Kính gửi: Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Để giúp cho Uỷ ban nhân dân các cấp quản lý thống nhất công tác lưu trữ trong phạm vi thẩm quyền, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Đề cương mẫu bản Quy định công tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân các cấp địa phương gửi các cơ quan nghiên cứu vận dụng.

Đề nghị Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố sao gửi văn bản này cho Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã.

Trong quá trình vận dụng nếu có gì vướng mắc, đề nghị phản ánh lại cho Cục Lưu trữ Nhà nước theo địa chỉ:

C88 - Cống Vị - Ba Đình - Hà Nội.

Điện thoại :349039.

ĐỀ CƯƠNG MẪU

QUY ĐỊNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN CÁC CẤP ĐỊA PHƯƠNG

(Ban hành kèm theo Công văn số 66/NVĐP ngày 11 tháng 3 năm 1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước)

Chương I.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Tài liệu lưu trữ được bảo quản ở lưu trữ thuộc Uỷ ban nhân dân các cấp là những tài liệu có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hoá, xã hội... được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể và cá nhân trên địa bàn địa phương, trải qua các thời kỳ lịch sử, để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử, khoa học và các hoạt động thực tiễn. (Căn cứ Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia được ban hành kèm theo Lệnh của Hội đồng Nhà nước số 08-CT/HĐNN ngày 11-12-1982 - Điều 1, 5, 15).

Điều 2: Quy định trách nhiệm của Lưu trữ thuộc Uỷ ban nhân dân các cấp địa phương. (Căn cứ Nghị định 156-HĐBT ngày 17-12-1981 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành bản Quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và quan hệ công tác của Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh; Thông tư 222-LT-TT ngày 5-11-1984 của Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Phòng Lưu trữ thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Quyết định của Bộ trưởng - Trưởng Ban Tổ chức - cán bộ Chính phủ số 420/TCCP-VC ngày 29-5-1993 ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành lưu trữ).

Điều 3: Trách nhiệm của Thủ tưởng cơ quan, đơn vị đối với công tác lưu trữ (Căn cứ Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982 - Điều 7; Điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ năm 1963 - Điều 3).

Chương II.

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

MỤC I: THU THẬP BỔ SUNG

Điều 4: Quy định thẩm quyền tài liệu của Lưu trữ Uỷ ban và trách nhiệm nộp tài liệu của các cơ quan là nguồn nộp lưu (Trên cơ sở văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước, Lưu trữ địa phương biên soạn và ban hành Danh sách các cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu để ghi rõ ở mục này).

Điều 5: Quy định thành phần tài liệu cần đưa vào lưu trữ Uỷ ban. (Căn cứ Quyết định 168/HĐBT ngày 26-12-1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam - Điều 1 đến 4; Văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước về thành phần tài liệu nộp vào Lưu trữ tỉnh, huyện).

Điều 6: Quy định thời hạn thu tài liệu từ các Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ Uỷ ban. (Căn cứ Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ được ban hành theo Nghị định 142/CP ngày 28-9-1963 - Điều 31, 32).

Điều 7: Quy định thủ tục giao nhận tài liệu vào Lưu trữ Uỷ ban:

- Biên bản bàn giao tài liệu (xem phụ lục 1).

- Phương tiện vận chuyển do bên giao tài liệu đảm nhận.

- Chỉ nhận tài liệu đã thành hồ sơ. Nếu tài liệu chưa chỉnh lý, chưa phân loại, chưa thành hồ sơ thì bên giao có trách nhiệm đầu tư kinh phí để chỉnh lý. Phương pháp chỉnh lý theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Điều 8: Quy định về việc giao nộp hồ sơ tài liệu của các cán bộ nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác vào Lưu trữ địa phương.

Điều 9: Quy định đối với các đơn vị sáp nhập, phân chia giải thể. (Căn cứ Điều lệ ban hành theo Nghị định 142/CP năm 1963-Điều 34; Công văn 254/NV ngày 10-10-1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng và Công văn 386/NV ngày 21-7-1986 của Cục Lưu trữ Nhà nước).

Điều 10: Quy định trách nhiệm của Lưu trữ Uỷ ban trong việc xây dựng các loại Bảng kê, Bảng thời hạn bảo quản. (Trên cơ sở các văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước).

Điều 11: Quy định trách nhiệm của Lưu trữ Uỷ ban trong việc sưu tầm bổ sung những tài liệu còn thiếu.

Điều 12: Quy định thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu. (Căn cứ Điều lệ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963-Điều 36; các văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.)

Điều 13: Quy định thủ tục xét duyệt và đưa tài liệu đi huỷ. (Căn cứ Điều lệ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963- Điều 35, 36; các văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước).

MỤC II: THỐNG KÊ - BẢO QUẢN

Điều 14: Quy định trách nhiệm báo cáo thống kê hằng năm của Lưu trữ Uỷ ban và các đơn vị. (Mẫu báo cáo được ban hành kèm theo Quyết định Liên bộ số 149/CLT -TCTK ngày 23-10-1987 của Cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng cục Thống kê.

Điều 15: Quy định chế độ kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất) kho tài liệu lưu trữ địa phương (mẫu biên bản kiểm kê theo phụ lục số 2).

Điều 16: Quy định về việc kho lưu trữ phải bảo đảm đủ sổ sách thống kê và công cụ tra tìm sau:

- Sổ nhập tài liệu (xem phụ lục 3).

- Sổ đăng ký các phông lưu trữ (xem phụ lục 4).

- Mục lục hồ sơ. (Xem phụ lục 4-5 của Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh được ban hành kèm theo Công văn số 463/NVĐP ngày 19-12-1994 của Cục Lưu trữ Nhà nước).

- Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ (xem phụ lục 5).

Điều 17: Quy định về việc kho lưu trữ phải bảo đảm đủ các phương tiện bảo quản tài liệu (trên cơ sở hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước về công tác bảo quản).

Điều 18: Quy định về việc đóng, mở cửa kho, nhập, xuất tài liệu (mẫu sổ xuất tài liệu - Xem phụ lục 6).

MỤC III: SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Điều 19: Quy định các đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Cán bộ công nhân viên trong cơ quan để thực hiện nhiệm vụ được giao.

- Cán bộ nhân viên ngoài cơ quan để thực hiện việc công.

- Các cá nhân đến sử dụng tài liệu cho các công việc chính đáng đã được duyệt.

- Người nước ngoài đến nghiên cứu tài liệu.

Điều 20: Quy định các hình thức phục vụ.

- Phòng đọc. (Xem phụ lục 7, 8 - mẫu phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu).

- Trưng bày, triển lãm.

- Công bố, giới thiệu bằng danh Mục thống kê, sách chỉ dẫn, sách tổng quát, v.v..; bằng công trình nghiên cứu, bài viết theo chuyên đề.

Điều 21: Quy định thẩm quyền duyệt cho sử dụng tài liệu (trên cơ sở hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước).

- Phân định thẩm quyền duyệt cho phép người nước ngoài được sử dụng các loại tài liệu (mật, thường).

- Phân định thẩm quyền duyệt cho phép đọc tài liệu lưu trữ đối với cán bộ trong nước hoặc công dân Việt Nam.

- Quy định tài liệu lưu trữ không được mượn mang ra sử dụng ngoài phòng đọc của kho lưu trữ, trừ trường hợp đặc biệt.

Điều 22: Quy định chế độ cho sao chụp các loại tài liệu (mật, thường).

- Quy định các trường hợp được cấp chứng chỉ bản sao.

- Quy định không được sao toàn bộ khối tài liệu để biến thành kho lưu trữ bản sao.

Chương III.

QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

Điều 23: Quy định trách nhiệm của Lưu trữ Uỷ ban trong việc quản lý công tác lưu trữ như: hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ và lập hồ sơ, quản lý tiền lưu trữ từ văn thư đối với tài liệu là nguồn nộp lưu.

Điều 24: Quy định trách nhiệm của Lưu trữ Uỷ ban trong việc ban hành các văn bản chỉ đạo gửi các đơn vị thuộc đối tượng quản lý.

Điều 25: Quy định về việc đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ của địa phương.

Điều 26: Quy định về việc ứng dụng máy tính và các công nghệ mới trong công tác lưu trữ.

Chương IV.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH.

Điều 27: Quy định trách nhiệm của Chánh Văn phòng Uỷ ban, Trưởng Ban tổ chức chính quyền các cấp hoặc thủ trưởng cơ quan được Uỷ ban giao trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ ở địa phương trong việc hướng dẫn tổ chức thực hiện văn bản này.

Điều 28: Quy định trách nhiệm của Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Quản trị - Tài vụ trong việc bảo đảm cơ sở vật chất cho việc thực hiện các nhiệm vụ của công tác lưu trữ thuộc trách nhiệm của cơ quan.

Điều 29: Quy định trách nhiệm của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trong việc chỉ đạo kiểm tra thực hiện bản Quy định về công tác lưu trữ.

Điều 30: Quy định về khen thưởng và xử phạt.

PHỤ LỤC 1:

MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU

Số:.......

- Căn cứ Điều 32 của Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28-9-1963 của Hội đồng Chính phủ;

- Căn cứ....

Hôm nay, ngày......tháng......năm 199......, chúng tôi gồm:

Đại diện Lưu trữ Uỷ ban nhân dân........

1........

2........

3........

Đại diện .......(Tên cơ quan nộp lưu)

1........

2........

3........

Cùng thống nhất giao nhận tài liệu vào bảo quản Nhà nước như sau:

1. Tên khối tài liệu.....

2. Thời gian tài liệu.....

3. Số lượng tài liệu.......

4. Số bản Mục lục hồ sơ nộp lưu.....

5. Các văn bản khác......

6. Tình trạng tài liệu.....

............................................................

Biên bản này lập thành 3 bản: bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản và 1 bản gửi cho cơ quan quản lý lưu trữ tương ứng.

Chứng thực của cơ quan

PHỤ LỤC 2:

MẪU BIÊN BẢN KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ (HOẶC ĐỘT XUẤT) TÌNH TRẠNG TÀI LIỆU

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------

Ngày.......tháng.........năm 199......

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÌNH TRẠNG TÀI LIỆU

Số......

Khối tài liệu được kiểm kê: (tên phông)

Thời gian kiểm kê từ ngày........đến ngày........

Trong đó:

a) Đủ..... đvbq

b) Không thấy.... đvbq

c) Xuất đi sử dụng... đvbq

2. Tổng số đơn vị bảo quản không có trong thống kê...

3. Trong số tài liệu hiện có:

a) Biên Mục không đúng ... đvbq

b) Yêu cầu cần phục chế... đvbq

c) Không thể phục chế.... đvbq

d) Đã quá thời hạn bảo quản.. đvbq

(đối với lưu trữ hiện hành)

4. Những đề xuất về Điều kiện bảo quản:

PHỤ LỤC 3:

MẪU SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Ghi chú:

- Sổ này dùng để thống kê toàn bộ các lần nhập tài liệu vào lưu trữ, không kể số lượng nhiều hay ít. Ghi ngay khi nhập.

- Cột 5 và 6 nếu có tên và số phông (hoặc bộ sưu tập) thì ghi, nếu là tài liệu hỗn tạp thì để trống.

- Cột 8 ghi số của biên bản giao nhận tài liệu.

PHỤ LỤC 4:

MẪU SỔ ĐĂNG KÝ CÁC PHÔNG LƯU TRỮ

Ghi chú:

- Cột 1 dùng để thống kê toàn bộ các phông có trong lưu trữ. Mỗi phông chỉ được ghi 1 lần theo lần nhập đầu tiên của phông đó vào lưu trữ Uỷ ban.

- Cột 2 ghi ngày tháng của lần nhập đầu tiên của phông vào kho lưu trữ Uỷ ban.

- Cột 3 ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Nếu tên thay đổi nhiều lần thì ghi tên cuối cùng.

- Cột 4 nếu là phông đóng thì ghi thời gian bắt đầu và kết thúc. Nếu phông mở thì ghi thời gian bắt đầu hoạt động.

- Cột 5 dùng để ghi sự thay đổi địa Điểm bảo quản của phông nếu phông được chuyển hẳn sang Lưu trữ khác. Ghi căn cứ thay đổi và số lượng tài liệu chuyển đi.

PHỤ LỤC 5:

MẪU THẺ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ

(Ban hành theo Quyết định 18/TC-KHKT ngày 6/3/1990 của Cục Lưu trữ Nhà nước).

Ghi chú:

- Ô số 1 ghi ký hiệu theo khung phân loại thông tin của bộ thẻ.

- Ô số 2 ghi địa chỉ của tài liệu gồm số phông, số Mục lục, số hồ sơ và tờ số (đối với trường hợp làm thẻ đến từng văn bản).

- Ô số 3 ghi tên đầy đủ của phông tài liệu.

- Ô số 4: nếu thẻ được biên Mục cho từng hồ sơ thì ghi tiêu đồ hồ sơ. Nếu thẻ làm cho từng tài liệu thì ghi tên văn bản. Nếu thẻ làm đến từng phần tài liệu thì tóm tắt nội dung của phần tài liệu đó bao gồm tên loại tài liệu, tác giả, thời gian, vấn đề mà tài liệu phản ánh.

- Ô số 5 ghi tài liệu là bản gốc, bản chính hay bản sao; ngôn ngữ (trừ tiếng Việt); bút tích của nhân vật hoạt động xã hội nổi tiếng; tài liệu viết tay hay đánh máy.

- Ô số 6 ghi thời gian viết tài liệu. Ví dụ, nội dung tài liệu về thời kỳ 1946-1954, nhưng tài liệu được viết năm 1990.

- Ô số 7 ghi địa Điểm viết tài liệu (có những trường hợp địa Điểm trong nội dung tài liệu khác với địa Điểm viết tài liệu).

PHỤ LỤC 6:

MẪU SỔ XUẤT TÀI LIỆU

Ghi chú: Khi xuất hẳn tài liệu ra khỏi Lưu trữ Uỷ ban thì ghi vào cột ghi chú.

PHỤ LỤC 7:

MẪU PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Số..........

1. Họ tên độc giả:.........................................................................................

2. Cơ quan công tác:.....................................................................................

3. Số, ngày tháng công văn, giấy giới thiệu:..................................................

4. Đề tài nghiên cứu:.....................................................................................

5. Mục đích nghiên cứu:...............................................................................

6. Thời gian nghiên cứu:...............................................................................

PHỤ LỤC 8:

MẪU PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA ĐỘC GIẢ NƯỚC NGOÀI

1. Họ tên độc giả:.........................................................................................

2. Quốc tịch:.................................................................................................

3.Cơ quan chủ quản .................................................. .................................

4. Đề tài nghiên cứu:.....................................................................................

5. Mục đích nghiên cứu:...............................................................................

6. Thời gian nghiên cứu:...............................................................................