Công văn về thủ tục vận chuyển hàng hoá dự trữ Quốc gia hướng dẫn các cơ quan, đơn vị liên quan thực hiện thống nhất quy trình, thủ tục điều động và vận chuyển hàng hóa dự trữ quốc gia nhằm bảo đảm an toàn, kịp thời phục vụ các mục tiêu đột xuất, cấp bách của Nhà nước.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các đơn vị quản lý dự trữ nhà nước chuyên trách, các đơn vị trực tiếp giữ kho, bảo quản hàng hóa dự trữ quốc gia và các tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ hoặc trúng thầu thực hiện dịch vụ vận chuyển hàng hóa dự trữ quốc gia.

Quy trình lựa chọn nhà thầu vận chuyển hàng hóa

• Việc lựa chọn đơn vị vận chuyển phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định của pháp luật về đấu thầu, bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.
• Trong các trường hợp khẩn cấp, thiên tai, dịch bệnh hoặc quốc phòng, an ninh, việc lựa chọn nhà thầu vận chuyển được thực hiện theo hình thức chỉ định thầu hoặc các hình thức rút gọn khác theo quyết định của cấp có thẩm quyền để bảo đảm tiến độ giao nhận hàng.

Thủ tục giao nhận hàng hóa tại kho dự trữ

• Trước khi xuất kho vận chuyển, đơn vị dự trữ quốc gia và đơn vị vận chuyển phải tiến hành kiểm tra thực tế tình trạng bao bì, nhãn mác, số lượng, khối lượng và chất lượng hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia hiện hành.
• Các bên phải lập biên bản giao nhận hàng hóa rõ ràng, ghi nhận đầy đủ thông tin về phương tiện vận chuyển, người điều khiển phương tiện, thời gian xuất kho và tình trạng niêm phong của hàng hóa.

Yêu cầu kỹ thuật và an toàn trong quá trình vận chuyển

• Phương tiện vận chuyển phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện kỹ thuật, bảo đảm không làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa dự trữ (tránh ẩm ướt, móp méo, nhiễm độc hoặc hư hỏng vật lý).
• Đơn vị vận chuyển chịu trách nhiệm bảo quản nguyên vẹn hàng hóa, niêm phong kẹp chì trong suốt quá trình di chuyển từ kho xuất đến kho nhận hoặc địa điểm bàn giao được chỉ định.

Thủ tục thanh toán và quyết toán chi phí vận chuyển

• Hồ sơ thanh toán chi phí vận chuyển phải bao gồm đầy đủ hợp đồng vận chuyển, hóa đơn tài chính, biên bản bàn giao hàng hóa có xác nhận của bên nhận hàng và các chứng từ liên quan khác theo quy định tài chính hiện hành.
• Việc quyết toán kinh phí vận chuyển được thực hiện trong phạm vi dự toán được giao và định mức chi phí vận chuyển hàng hóa dự trữ quốc gia do Bộ Tài chính quy định.

Hiệu lực thi hành

Văn bản có hiệu lực áp dụng kể từ ngày ký ban hành. Các đơn vị thuộc hệ thống dự trữ nhà nước và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc các hướng dẫn tại công văn này.