Tổng quan về Công văn số 4892/TCT-CS

Công văn số 4892/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương về việc lập hóa đơn điện tử. Văn bản tập trung làm rõ các nguyên tắc xác định thời điểm lập hóa đơn, phương thức xử lý hóa đơn có sai sót và trách nhiệm tuân thủ của người nộp thuế theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Tổng cục Thuế yêu cầu người nộp thuế phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc về thời điểm lập hóa đơn đối với từng hoạt động sản xuất, kinh doanh cụ thể:

• Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định pháp luật).
• Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Công văn hướng dẫn chi tiết các phương án xử lý đối với từng trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót nhằm bảo đảm quyền lợi cho doanh nghiệp và tính chính xác của dữ liệu thuế:

• Sai sót về tên, địa chỉ của người mua: Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua và nộp Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế. Trường hợp này không phải lập lại hóa đơn mới.
• Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc quy cách hàng hóa: Người bán được lựa chọn một trong hai phương thức xử lý là lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải có dòng chữ ghi rõ nội dung điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn số nào, ký hiệu nào, ngày tháng năm nào.
• Trường hợp trả lại hàng hóa: Khi người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng, các bên phải có thỏa thuận bằng văn bản hoặc hợp đồng thể hiện rõ việc trả lại hàng. Người bán thực hiện lập hóa đơn giảm trị giá hoặc hóa đơn điều chỉnh tương ứng để làm cơ sở kê khai điều chỉnh thuế.

Trách nhiệm thực hiện của người nộp thuế và cơ quan thuế

Để đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả trong quản lý thuế, Tổng cục Thuế đưa ra các yêu cầu cụ thể đối với các bên liên quan:

• Đối với người nộp thuế: Phải chủ động rà soát quy trình bán hàng, cung cấp dịch vụ để lập hóa đơn đúng thời điểm và đúng thực tế giao dịch. Khi phát hiện sai sót, cần chủ động phối hợp với đối tác và thực hiện các thủ tục điều chỉnh, thay thế hoặc gửi thông báo tới cơ quan thuế theo đúng thời hạn quy định.
• Đối với cơ quan thuế các cấp: Có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến rộng rãi nội dung hướng dẫn tại Công văn này đến toàn thể người nộp thuế trên địa bàn quản lý. Đồng thời, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc lập hóa đơn nhằm kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm các hành vi gian lận, lập hóa đơn khống hoặc sai thời điểm để trốn thuế.