Tóm tắt Công văn số 4577/TCT-DNK của Tổng cục Thuế về việc hạch toán chi phí xây dựng trụ sở trên đất đi thuê

Công văn số 4577/TCT-DNK do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện việc hạch toán và xác định chi phí được trừ đối với các khoản chi phí phát sinh từ việc xây dựng trụ sở, văn phòng làm việc trên diện tích đất đi thuê. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT) liên quan đến tài sản trên đất thuê.

1. Điều kiện để chi phí xây dựng trên đất đi thuê được tính vào chi phí được trừ

Để các khoản chi phí xây dựng trụ sở trên đất đi thuê được ghi nhận là chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý sau:

• Phải có hợp đồng thuê đất hoặc hợp đồng thuê văn phòng, mặt bằng hợp pháp giữa doanh nghiệp (bên thuê) và chủ sở hữu đất (bên cho thuê).
• Trong hợp đồng thuê đất phải có điều khoản quy định rõ ràng về việc bên thuê được phép xây dựng công trình, trụ sở, nhà xưởng trên diện tích đất thuê để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Các hóa đơn, chứng từ liên quan đến việc xây dựng công trình phải mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp đi thuê.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên theo đúng quy định của pháp luật về thuế.

2. Phương thức hạch toán và phân bổ chi phí xây dựng

Tổng cục Thuế hướng dẫn phương thức xử lý tài chính và hạch toán đối với công trình xây dựng trên đất đi thuê như sau:

• Trường hợp hình thành tài sản cố định: Nếu công trình xây dựng trên đất đi thuê thỏa mãn các tiêu chuẩn nhận biết tài sản cố định theo quy định hiện hành, doanh nghiệp thực hiện trích khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh theo thời gian sử dụng hữu ích của tài sản hoặc theo thời hạn thuê đất nếu thời hạn thuê ngắn hơn.
• Trường hợp phân bổ dần vào chi phí: Đối với các chi phí xây dựng không đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định, hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng tài sản sẽ thuộc về bên cho thuê sau khi hết hạn hợp đồng mà không được bồi hoàn, doanh nghiệp thực hiện hạch toán vào chi phí trả trước dài hạn và phân bổ dần vào chi phí được trừ theo thời hạn thuê đất.

3. Khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các chi phí nguyên vật liệu, nhân công, dịch vụ mua ngoài phục vụ cho việc xây dựng trụ sở trên đất đi thuê nếu đáp ứng đầy đủ hóa đơn GTGT hợp pháp và chứng từ thanh toán qua ngân hàng theo quy định.

4. Ý nghĩa và lưu ý đối với doanh nghiệp

Văn bản giúp làm rõ ranh giới giữa chi phí được trừ và chi phí không được trừ, tránh rủi ro bị xuất toán khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến tính chặt chẽ của các điều khoản trong hợp đồng thuê đất về quyền sở hữu tài sản sau khi chấm dứt hợp đồng để lựa chọn phương án hạch toán tối ưu nhất.