Công văn về việc chi phí tiền lương tháng 13 hướng dẫn chi tiết về các điều kiện, nguyên tắc ghi nhận khoản chi tiền lương tháng 13 vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản hướng dẫn này áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có sử dụng lao động và thực hiện chi trả các khoản lương, thưởng cho người lao động theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật thuế hiện hành.

Điều kiện ghi nhận tiền lương tháng 13 vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Để khoản chi tiền lương tháng 13 (hoặc khoản thưởng cuối năm có tính chất tiền lương, tiền công) được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm: Hợp đồng lao động ký kết với người lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Khoản chi thực tế phải có đầy đủ chứng từ chi tiền (phiếu chi, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng) và danh sách ký nhận của người lao động nhận tiền.
• Doanh nghiệp phải thực hiện chi trả khoản tiền lương tháng 13 này trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm tính thuế (thông thường là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính). Trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau thì mức trích lập không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện và phải đảm bảo việc chi trả không quá thời hạn quy định.

Các trường hợp chi tiền lương tháng 13 không được tính vào chi phí được trừ

Doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp sau đây sẽ bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN:

• Khoản chi tiền lương tháng 13 không được ghi nhận trong bất kỳ văn bản, quy chế nội bộ nào của doanh nghiệp hoặc hợp đồng lao động đã ký kết.
• Khoản chi thực tế chưa được thực hiện hoặc không có chứng từ thanh toán hợp lệ theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi tiền lương tháng 13 đã được trích trước vào chi phí năm nay nhưng thực tế đến hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN vẫn chưa thực hiện chi trả cho người lao động (trừ trường hợp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương hợp lệ theo quy định).

Nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đối với khoản tiền lương tháng 13

Bên cạnh nghĩa vụ thuế TNDN của doanh nghiệp, khoản tiền lương tháng 13 của người lao động cũng được điều chỉnh bởi các quy định về thuế thu nhập cá nhân (TNCN):

• Khoản tiền lương tháng 13 được xác định là khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công của người lao động, do đó phải chịu thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến từng phần đối với cá nhân cư trú có ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN trước khi chi trả khoản tiền lương tháng 13 này cho người lao động. Thời điểm xác định thu nhập chịu thuế TNCN là thời điểm doanh nghiệp thực tế chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động.

Hiệu lực thi hành và hướng dẫn áp dụng

Do văn bản chưa xác định rõ số hiệu và ngày ban hành cụ thể, việc áp dụng các quy định về chi phí tiền lương tháng 13 phải tuân thủ nghiêm ngặt theo các văn bản quy phạm pháp luật về thuế TNDN hiện hành, bao gồm Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, Nghị định hướng dẫn thi hành và các Thông tư của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế TNDN (như Thông tư số 78/2014/TT-BTC và Thông tư số 96/2015/TT-BTC). Doanh nghiệp cần chủ động đối chiếu quy chế nội bộ với các quy định pháp luật nêu trên để đảm bảo tính hợp pháp của chi phí khi quyết toán thuế.