Theo phản ánh của một số Văn phòng ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, gần đây có một số Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ ban hành mẫu văn bản quản lý hành chính để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Ví dụ mẫu văn bản về giấy phép các loại, các quyết định xử phạt vi phạm hành chính, quyết định giải quyết đơn thư khiếu tố v.v... Tuy nhiên những mẫu văn bản này chưa phù hợp về hình thức, thể thức văn bản đã được quy định tại các văn bản của Chính phủ và các cơ quan của Chính phủ : Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ; Thông tư số 33/BT ngày 10 tháng 12 năm 1992 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về hình thức văn bản và ban hành văn bản của các cơ quan hành chính Nhà nước; các văn bản khác của Văn phòng Chính phủ và Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

Trong khi Chính phủ chưa có quy định mới về mẫu văn bản hành chính Nhà nước, để bảo đảm thực hiện thống nhất các quy định hiện hành về hình thức, thể thức và thẩm quyền ban hành văn bản trong hệ thống hành chính Nhà nước, căn cứ Nghị định số 50/CP ngày 06 tháng 8 năm 1993 của Chính phủ về nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ đề nghị các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trao đổi và thoả thuận với Văn phòng Chính phủ trước khi ban hành các mẫu văn bản để hướng dẫn thi hành các văn bản pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên.

Văn phòng Chính phủ đề nghị đồng chí Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Chánh Văn phòng ủy ban nhân dân các tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương phối hợp với Văn phòng Chính phủ chỉ đạo thực hiện vấn đề nêu trên để bảo đảm việc chấp hành thống nhất trong hệ thống hành chính Nhà nước các quy định của Chính phủ về hình thức, thể thức văn bản hành chính.