b) Rà soát, sửa đổi bổ sung, ban hành các văn bản mới theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế Công tác văn thư; Quy chế công tác lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan. Trong đó, quy định rõ trách nhiệm của tập thể, cá nhân trong quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan

- Đơn vị thực hiện: Các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.

- Thời gian hoàn thành: Quý I năm 2024.

1.3. Công tác tổ chức nhân sự và thực hiện chế độ chính sách

a) Tiếp tục kiện toàn, bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc theo vị trí việc làm và đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ theo quy định

- Đơn vị thực hiện: Các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm 2024.

b) Thực hiện đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành

- Đơn vị thực hiện: Các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm 2024.

1.4. Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

a) Tổ chức các lớp bồi dưỡng công tác văn thư theo Kế hoạch số 160-KH/TU ngày 26/12/2023 của Tỉnh ủy Ninh Bình về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh năm 2024

- Đơn vị thực hiện: Sở Nội vụ.

- Thời gian thực hiện: Quý III năm 2024.

b) Rà soát, cử công chức, viên chức văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu công việc và tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định; chủ động xây dựng kế hoạch, phối hợp với Sở Nội vụ mở các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đội ngũ công chức, viên chức

- Đơn vị thực hiện: Các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.

- Thời gian thực hiện: Trong năm 2024.

c) Tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các phòng, ban chuyên môn và Ủy ban nhân dân cấp xã. Chương trình tập huấn chú trọng vào các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ công việc; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hoá tài liệu lưu trữ

- Đơn vị thực hiện: Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố.

- Thời gian thực hiện: Trong năm 2024.

1.5. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

a) Tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; tổng hợp kết quả, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh

- Đơn vị thực hiện: Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan.

- Thời gian hoàn thành: Quý I, Quý III năm 2024.

b) Tổ chức kiểm tra, tự kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý

- Nội dung kiểm tra, hướng dẫn:

+ Công tác văn thư: Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật.

+ Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tiêu hủy tài liệu hết giá trị; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ.

+ Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong quản lý, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

- Đơn vị thực hiện: Các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.

- Thời gian hoàn thành: Trong năm 2024.

2. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

2.1. Nghiệp vụ công tác văn thư

a) Tiếp tục thực hiện quản lý văn bản, lập hồ sơ trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice; tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định

- Đơn vị thực hiện: Các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm 2024.

b) Xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu năm 2024; đối với những cơ quan, đơn vị đã sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice trong quản lý văn bản đi, đến, yêu cầu lập Danh mục hồ sơ trên Hệ thống để công chức, viên chức lập hồ sơ điện tử

- Đơn vị thực hiện: Các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.

- Thời gian thực hiện: Quý I năm 2024.

c) Tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice đảm bảo các chức năng: Lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

- Đơn vị thực hiện: Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị có liên quan.

- Thời gian hoàn thành: Trong năm 2024.

2.2. Hoạt động lưu trữ, quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Xây dựng kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để tổ chức giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Tiếp tục thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Quyết định số 1525/QĐ-UBND ngày 17/11/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg. Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật. Bố trí phòng, kho lưu trữ và trang thiết bị đảm bảo đúng quy định để bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn, thuận tiện cho khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu

- Đơn vị thực hiện: Các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm 2024

b) Tiếp tục thực hiện Quyết định số 25/QĐ-UBND ngày 13/01/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt Đề án “Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015-2024” và Quyết định số 669/QĐ-UBND ngày 28/7/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc sửa đổi, bổ sung Đề án “Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015-2024”; Kế hoạch số 19/KH-UBND ngày 03/02/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh về thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”; Quyết định số 359/QĐ-UBND ngày 23/5/2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt Chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước”; Kế hoạch số 119/KH-UBND ngày 26/7/2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia, giai đoạn II. Tổ chức thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và sưu tầm tài liệu lưu trữ lịch sử. Tổ chức sử dụng, bảo quản, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử theo quy định; thực hiện việc tạo lập cơ sở dữ liệu, tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử

- Đơn vị thực hiện: Sở Nội vụ.

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm 2024.

3. Bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

3.1. Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện

Bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ưu tiên các công việc sau:

- Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.

- Chỉnh lý khối tài liệu lưu trữ.

- Xây dựng, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ; bố trí các trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

3.2. Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử)

Sử dụng nguồn kinh phí trong dự toán ngân sách nhà nước năm 2024 đã được Ủy ban nhân dân tỉnh giao tại Quyết định số 883/QĐ-UBND ngày 11/12/2023 để tiếp tục thực hiện Đề án “Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015-2024”; tạo lập cơ sở dữ liệu, tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử đảm bảo hiệu quả, theo quy định.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các cơ quan, đơn vị trung ương trên địa bàn tỉnh; các doanh nghiệp nhà nước; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương mình và gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 25/02/2024 để theo dõi, kiểm tra và chỉ đạo thực hiện.

2. Sở Nội vụ chủ trì hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện các nhiệm vụ được giao; định kỳ tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định./.