Giới thiệu chung về Công văn số 4668/TCT-CS

Công văn số 4668/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp và các cục thuế địa phương về chính sách thuế đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến chuyên gia nước ngoài. Đặc biệt, văn bản tập trung làm rõ cách ứng xử về thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi phí cách ly phòng chống dịch, chi phí đưa đón và xét nghiệm cho người lao động nước ngoài khi nhập cảnh vào Việt Nam làm việc.

Chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo hướng dẫn tại Công văn số 4668/TCT-CS, các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa đón, cách ly và xét nghiệm cho chuyên gia nước ngoài được xem xét hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Tính chất liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh: Việc tuyển dụng và đưa chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam làm việc phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản lý, vận hành hoặc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Quy định trong hợp đồng hoặc quy chế: Các khoản chi phí như tiền vé máy bay, chi phí cách ly tại khách sạn, chi phí xét nghiệm Covid-19 và chi phí đưa đón phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động ký giữa doanh nghiệp với chuyên gia, hoặc được ghi cụ thể trong quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp.
• Hóa đơn và chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật đối với các dịch vụ đã sử dụng (như hóa đơn tiền phòng khách sạn cách ly, hóa đơn dịch vụ vận chuyển, hóa đơn dịch vụ y tế xét nghiệm).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế TNDN.

Chính sách thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Về nghĩa vụ thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài đối với các khoản chi phí do doanh nghiệp chi trả hộ, Tổng cục Thuế đưa ra hướng dẫn phân loại chi tiết như sau:

• Khoản chi phí tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Các khoản chi phí cách ly tại khách sạn, chi phí đưa đón từ sân bay về nơi cách ly và ngược lại do doanh nghiệp chi trả thay cho chuyên gia nước ngoài được xác định là khoản lợi ích thiết thực bằng tiền hoặc không bằng tiền mà người lao động được hưởng. Do đó, các khoản chi này phải được cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của chuyên gia để tính thuế theo quy định.
• Khoản chi phí không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Đối với chi phí xét nghiệm Covid-19 hoặc các chi phí y tế bắt buộc khác do doanh nghiệp chi trả nhằm bảo đảm an toàn dịch tễ tại nơi làm việc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, khoản chi này mang tính chất bảo đảm điều kiện làm việc và an toàn lao động chung, không mang tính chất tiền lương, tiền công cá nhân nên không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Khuyến nghị và lưu ý dành cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo an toàn pháp lý và tránh bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Hoàn thiện hồ sơ pháp lý: Rà soát và bổ sung các điều khoản chi tiết về việc chi trả chi phí cách ly, đưa đón, xét nghiệm vào hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng lao động ký với chuyên gia nước ngoài trước khi họ nhập cảnh.
• Lưu trữ hồ sơ minh chứng: Thu thập và lưu trữ đầy đủ các văn bản phê duyệt nhập cảnh của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, văn bản chấp thuận của cơ quan y tế về phương án cách ly, cùng với toàn bộ chứng từ thanh toán qua ngân hàng và hóa đơn tài chính hợp lệ.
• Phân bổ và kê khai đúng quy định: Thực hiện bóc tách rõ ràng giữa khoản chi phí được tính vào chi phí được trừ của doanh nghiệp và khoản chi phí phải cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động để thực hiện kê khai, khấu trừ thuế TNCN chính xác theo từng kỳ tính thuế.