Công văn số 4513/TCT-PCCS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các cơ quan thuế địa phương về công tác quản lý và thực hiện bán hóa đơn cho các đối tượng theo quy định. Văn bản này nhằm tháo gỡ các vướng mắc thực tế, đảm bảo tính thống nhất trong việc cấp, bán hóa đơn lẻ và quản lý doanh thu tính thuế.

Đối tượng được mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành

Theo hướng dẫn, cơ quan thuế thực hiện bán hóa đơn lẻ (hóa đơn do cơ quan thuế tự in, phát hành) cho các đối tượng cụ thể sau:

• Tổ chức không phải là doanh nghiệp: Các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức sự nghiệp và các tổ chức khác không có hoạt động kinh doanh thường xuyên nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần hóa đơn để giao cho khách hàng.
• Hộ và cá nhân kinh doanh: Các hộ gia đình, cá nhân kinh doanh không đáp ứng đủ điều kiện tự in hoặc đặt in hóa đơn, hoặc không thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định pháp luật hiện hành.
• Cá nhân có phát sinh doanh thu không thường xuyên: Cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh các giao dịch dân sự, thương mại (như cho thuê tài sản, chuyển nhượng tài sản, cung cấp dịch vụ đơn lẻ) cần hóa đơn để hoàn tất thủ tục thanh toán với bên mua.

Hồ sơ và thủ tục đề nghị mua hóa đơn

Để được cơ quan thuế giải quyết việc bán hóa đơn, người mua cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn bao gồm:

• Đơn đề nghị mua hóa đơn: Sử dụng mẫu đơn theo quy định hiện hành, trong đó nêu rõ lý do mua, số lượng hóa đơn cần mua và cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin.
• Giấy tờ pháp lý của người mua: Bản sao kèm bản chính để đối chiếu của Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người trực tiếp đến mua hóa đơn hoặc người đại diện theo pháp luật.
• Chứng từ chứng minh giao dịch phát sinh: Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng cung ứng dịch vụ, biên bản nghiệm thu, hoặc các tài liệu liên quan khác chứng minh có giao dịch thực tế phát sinh làm cơ sở để cấp hóa đơn.

Nghĩa vụ kê khai và nộp thuế trước khi nhận hóa đơn

Văn bản nhấn mạnh việc thực hiện nghĩa vụ tài chính là điều kiện tiên quyết để cơ quan thuế bàn giao hóa đơn cho người mua:

• Kê khai thuế: Người mua hóa đơn phải thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phát sinh từ giao dịch tương ứng trên hóa đơn đề nghị mua.
• Nộp thuế vào ngân sách nhà nước: Người mua phải hoàn thành việc nộp các khoản thuế phát sinh theo thông báo của cơ quan thuế và xuất trình chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước trước khi nhận hóa đơn lẻ được cấp.

Trách nhiệm kiểm tra và giám sát của cơ quan thuế

Tổng cục Thuế yêu cầu các Chi cục Thuế và Cục Thuế địa phương thực hiện nghiêm túc các nhiệm vụ sau:

• Kiểm tra tính xác thực của giao dịch: Công chức thuế có trách nhiệm thẩm định hồ sơ, kiểm tra tính có thật của hoạt động mua bán, giao dịch để tránh tình trạng lợi dụng việc mua hóa đơn lẻ nhằm hợp thức hóa hàng hóa trôi nổi, gian lận thuế hoặc mua bán hóa đơn bất hợp pháp.
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ: Thiết lập hệ thống sổ sách theo dõi chặt chẽ việc bán hóa đơn lẻ, lưu trữ đầy đủ hồ sơ mua hóa đơn và chứng từ nộp thuế kèm theo để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra sau này.
• Xử lý vi phạm: Trường hợp phát hiện các hành vi giả mạo hồ sơ, quay vòng hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn không đúng mục đích, cơ quan thuế phải từ chối bán hóa đơn và chuyển hồ sơ sang bộ phận chức năng để xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật quản lý thuế và pháp luật hình sự.