KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ NĂM 2022

Thực hiện Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; căn cứ đặc điểm tình hình về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 trên địa bàn tỉnh, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ.

2. Thống nhất quản lý và tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử theo nhiệm vụ của năm 2022 và những năm tiếp theo.

3. Đưa hoạt động văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức văn thư, lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhiệm vụ công tác của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng của xã hội.

II. NHIỆM VỤ CỤ THỂ

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến bằng các hình thức phù hợp (trên các phương tiện thông tin đại chúng, Cổng thông tin điện tử và mở các lớp tập huấn nghiệp vụ) các quy định của pháp luật hiện hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành, cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

b) Xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành; đồng thời, rà soát các văn bản đã ban hành trước đây về công tác văn thư, lưu trữ không còn phù hợp với tình hình thực tế để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế cho phù hợp các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để áp dụng thống nhất tại các cơ quan, tổ chức.

- Các cơ quan, đơn vị căn cứ quy định hiện hành và văn bản hướng dẫn của Sở Nội vụ, thực hiện rà soát những văn bản đã ban hành không còn phù hợp để kịp thời sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ; quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan; danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh...

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Các sở, ban, ngành, địa phương:

Sắp xếp tổ chức bộ máy và bố trí công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật và yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

Chủ động xây dựng kế hoạch và phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức đang làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý; cử công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn chuyên sâu về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng, tập trung vào các nội dung như: soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hoá tài liệu lưu trữ.

Rà soát và cử công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch, tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định.

- Sở Nội vụ phối hợp tổ chức mở lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành chính), Phòng Nội vụ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp cấp tỉnh và Ủy ban nhân dân các thành phố, huyện, xã, phường, thị trấn.

d) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, tập trung vào các nội dung sau:

- Công tác văn thư: Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

- Hoạt động lưu trữ: Thu thập tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; số hóa tài liệu, tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu) bảo đảm theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

đ) Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ Lịch sử tỉnh

a) Lưu trữ cơ quan: Yêu cầu các sở, ban, ngành, địa phương, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh; các doanh nghiệp Nhà nước; các cơ quan, tổ chức Trung ương đóng tại địa phương:

- Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ công việc và thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện chỉnh lý theo quy định tại Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử và Văn bản số 7288/UBND-TKCT ngày 13/10/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các huyện, thành phố thuộc tỉnh giai đoạn 2018-2022.

- Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

b) Lưu trữ Lịch sử: Sở Nội vụ chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử:

- Tiếp tục hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, địa phương thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đê giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Kế hoạch số 8283/KH-UBND ngày 08/02/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng về việc thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2018- 2022 và Kế hoạch số 4931/KH-UBND ngày 03/6/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng về việc thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị bổ sung nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2020-2021.

- Xây dựng Đề án số hóa tài liệu trong Kho lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2022-2025 và triển khai thực hiện sau khi được các cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh với các hình thức như: trưng bày, triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ... trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông xã hội.

- Tiếp tục thực hiện khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ theo Quyết định số 507/QĐ-UBND ngày 17/3/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng ban hành quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Lâm Đồng và Quyết định số 2377/QĐ-UBND ngày 22/9/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng về việc công bố danh mục và quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp tỉnh trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.

- Tiếp tục thực hiện việc rà soát, đánh giá, xác định lại giá trị tài liệu trong kho Lưu trữ lịch sử.

3. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ: Sở Tài chính và các cơ quan, tổ chức, địa phương quan tâm bố trí kinh phí:

a) Thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, hoạt động lưu trữ và kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng để giải quyết dứt điểm tài liệu lưu trữ bó gói, tồn đọng, tích đống theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý ngân sách nhà nước hiện hành.

b) Tiếp tục thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2018-2022 theo Quyết định số 1885/QĐ-UBND ngày 20/9/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các huyện, thành phố thuộc tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2018-2022.

c) Thực hiện Đề án lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2020-2025 theo Kế hoạch số 4534/KH-UBND ngày 19/5/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng;

d) Đầu tư xây mới, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ cơ quan đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định; chú trọng công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống ẩm ướt, nấm mốc, côn trùng tại kho lưu trữ cơ quan.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giám đốc/Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Giám đốc các doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh; Thủ trưởng các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố có trách nhiệm xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện nghiêm túc, đầy đủ nội dung kế hoạch này.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; các doanh nghiệp nhà nước; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố triển khai thực hiện nội dung tại kế hoạch này. Định kỳ hàng năm (hoặc đột xuất khi có yêu cầu) tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tình hình, kết quả thực hiện./.