Công văn về việc trích lục hồ sơ thương binh liệt sỹ được ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về quy trình, thủ tục, thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc khai thác, cung cấp thông tin từ hồ sơ người có công với cách mạng. Đây là văn bản chỉ đạo nghiệp vụ quan trọng giúp chuẩn hóa công tác quản lý hồ sơ, bảo đảm quyền lợi chính đáng cho thương binh, thân nhân liệt sỹ và phục vụ hiệu quả cho công tác tìm kiếm, quy tập hài cốt liệt sỹ.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các cơ quan quản lý nhà nước về lao động - thương binh và xã hội từ trung ương đến địa phương, các cơ quan quân đội, công an được giao quản lý hồ sơ người có công. Đồng thời, văn bản cũng áp dụng đối với thương binh, thân nhân liệt sỹ (cha đẻ, mẹ đẻ, vợ hoặc chồng, con, người có công nuôi dưỡng liệt sỹ) và các tổ chức, cá nhân có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến việc khai thác thông tin hồ sơ.

Thẩm quyền giải quyết yêu cầu trích lục hồ sơ

• Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thẩm quyền thực hiện trích lục đối với hồ sơ thương binh, liệt sỹ đang trực tiếp quản lý và chi trả chế độ tại địa phương.
• Cục Người có công thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện trích lục đối với các hồ sơ lưu trữ tập trung tại Bộ hoặc các trường hợp đặc biệt cần đối chiếu dữ liệu quốc gia.
• Các cơ quan, đơn vị quân đội (Bộ Chỉ huy quân sự cấp tỉnh, các quân khu, quân đoàn) và cơ quan công an có thẩm quyền trích lục đối với hồ sơ thương binh, liệt sỹ thuộc lực lượng vũ trang chưa bàn giao sang ngành Lao động - Thương binh và Xã hội quản lý.

Thành phần hồ sơ đề nghị trích lục

• Đơn đề nghị trích lục hồ sơ thương binh, liệt sỹ (theo mẫu quy định), trong đó phải nêu rõ thông tin của người có công cần trích lục (họ tên, năm sinh, quê quán, đơn vị trước khi hy sinh hoặc bị thương, số hồ sơ nếu biết) và mục đích sử dụng bản trích lục.
• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ thân nhân hợp pháp với thương binh, liệt sỹ như: Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu (hoặc văn bản xác nhận thông tin cư trú), Giấy chứng nhận kết hôn, hoặc văn bản ủy quyền có công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật.
• Bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm bản chính để đối chiếu của Căn cước công dân/Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người nộp đơn đề nghị.

Trình tự, thủ tục thực hiện trích lục

• Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu: Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp, gửi qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia/Cổng dịch vụ công cấp tỉnh đến cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ.
• Bước 2: Kiểm tra và thụ lý: Công chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ thì phải hướng dẫn cụ thể bằng phiếu hướng dẫn để người nộp hoàn thiện. Trường hợp từ chối tiếp nhận phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
• Bước 3: Tra cứu và đối chiếu thông tin: Bộ phận lưu trữ tiến hành tra cứu cơ sở dữ liệu điện tử kết hợp đối chiếu với hồ sơ giấy gốc đang lưu trữ tại kho. Quá trình tra cứu phải bảo đảm tính chính xác, bảo mật thông tin và bảo quản an toàn hồ sơ gốc.
• Bước 4: Ban hành kết quả: Cơ quan có thẩm quyền ký ban hành văn bản trích lục hồ sơ thương binh, liệt sỹ theo đúng thông tin lưu trữ. Trường hợp thông tin trong hồ sơ gốc bị mờ, rách, không rõ ràng hoặc không tìm thấy hồ sơ, cơ quan phải có văn bản trả lời, giải thích rõ tình trạng cho người dân.

Thời hạn giải quyết và trả kết quả

• Thời hạn giải quyết thông thường không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định.
• Đối với các trường hợp hồ sơ lưu trữ từ lâu, thông tin không rõ ràng cần phải phối hợp xác minh giữa nhiều cơ quan, đơn vị hoặc cần đối chiếu với hồ sơ lưu trữ của lực lượng vũ trang, thời hạn giải quyết có thể kéo dài nhưng không quá 15 ngày làm việc. Cơ quan thụ lý phải thông báo bằng văn bản cho người nộp đơn biết về lý do kéo dài thời gian.

Hiệu lực và hướng dẫn thi hành

Văn bản hướng dẫn này được áp dụng thống nhất và đồng bộ với các quy định tại Pháp lệnh Ưu đãi người có công với cách mạng và Nghị định số 131/2021/NĐ-CP của Chính phủ. Các cơ quan quản lý có trách nhiệm số hóa hồ sơ, cập nhật thường xuyên vào cơ sở dữ liệu quốc gia về người có công để rút ngắn thời gian trích lục, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan.