Tổng quan về Công văn số 696/TCT-PCCS

Công văn số 696/TCT-PCCS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về thủ tục mua hóa đơn lần đầu đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh mới thành lập hoặc chuyển đổi hình thức hoạt động. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp cơ quan thuế địa phương và người nộp thuế thực hiện thống nhất các quy định pháp luật về quản lý và sử dụng hóa đơn, hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý liên quan đến hóa đơn chứng từ.

Thành phần hồ sơ đề nghị mua hóa đơn lần đầu

Theo hướng dẫn, doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh doanh khi thực hiện thủ tục mua hóa đơn lần đầu cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ pháp lý sau:

• Đơn đề nghị mua hóa đơn: Sử dụng mẫu đơn theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính, điền đầy đủ, chính xác các thông tin của doanh nghiệp và phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật cùng dấu bản quyền hợp pháp.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh hoặc Giấy phép đầu tư còn hiệu lực.
• Giấy tờ tùy thân của người giao dịch: Bản sao Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục trực tiếp tại cơ quan thuế.
• Văn bản ủy quyền hợp pháp: Trường hợp người đi làm thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thì bắt buộc phải có văn bản ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật.

Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ của cơ quan thuế

Công văn hướng dẫn cụ thể trách nhiệm và quy trình làm việc của cơ quan thuế trong việc tiếp nhận, thẩm định hồ sơ mua hóa đơn lần đầu của người nộp thuế:

• Kiểm tra thực tế tại trụ sở doanh nghiệp: Cơ quan thuế có trách nhiệm cử cán bộ xuống kiểm tra thực tế địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhằm xác định doanh nghiệp có hoạt động thực tế, có treo biển hiệu, có quyền sử dụng hợp pháp địa điểm kinh doanh và có đầy đủ cơ sở vật chất hay không.
• Thời hạn giải quyết hồ sơ: Trong thời hạn quy định kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và hoàn thành việc kiểm tra thực tế tại trụ sở, cơ quan thuế phải ra quyết định giải quyết bán hóa đơn cho doanh nghiệp hoặc trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối nếu doanh nghiệp không đủ điều kiện.
• Giới hạn số lượng hóa đơn bán lần đầu: Để quản lý rủi ro về thuế và ngăn chặn hành vi mua bán hóa đơn bất hợp pháp, số lượng hóa đơn bán cho doanh nghiệp lần đầu thường được giới hạn ở mức tối thiểu (thông thường là 01 quyển gồm 50 số) để theo dõi tình hình sử dụng thực tế trước khi quyết định bán số lượng lớn hơn ở các lần tiếp theo.

Trách nhiệm của doanh nghiệp khi mua và sử dụng hóa đơn

Doanh nghiệp sau khi được giải quyết mua hóa đơn lần đầu phải cam kết thực hiện nghiêm túc các nghĩa vụ sau:

• Sử dụng đúng mục đích: Chỉ sử dụng hóa đơn cho các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực tế của doanh nghiệp, tuyệt đối không thực hiện hành vi mua bán, ký khống hoặc cho mượn hóa đơn dưới mọi hình thức.
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ đầy đủ và đúng hạn theo quy định của pháp luật thuế hiện hành gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Bảo quản và lưu trữ an toàn: Có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản hóa đơn an toàn tại trụ sở doanh nghiệp, tránh để xảy ra tình trạng thất thoát, hư hỏng hoặc bị các đối tượng xấu lợi dụng gây thiệt hại cho ngân sách nhà nước.