KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI GIAI ĐOẠN II ỨNG DỤNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

Thực hiện Quyết định số 2605/QĐ-TLĐ ngày 19/5/2021 của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về việc phê duyệt chủ trương triển khai giai đoạn II ứng dụng Văn phòng điện tử. Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ban thành Kế hoạch triển khai giai đoạn II ứng dụng Văn phòng điện tử với những nội dung cụ thể sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Triển khai và vận hành hệ thống quản lý văn bản điều hành (Voffice) trên hạ tầng riêng của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.

- Cung cấp hệ thống quản lý văn bản điều hành thống nhất cho phép các Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành Trung ương và tương đương, Công đoàn Tổng Công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn chủ động mở rộng phạm vi sử dụng tới công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở.

- Tại cơ quan Tổng Liên đoàn làm việc trên môi trường điện tử không giấy với các luồng xử lý công việc sau:

Ký số và phát hành văn bản điện tử,

Xử lý văn bản và giao việc trên môi trường điện tử,

Phát hành văn bản điện tử tới các cấp công đoàn,

Gửi, nhận văn bản với các Bộ, ngành qua trục liên thông văn bản quốc gia.

Kiểm tra, giám sát kết quả thực hiện công việc của từng cán bộ trong cơ quan Tổng Liên đoàn, đặc biệt đối với các nội dung của các cấp công đoàn đề nghị Tổng Liên đoàn giải quyết.

- Đối với các Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành Trung ương và tương đương, Công đoàn Tổng Công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn:

- Thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử có ký số giữa Tổng Liên đoàn với các Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành Trung ương và tương đương,

- Thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử với công đoàn cấp dưới,

- Áp dụng triển khai quy trình giao việc, xử lý công việc trên môi trường mạng không sử dụng bản giấy tại cơ quan, đơn vị.

2. Yêu cầu

- Hệ thống Voffice của Tổng Liên đoàn vận hành phải được đảm bảo thông suốt, thuận tiện cho các cấp công đoàn triển khai, sử dụng,

- Hệ thống quản lý văn bản điều hành của Tổng Liên đoàn đảm bảo kết nối liên thông văn bản với các hệ thống quản lý văn bản các cơ quan ngoài tổ chức công đoàn qua Trục liên thông văn bản quốc gia,

- Các Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành Trung ương và tương đương, Công đoàn Tổng Công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn áp dụng quy trình xử lý công việc nội bộ tại cơ quan trên môi trường điện tử không sử dụng văn bản giấy.

II. NỘI DUNG VÀ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN:

1. Nội dung:

- Đảm bảo hạ tầng hệ thống mềm quản lý văn bản điều hành (Voffice) của Tổng Liên đoàn thông suốt triển khai tới 63 Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, 19 CĐ ngành Trung ương và các đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn với những tính năng chính sau:

Quản lý văn bản điện tử gửi, nhận giữa Tổng Liên đoàn với 63 Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, 17 công đoàn ngành Trung ương (CĐ Công an và Ban Công đoàn Quốc phòng có quy định riêng) và các đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn; Theo dõi tiến độ, kết quả thực hiện xử lý công việc, giao việc của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan, đơn vị.

Quản lý hồ sơ công việc điện tử của cán bộ cơ quan Tổng Liên đoàn

Cập nhật, công bố lịch làm việc của các đồng chí trong Thường trực Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn, các đồng chí Trưởng ban, đơn vị trong cơ quan Tổng Liên đoàn

Các tính năng hỗ trợ khác: Tài liệu họp Thường trực, tài liệu họp giao ban cơ quan, cập nhật nhật ký công việc...

- Kết nối liên thông giữa hệ thống Voffice của Tổng Liên đoàn với các hệ thống quản lý văn bản của các bộ, ngành qua trục liên thông văn bản quốc gia.

- Đào tạo, hướng dẫn vận hành, sử dụng Voffice của Tổng Liên đoàn cho cán bộ trong cơ quan Tổng Liên đoàn, đầu mối văn thư cho LĐLĐ tỉnh, thành phố, công đoàn ngành trung ương và tương đương, các đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn.

2. Tiến độ thực hiện

2.1. Với cơ quan Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam

Nội dung và chỉ tiêu triển khai

2.2. Với các cơ quan Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành Trung ương và tương đương, Công đoàn Tổng Công ty, đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn

- Phối hợp với Văn phòng Tổng Liên đoàn xây dựng cây đơn vị cấp dưới và đăng ký mã định danh liên thông văn bản quốc gia: Hoàn thành tới cấp trên cơ sở trước tháng 01/2023.

- Ban hành chỉ tiêu ứng dụng Văn phòng điện tử tại cơ quan và đơn vị cấp dưới thực hiện:

Ký số văn bản

Gửi nhận văn bản, tài liệu điện tử giữa các cấp công đoàn

Gửi, nhận văn bản qua Trục liên thông văn bản Quốc gia

Xử lý, giao việc tại cơ quan LĐLĐ, Công đoàn ngành Trung ương qua hệ thống Voffice (không thực hiện trên bản giấy)

* Ghi chú: Văn bản, tài liệu điện tử được lưu trữ, xử lý trên phần mềm là những tài liệu không thuộc văn bản mật theo quy định.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Tại cơ quan Tổng Liên đoàn

Đảm bảo hạ tầng phần mềm quản lý văn bản điều hành thông suốt từ Tổng Liên đoàn tới LĐLĐ tỉnh, thành phố, CĐ ngành Trung ương, công đoàn cấp trên cơ sở;

Khởi tạo và bàn giao tài khoản cho các LĐLĐ tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành Trung ương, CĐ Tổng Công ty, đơn vị trực thuộc TLĐ;

Tổ chức hướng dẫn sử dụng phần mềm cho tất cả cán bộ trong cơ quan Tổng Liên đoàn; hướng dẫn sử dụng cho đầu mối văn thư các LĐLĐ tỉnh, thành phố, CĐ ngành Trung ương, CĐ Tổng Công ty, đơn vị trực thuộc TLĐ;

Đăng ký mã định danh liên thông văn bản lên Trục liên thông quốc gia cho các cấp công đoàn (Phụ lục kèm theo);

Theo dõi, báo cáo tại buổi giao ban cơ quan hàng tháng về việc thực hiện công việc của các ban, đơn vị trong cơ quan Tổng Liên đoàn.

2. Đối với LĐLĐ tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành Trung ương, CĐ Tổng Công ty, đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn

- Nhận bàn giao tài khoản sử dụng phần mềm và tham gia lớp tập huấn hướng dẫn sử phần mềm do Tổng Liên đoàn tổ chức;

- Tập hợp thông tin các cấp công đoàn, đơn vị thuộc mình quản lý có đăng ký sử dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành của Tổng Liên đoàn và gửi về Văn phòng Tổng Liên đoàn để cấp tài khoản, mã định danh liên thông;

- Xây dựng quy chế, lên kế hoạch triển khai thực hiện tại cơ quan và mở rộng tới công đoàn cấp trên cơ sở thuộc mình quản lý;

- Hàng năm báo cáo về Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam kết quả thực hiện kế hoạch;

IV. ĐÁNH GIÁ RÚT KINH NGHIỆM.

1. Báo cáo, đánh giá rút kinh nghiệm việc áp dụng triển khai công việc trên môi trường điện tử (không xử lý công việc trên bản giấy) tại cuộc giao ban cơ quan: Chuyển, nhận văn bản, giao việc trên hệ thống Voffice; Ký số văn bản; Phát hành văn bản qua phần mềm, qua trục liên thông văn bản quốc gia...

2. Định kỳ hàng năm tổng kết, đánh giá kết quả triển khai các chỉ tiêu, thời gian thực hiện theo kế hoạch đã đề ra.

Căn cứ Kế hoạch nêu trên, yêu cầu các Ban, đơn vị trong cơ quan Tổng Liên đoàn; Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành Trung ương và tương đương, Công đoàn Tổng Công ty, đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn có trách nhiệm nghiêm túc tổ chức, triển khai thực hiện.

PHỤ LỤC

DANH SÁCH MÃ ĐỊNH DANH LIÊN THÔNG VĂN BẢN QUỐC GIA CỦA CÁC LĐLĐ TỈNH, THÀNH PHỐ, CĐ NGÀNH TRUNG ƯƠNG, ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC TLĐ
(Kèm theo Kế hoạch số: 369/KH-TLĐ ngày 02 tháng 11 năm 2022)

1. Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố Trung ương

2. Công đoàn ngành Trung ương và tương đương, CĐ Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn

3. Đơn vị trực thuộc TLĐ

* Ghi chú: Các đơn vị đăng ký sử dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành của UBND tỉnh, đơn vị chuyên môn đề nghị liên hệ Tỉnh ủy, đơn vị chuyên môn cập nhật thông tin mã định danh do Tổng Liên đoàn cung cấp.