Công văn số 4518/TCT-PCCS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn chi tiết về việc xử lý các trường hợp mất hóa đơn do nguyên nhân bất khả kháng là hỏa hoạn. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn, xác định nghĩa vụ pháp lý và thực hiện đúng quy trình báo cáo khi gặp sự cố thiên tai, hỏa hoạn làm thất thoát, hư hỏng hóa đơn chứng từ.

Để được áp dụng các cơ chế hỗ trợ và miễn giảm xử phạt theo quy định pháp luật, doanh nghiệp cần chứng minh việc mất hóa đơn là do nguyên nhân khách quan:

• Doanh nghiệp phải có biên bản xác nhận vụ cháy hoặc biên bản kết luận nguyên nhân vụ cháy từ cơ quan có thẩm quyền (Cảnh sát Phòng cháy và chữa cháy hoặc cơ quan Công an địa phương nơi xảy ra sự việc).
• Biên bản này là tài liệu pháp lý bắt buộc để chứng minh sự kiện bất khả kháng, làm cơ sở để cơ quan thuế xem xét không xử phạt vi phạm hành chính về hành vi làm mất hóa đơn.

Khi xảy ra hỏa hoạn làm mất hóa đơn, doanh nghiệp phải khẩn trương thực hiện các bước khai báo sau:

• Lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu quy định gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thời hạn nộp báo cáo phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn tại thời điểm phát sinh sự việc nhằm tránh bị xử phạt do chậm nộp báo cáo.
• Nội dung báo cáo cần thể hiện rõ số lượng, ký hiệu, số hóa đơn bị mất (bao gồm cả hóa đơn chưa sử dụng và hóa đơn đã lập).

Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ (hóa đơn đầu vào) bị cháy hỏng do hỏa hoạn, doanh nghiệp thực hiện thủ tục khắc phục như sau:

• Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong đó nêu rõ lý do mất hóa đơn do hỏa hoạn (có đính kèm biên bản xác nhận của cơ quan công an).
• Người bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký tên, đóng dấu xác nhận trên bản sao và giao cho người mua.
• Người mua được sử dụng bản sao hóa đơn có xác nhận này kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Vấn đề xử phạt đối với hành vi làm mất hóa đơn trong trường hợp hỏa hoạn được quy định cụ thể:

• Nếu việc mất hóa đơn được xác định hoàn toàn do nguyên nhân bất khả kháng (có đầy đủ hồ sơ, biên bản xác nhận của cơ quan chức năng), doanh nghiệp sẽ được miễn xử phạt vi phạm hành chính về hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn.
• Trường hợp doanh nghiệp không chứng minh được sự kiện bất khả kháng hoặc không thực hiện đúng, đầy đủ quy trình khai báo theo quy định thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo các khung hình phạt hiện hành về quản lý hóa đơn.