QUY CHẾ

KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH TIỀN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1844/QĐ-UBND ngày 14 tháng 7 năm 2011 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác.

Điều 2. Tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác. Trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

2. Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân trên địa bàn tỉnh Tiền Giang, có giá trị về mặt chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ... được lựa chọn và quản lý tập trung thống nhất tại Kho lưu trữ của tỉnh phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và các hoạt động thực tiễn khác.

3. Tài liệu lưu trữ tỉnh Tiền Giang thuộc thành phần của Phòng Lưu trữ Quốc gia, không một cơ quan, tập thể, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, cất giữ, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng vào các mục đích trái với lợi ích của Nhà nước.

4. Danh mục tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm tại lưu trữ tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

Tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định.

Điều 3. Thành phần tài liệu bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ

1. Tài liệu của Tòa Hành chính tỉnh Định Tường (tài liệu chế độ cũ do Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp thu quản lý từ sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng): Từ năm 1948 đến năm 1975;

2. Tài liệu của Ủy ban nhân dân Cách mạng tỉnh Mỹ Tho: Từ năm 1946 đến năm 1976;

3. Tài liệu X2: Từ năm 1975 đến năm 1981;

4. Tài liệu của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang từ năm 1976 đến năm 2005;

5. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh và các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định thành lập thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ tỉnh;

6. Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện cho, tặng, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Điều 4. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc;

2. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;

3. Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ;

4. Sao tài liệu lưu trữ (sao chụp, chứng thực, trích sao, sao lục...);

5. Công bố tài liệu lưu trữ;

6. Cho mượn tài liệu lưu trữ.

Chương II

THẨM QUYỀN CHO PHÉP KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH

Điều 5. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Cho phép cá nhân, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm đang bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

2. Cho phép cá nhân, tổ chức nước ngoài đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

3. Cho phép cá nhân, tổ chức mang bản sao tài liệu lưu trữ ra nước ngoài (trừ tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm).

Điều 6. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ (không thuộc quy định tại Điều 5 Quy chế này).

Chương III

THỦ TỤC, QUYỀN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG VIỆC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 7. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

1. Cá nhân, tổ chức đến khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

2. Cá nhân, tổ chức đến khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú; giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài). Trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có đề cương nghiên cứu.

Điều 8. Quyền và trách nhiệm của cá nhân, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định pháp luật.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ cẩn thận, không để mất, hư hỏng, không đánh dấu vào tài liệu lưu trữ, đồng thời thực hiện nghiêm Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan.

3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải thanh toán phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định tại Thông tư số 30/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính.

Điều 9. Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo Quy chế này và các quy định hiện hành của Nhà nước.

1. Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm:

a) Trình cấp có thẩm quyền xem xét, cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của người có nhu cầu theo quy định tại Điều 5 Quy chế này;

b) Ký duyệt nội dung khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân, tổ chức khai thác theo quy định tại Điều 6 Quy chế này;

c) Ký duyệt xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

d) Quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

đ) Quản lý việc bảo quản các công cụ tra cứu theo chế độ tài liệu lưu trữ.

2. Lưu trữ viên phụ trách tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm:

a) Làm thủ tục tiếp nhận và giao kết quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho cá nhân, tổ chức khai thác;

b) Tiếp nhận và hướng dẫn cá nhân, tổ chức khai thác đến đọc tài liệu, giới thiệu nội quy phòng đọc, cách sử dụng các thiết bị máy móc (nếu có), nắm vững các nguyên tắc sử dụng tài liệu lưu trữ, nguyên tắc sao chụp, mượn tài liệu ra khỏi phòng đọc;

c) Lập hồ sơ nghiên cứu, báo cáo định kỳ cá nhân, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

d) Trả lời các câu hỏi về nội dung, thành phần tài liệu do cá nhân, tổ chức khai thác nghiên cứu nêu ra. Các câu hỏi được nêu ra nếu vượt quá phạm vi và sự hiểu biết của mình thì chuyển cho các bộ phận có liên quan để nghiên cứu, giải đáp;

đ) Quản lý những tài liệu đã được đưa ra phòng đọc và các trang thiết bị của phòng đọc;

e) Theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và các đề tài nghiên cứu mà cá nhân, tổ chức khai thác đã đăng ký;

g) Tổ chức các buổi hội thảo và giới thiệu tài liệu cho cá nhân, tổ chức khai thác.

Chương IV

CÔNG TÁC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 10. Công tác sử dụng tài liệu tại phòng đọc

1. Phòng đọc tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải tổ chức khoa học, đầy đủ các trang thiết bị cần thiết như: bàn, ghế, tủ...; các công cụ tra tìm tài liệu như: Mục lục hồ sơ, máy vi tính để phục vụ cá nhân, tổ chức đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Phải niêm yết nội quy phòng đọc và nghiên cứu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc.

3. Đối với cá nhân, tổ chức nghiên cứu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc để thực hiện các đề tài, luận văn... của mình, ngoài việc thực hiện Điều 7 Quy chế này, cần thực hiện thêm các thủ tục sau:

a) Làm thẻ đọc;

b) Nộp đề cương đề tài, luận văn... cần nghiên cứu.

4. Xuất, nhập tài liệu lưu trữ phục vụ cá nhân, tổ chức khai thác tại phòng đọc.

a) Lưu trữ viên phụ trách phòng đọc chỉ phục vụ sau khi nhận phiếu yêu cầu của người khai thác đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; nếu có trở ngại gì phải thông báo ngay cho cá nhân, tổ chức khai thác.

b) Những tài liệu thuộc danh mục tài liệu đặc biệt quý hiếm khi xuất, nhập, thủ kho phải bàn giao đến từng tờ tài liệu trong hồ sơ.

c) Thủ kho phải ghi chép theo dõi việc xuất, nhập tài liệu cho cá nhân, tổ chức khai thác.

Điều 11. Công tác triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng kế hoạch triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho các mục đích truyên truyền nhân dịp các ngày lễ lớn của dân tộc.

2. Phối hợp các Bảo tàng trong tỉnh xây dựng các gian triển lãm tại các bảo tàng theo kế hoạch.

3. Không trưng bày nguyên bản, chỉ trưng bày các bản photocopy từ nguyên bản.

4. Chi cục Văn thư - Lưu trữ cử Lưu trữ viên phối hợp với hướng dẫn viên bảo tàng để thuyết minh và giải đáp các vấn đề liên quan đến tài liệu lưu trữ trưng bày.

Điều 12. Công tác thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân sau khi phân tích, nghiên cứu mức độ quan trọng của tài liệu nhằm giúp cơ quan, tổ chức, cá nhân có thêm thông tin trong hoạt động chuyên môn của mình.

2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ căn cứ vào các tài liệu lưu trữ tra tìm được để biên soạn một cách có hệ thống những văn kiện giới thiệu tài liệu chuyên đề, mục lục tài liệu chuyên đề để phục vụ theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức khai thác.

Điều 13. Công tác sao tài liệu lưu trữ (sao chụp, chứng thực ...)

1. Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép sao chụp, chứng thực tài liệu lưu trữ.

2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện và chịu trách nhiệm sao chụp, chứng thực tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Điều 14. Công bố tài liệu lưu trữ

1. Chủ tịch UBND tỉnh quyết định công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng danh mục tài liệu lưu trữ công bố theo quy định của Nhà nước, trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định công bố.

Điều 15. Cho mượn tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ chỉ được sử dụng trong phòng đọc, không được mang ra khỏi kho lưu trữ, tuy nhiên trong trường hợp cần thiết người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có yêu cầu mang ra khỏi phòng đọc, kho lưu trữ phải được sự đồng ý của người có thẩm quyền. Thời hạn cho mượn không quá 10 ngày kể từ ngày người có thẩm quyền phê duyệt.

Điều 16. Xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ

1. Xuất, nhập tài liệu lưu trữ phục vụ tại phòng đọc.

2. Xuất, nhập tài liệu lưu trữ phục vụ nhiệm vụ chuyên môn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ (chỉnh lý, thống kê, bảo quản...).

3. Nhập tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu vào bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

4. Xuất tài liệu lưu trữ hết giá trị sử dụng để tiêu hủy.

Chương V

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 17. Khen thưởng

Trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, các đơn vị, cá nhân có những thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo chế độ chung của Nhà nước:

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ bảo quản an toàn phục vụ khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

2. Phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi chiếm đoạt, làm lộ bí mật, mất tài liệu, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

Điều 18. Xử lý vi phạm

Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định của Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 19. Tổ chức thực hiện

1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.

2. Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung các cơ quan, tổ chức và cá nhân phản ảnh về Sở Nội vụ để tổng hợp trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tế và các quy định của pháp luật./.