Công văn hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa điều chuyển nội bộ được ban hành nhằm tháo gỡ các vướng mắc của doanh nghiệp trong quá trình luân chuyển hàng hóa giữa trụ sở chính và các chi nhánh, cửa hàng phụ thuộc, hoặc giữa các đơn vị nội bộ với nhau. Văn bản này hệ thống hóa các quy định về việc sử dụng chứng từ hợp pháp, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật thuế hiện hành.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp có hoạt động điều chuyển hàng hóa nội bộ; các chi nhánh, văn phòng đại diện, cửa hàng, kho hàng phụ thuộc; và các cơ quan thuế trực tiếp quản lý doanh nghiệp trên cả nước.

Quy định về chứng từ khi điều chuyển hàng hóa nội bộ

Tùy thuộc vào mô hình hạch toán và phương thức quản lý, doanh nghiệp được lựa chọn một trong hai phương thức sử dụng chứng từ sau khi điều chuyển hàng hóa:

• Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Áp dụng đối với trường hợp xuất hàng hóa cho các chi nhánh, cửa hàng, đơn vị phụ thuộc hạch toán phụ thuộc để bán; hoặc điều chuyển giữa các kho trong cùng một doanh nghiệp. Khi xuất hàng, doanh nghiệp lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
• Sử dụng Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc Hóa đơn bán hàng: Áp dụng khi doanh nghiệp lựa chọn phương thức kê khai, nộp thuế GTGT riêng cho các đơn vị phụ thuộc hạch toán độc lập, hoặc khi xuất hàng hóa giữa các đơn vị có phát sinh giao dịch mua bán, thanh toán thực tế.

Thủ tục và quy trình luân chuyển chứng từ đối với đại lý

Đối với trường hợp xuất hàng hóa cho các đại lý ký gửi, quy trình sử dụng chứng từ được thực hiện như sau:

• Khi xuất hàng cho đại lý, doanh nghiệp sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
• Khi đại lý bán được hàng, đại lý lập hóa đơn giao cho khách hàng, đồng thời lập Bảng kê hàng hóa bán ra gửi về doanh nghiệp chủ hàng.
• Căn cứ vào Bảng kê hàng hóa bán ra, doanh nghiệp chủ hàng thực hiện lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng chính thức cho lượng hàng hóa thực tế đã tiêu thụ để làm cơ sở kê khai, nộp thuế.

Yêu cầu về hình thức và định dạng chứng từ điện tử

Doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử bao gồm:

• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử và Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử phải được đăng ký sử dụng với cơ quan thuế trước khi áp dụng.
• Các chứng từ này phải tuân thủ đúng định dạng dữ liệu chuẩn theo quy định của cơ quan thuế, hiển thị đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho đi, địa điểm kho đến, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, và không bắt buộc thể hiện giá trị hàng hóa.

Hiệu lực thi hành

Các nội dung hướng dẫn tại văn bản này được thực hiện thống nhất và đồng bộ với các quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo quy định của pháp luật về quản lý thuế hiện hành.