Công văn số 441/TCT-ĐTNN của Tổng cục Thuế hướng dẫn về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với các khoản chi hỗ trợ cho đại lý. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp và đại lý xác định rõ nghĩa vụ thuế, cách thức lập chứng từ kế toán hợp pháp khi thực hiện các chương trình hỗ trợ thương mại, quảng bá sản phẩm hoặc hỗ trợ tài chính.

Căn cứ vào các quy định pháp luật về thuế giá trị gia tăng (GTGT) và quản lý hóa đơn, việc lập chứng từ đối với khoản hỗ trợ đại lý được phân chia thành các trường hợp cụ thể như sau:

• Trường hợp hỗ trợ bằng tiền mặt không kèm theo điều kiện dịch vụ: Khi doanh nghiệp chi tiền hỗ trợ trực tiếp cho đại lý (như hỗ trợ đạt doanh số, hỗ trợ tài chính thuần túy) mà đại lý không thực hiện bất kỳ dịch vụ quảng cáo, trưng bày hay khuyến mại nào cho doanh nghiệp, đại lý chỉ cần lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) và doanh nghiệp lập chứng từ chi tiền (phiếu chi). Trong trường hợp này, đại lý không phải lập hóa đơn GTGT và không phải kê khai, nộp thuế GTGT đối với khoản tiền hỗ trợ nhận được.
• Trường hợp hỗ trợ kèm theo điều kiện thực hiện dịch vụ: Nếu khoản tiền hỗ trợ được chi trả để đại lý thực hiện các dịch vụ cho doanh nghiệp (như dịch vụ quảng cáo, tiếp thị, trưng bày sản phẩm, giới thiệu thương hiệu), đây được coi là hoạt động cung ứng dịch vụ có thu tiền. Đại lý nhận tiền hỗ trợ phải lập hóa đơn GTGT, kê khai và nộp thuế GTGT theo thuế suất quy định. Doanh nghiệp chi tiền sử dụng hóa đơn này để hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Trường hợp hỗ trợ bằng hàng hóa, dịch vụ: Khi doanh nghiệp hỗ trợ đại lý bằng hiện vật (hàng hóa, sản phẩm) hoặc dịch vụ miễn phí, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT cho số hàng hóa, dịch vụ dùng để hỗ trợ. Trên hóa đơn phải ghi rõ là hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo hoặc hỗ trợ đại lý theo quy định của pháp luật về thương mại.

Việc áp dụng đúng loại chứng từ đối với các khoản hỗ trợ đại lý ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của cả hai bên:

• Đối với doanh nghiệp chi hỗ trợ: Để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, các khoản chi hỗ trợ đại lý phải có đầy đủ chứng từ hợp pháp (hóa đơn GTGT hoặc chứng từ chi tiền kèm theo hợp đồng đại lý, chương trình hỗ trợ đã được phê duyệt). Đồng thời, các khoản chi này phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Đối với đại lý nhận hỗ trợ: Đại lý phải hạch toán khoản hỗ trợ nhận được vào thu nhập khác (đối với hỗ trợ bằng tiền không kèm dịch vụ) hoặc doanh thu cung cấp dịch vụ (đối với hỗ trợ kèm dịch vụ) để tính thuế TNDN theo quy định.

Để tránh các rủi ro pháp lý và bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, các bên cần lưu ý:

• Xây dựng hợp đồng đại lý hoặc phụ lục hợp đồng quy định rõ ràng về các khoản hỗ trợ, điều kiện nhận hỗ trợ và hình thức hỗ trợ (bằng tiền hay bằng hàng hóa).
• Xác định chính xác bản chất của khoản hỗ trợ (có kèm theo dịch vụ đối ứng hay không) để áp dụng đúng loại chứng từ (hóa đơn GTGT hay chứng từ thu chi).
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan như chương trình hỗ trợ, biên bản nghiệm thu kết quả hỗ trợ (nếu có), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản hỗ trợ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí.