống vào thiết bị lưu trữ đảm bảo vấn đề an toàn dữ liệu.

- Vào thời gian định kỳ (hàng tuần) kiểm tra chương trình, dọn dẹp cơ sở dữ liệu.

- Kịp thời khắc phục sự cố hệ thống, mạng, chương trình. Trường hợp không xử lý được sự cố nêu trên phải báo cáo ngay lên Trung tâm dữ liệu và CNTT hoặc bộ phận phụ trách tin học trên Cục Hải quan để có hướng dẫn cụ thể.

Chương 3.

QUY ĐỊNH TẠI CẤP CỤC HẢI QUAN

Điều 17. Trách nhiệm của Cục Hải quan tỉnh, thành phố

Cục trưởng Cục Hải quan các Tỉnh, thành phố căn cứ tình hình thực tế tại đơn vị mình để xây dựng và ban hành các quy định cụ thể phân cấp cho cán bộ, công chức cập nhật, khai thác và sử dụng hệ thống dựa trên những quy định của Quy chế này, chịu trách nhiệm trước Tổng cục về toàn bộ hoạt động của hệ thống trong phạm vi đơn vị mình. Chỉ đạo, phân công và tổ chức thực hiện trong phạm vi đơn vị của mình.

Điều 18. Trách nhiệm của Trung tâm dữ liệu và CNTT; Bộ phận phụ trách tin học

1. Tham mưu cho Lãnh đạo Cục trong việc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện hệ thống thông tin quản lý tờ khai hải quan tại các Chi cục hải quan;

2. Hàng ngày kiểm tra, cập nhật dữ liệu tờ khai từ các Chi cục hải quan truyền lên; tổng hợp dữ liệu tờ khai truyền lên Tổng cục hải quan; nhận và cập nhật danh mục dữ liệu chuẩn từ Tổng cục;

3. Thực hiện báo cáo thống kê theo quy chế thống kê nhà nước về hải quan;

4. Chịu trách nhiệm bảo đảm an ninh, an toàn, lưu trữ và bảo mật hệ thống dữ liệu do đơn vị quản lý theo quy định;

5. Hỗ trợ kỹ thuật cho các Chi cục Hải quan cấp dưới;

6. Theo dõi, phát hiện, tổng hợp những tồn tại, vướng mắc trong quá trình vận hành của hệ thống để tham mưu cho Lãnh đạo Cục kiến nghị với Tổng cục những vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung cho hoàn thiện.

Chương 4.

QUY ĐỊNH TẠI CẤP TỔNG CỤC HẢI QUAN

Điều 19. Trách nhiệm của Cục CNTT&TK Hải quan

1. Là đầu mối xây dựng, quản lý, phát triển và đảm bảo kỹ thuật cho hoạt động của hệ thống thông tin quản lý tờ khai hải quan với mức độ an ninh và an toàn cao.

2. Cục CNTT&TK Hải quan có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị Cục, Vụ liên quan để có hướng dẫn sửa đổi, bổ sung kịp thời quy trình thủ tục hải quan liên quan đến hệ thống quản lý tờ khai hải quan thay đổi. Đề xuất với Lãnh đạo Tổng cục các chế độ liên quan đến việc duy trì, phát triển Hệ thống thông tin quản lý tờ khai hải quan.

3. Kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện hệ thống thông tin quản lý tờ khai tại các Cục hải quan tỉnh, thành phố;

4. Hàng ngày kiểm tra, cập nhật dữ liệu tờ khai từ các Cục hải quan tỉnh, thành phố truyền lên, truyền các thông tin cho các Cục hải quan tỉnh, thành phố, quản lý danh mục dữ liệu chuẩn đảm bảo thống nhất theo các quy định của Nhà nước, Bộ và của ngành;

5. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo quy định;

6. Hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị Hải quan.

Điều 20. Trách nhiệm của các Vụ, Cục chức năng thuộc cơ quan Tổng cục

1. Khi chuẩn bị điều chỉnh, bổ sung các quy định trong quy trình nghiệp vụ hải quan có liên quan đến sự vận hành của hệ thống cần phối hợp và thông báo trước cho Cục CNTT&TK để điều chỉnh hệ thống cho phù hợp.

2. Phối hợp với Cục CNTT&TK Hải quan trong việc kiểm tra việc áp dụng Hệ thống thông tin quản lý tờ khai hải quan trên quy trình thủ tục hải quan tại các cục Hải quan tỉnh, thành phố.

Chương 5.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 21. Các đơn vị Hải quan và cá nhân được trang bị máy móc, thiết bị để quản lý và sử dụng Hệ thống thông tin quản lý tờ khai hải quan có trách nhiệm bảo quản và tuân thủ những quy định của Quy chế này.

Điều 22. Đơn vị, cá nhân vi phạm các quy định về cung cấp, khai thác thông tin của Hệ thống thông tin quản lý tờ khai hải quan và các quy định về sử dụng máy móc thiết bị sẽ chịu trách nhiệm về vi phạm của mình theo quy định của pháp luật.

Điều 23. Trong quá trình thực hiện có khó khăn, vướng mắc hoặc kiến nghị bổ sung Quy chế thì các đơn vị kịp thời báo cáo về Tổng cục (qua Cục CNTT&TK Hải quan) xem xét giải quyết.

PHỤ LỤC

QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TỜ KHAI HẢI QUAN

1. Danh mục dữ liệu chuẩn

2. Các chỉ tiêu thông tin trên tờ khai phải cập nhật

3. Các chỉ tiêu thông tin bộ phận ra quyết định hình thức kiểm tra phải nhập

4. Các chỉ tiêu thông tin bộ phận kiểm tra hàng hóa phải nhập

5. Các chỉ tiêu thông tin bộ phận kiểm tra tính thuế phải nhập