Công văn số 5397/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành ngày 25 tháng 11 năm 2016 nhằm hướng dẫn chi tiết về việc thanh hủy chứng từ thu phí sử dụng đường bộ. Đây là văn bản chỉ đạo quan trọng giúp các cơ quan thuế địa phương và các đơn vị liên quan xử lý dứt điểm các chứng từ, vé thu phí đường bộ không còn giá trị sử dụng trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý từ phí sang giá dịch vụ theo quy định của Luật Phí và lệ phí.

Phạm vi và đối tượng áp dụng của văn bản

Văn bản này áp dụng đối với Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các tổ chức, đơn vị được giao nhiệm vụ thu phí sử dụng đường bộ (bao gồm các trạm thu phí, doanh nghiệp dự án BOT) và các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan trực tiếp đến việc quản lý, sử dụng và quyết toán ấn chỉ, chứng từ thuế.

Nguyên tắc xử lý chứng từ thu phí sử dụng đường bộ tồn đọng

• Đối với các loại vé, chứng từ thu phí sử dụng đường bộ do cơ quan Thuế phát hành hoặc các chứng từ do đơn vị tự in đã đăng ký với cơ quan Thuế nhưng chưa sử dụng hết tính đến thời điểm chuyển đổi cơ chế, các đơn vị thu phí phải thực hiện chốt số liệu, khóa sổ và ngừng sử dụng hoàn toàn.
• Các đơn vị thu phí có trách nhiệm lập báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng chứng từ thu phí (mẫu BC26/AC hoặc các biểu mẫu báo cáo ấn chỉ theo quy định) để gửi cơ quan Thuế quản lý trực tiếp, xác định rõ số lượng chứng từ đã sử dụng, số lượng chứng từ còn tồn cần thanh hủy.

Quy trình và thủ tục thanh hủy chứng từ thu phí

• Thành lập Hội đồng hủy chứng từ: Đơn vị thu phí phải thành lập Hội đồng thanh hủy chứng từ theo đúng quy định pháp luật. Hội đồng có nhiệm vụ kiểm kê, lập bảng kê chi tiết các loại chứng từ thu phí cần hủy (ghi rõ ký hiệu, ký hiệu mẫu, từ số đến số).
• Thực hiện tiêu hủy: Việc tiêu hủy chứng từ phải được thực hiện bằng các hình thức bảo đảm không thể khôi phục lại trạng thái ban đầu và thông tin trên chứng từ (như đốt, cắt vụn hoặc các hình thức tiêu hủy cơ học khác). Quá trình tiêu hủy phải được lập biên bản có chữ ký của các thành viên Hội đồng.
• Thông báo kết quả: Trong thời hạn quy định, đơn vị thu phí phải gửi Thông báo kết quả hủy chứng từ kèm theo biên bản hủy đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp để cập nhật vào hệ thống quản lý ấn chỉ của ngành Thuế.

Trách nhiệm của Cục Thuế các địa phương

• Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn cụ thể và đôn đốc các đơn vị thu phí trên địa bàn thực hiện nghiêm túc việc kiểm kê, báo cáo và tiến hành các thủ tục thanh hủy chứng từ thu phí đúng thời hạn quy định.
• Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra và giám sát quá trình thanh hủy chứng từ nhằm ngăn chặn, phát hiện và xử lý nghiêm các hành vi gian lận, quay vòng chứng từ hoặc thất thoát ngân sách nhà nước trong giai đoạn chuyển giao cơ chế quản lý tài chính.

Hiệu lực thi hành và hướng dẫn thực hiện

Công văn số 5397/TCT-CS có hiệu lực hướng dẫn thực hiện ngay từ ngày ban hành. Các nội dung hướng dẫn tại văn bản này tạo cơ sở pháp lý đồng bộ để các địa phương và doanh nghiệp dự án giải quyết triệt để các vướng mắc về hóa đơn, chứng từ cũ, chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết để chuyển sang áp dụng hóa đơn dịch vụ sử dụng đường bộ theo quy định mới của pháp luật về thuế và giá.