Công văn về việc sử dụng Bảng kê hàng thu mua (chưa rõ số hiệu, cơ quan và ngày ban hành) hướng dẫn chi tiết các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế về phương thức lập, sử dụng và quản lý Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (thường gọi là Mẫu 01/TNDN). Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp trong việc hợp pháp hóa các khoản chi phí thực tế phát sinh khi giao dịch với người dân trực tiếp sản xuất, khai thác không có hóa đơn, từ đó xác định chính xác nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp.

Phạm vi và đối tượng áp dụng quy định

Văn bản áp dụng đối với tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoạt động theo pháp luật Việt Nam có phát sinh hoạt động thu mua các loại hàng hóa, nông sản, lâm sản, thủy sản, phế liệu, đất, đá, cát, sỏi và các dịch vụ tự khai thác, tự sản xuất của người dân không kinh doanh. Đối tượng trực tiếp thực hiện là bộ phận kế toán, thủ quỹ và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm lập và phê duyệt bảng kê.

Các trường hợp được phép lập Bảng kê hàng thu mua

Doanh nghiệp chỉ được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn để tính vào chi phí được trừ đối với các trường hợp cụ thể sau đây:

• Mua hàng hóa là nông sản, lâm sản, thủy hải sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra thị trường.
• Mua sản phẩm thủ công mỹ nghệ làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc các nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra không kinh doanh.
• Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra mà không thuộc diện phải cấp phép khai thác khoáng sản hoặc đã được cấp phép theo quy định.
• Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt, gom nhặt được trong quá trình sinh hoạt, lao động.
• Mua tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra (ví dụ như thanh lý tài sản cá nhân, dịch vụ nhỏ lẻ tự thực hiện).
• Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu hàng năm dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng (dưới 100 triệu đồng/năm).

Điều kiện bắt buộc để chi phí theo Bảng kê được tính vào chi phí hợp lý

Để các khoản chi phí mua hàng theo Bảng kê được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện nghiêm ngặt sau:

• Tính chính xác của biểu mẫu: Bảng kê thu mua phải được lập theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính (Mẫu số 01/TNDN). Trên bảng kê phải ghi rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu bao gồm: Họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân của người bán; tên hàng hóa, dịch vụ thu mua; số lượng, đơn giá, tổng giá trị thanh toán; ngày, tháng, năm thu mua.
• Chữ ký và trách nhiệm pháp lý: Bảng kê phải có chữ ký của người thu mua, chữ ký của người bán hàng hóa, dịch vụ và phải được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (hoặc người được ủy quyền hợp pháp) ký duyệt, đóng dấu. Người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của bảng kê.
• Tính hợp lý về giá cả: Giá mua hàng hóa, dịch vụ ghi trên bảng kê phải tương đương với giá trị giao dịch thực tế trên thị trường tại thời điểm thu mua. Trường hợp cơ quan thuế chứng minh được giá mua trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm thu mua mà không có lý do chính đáng, cơ quan thuế có quyền ấn định lại chi phí được trừ.
• Chứng từ thanh toán kèm theo: Doanh nghiệp phải xuất trình được chứng từ thanh toán thực tế tương ứng với giá trị trên bảng kê (như phiếu chi tiền mặt có chữ ký nhận của người bán, hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng nếu có).

Trách nhiệm kiểm tra, giám sát và rủi ro pháp lý của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần lưu ý các quy định về trách nhiệm giải trình và rủi ro khi sử dụng công cụ này:

• Doanh nghiệp có trách nhiệm tự kiểm tra, xác minh tính xác thực của thông tin người bán. Việc người bán không có thật, sai lệch thông tin nhân thân hoặc không trực tiếp sản xuất, khai thác sản phẩm sẽ dẫn đến việc toàn bộ chi phí trên bảng kê bị loại bỏ khi thanh tra thuế.
• Nghiêm cấm hành vi lập khống bảng kê, nâng khống giá trị thu mua nhằm mục đích trốn thuế thu nhập doanh nghiệp. Hành vi này tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, truy thu thuế, phạt chậm nộp hoặc chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra để truy cứu trách nhiệm hình sự về tội trốn thuế.
• Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hồ sơ kèm theo bảng kê bao gồm: chứng từ thanh toán, biên bản giao nhận hàng hóa (nếu có), và các giấy tờ chứng minh nguồn gốc đất đai, mặt nước nuôi trồng của người bán để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu thanh tra, kiểm tra.

Hiệu lực thi hành và hướng dẫn áp dụng

Văn bản hướng dẫn này có hiệu lực áp dụng đồng bộ với các quy định hiện hành về thuế thu nhập doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần chủ động cập nhật các thay đổi về biểu mẫu và ngưỡng doanh thu của hộ cá nhân kinh doanh để áp dụng bảng kê một cách chính xác, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình quyết toán thuế.