Giới thiệu chung về Công văn số 4254/TCT-CS

Công văn số 4254/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc cách ly phòng, chống dịch Covid-19 cho chuyên gia nước ngoài khi nhập cảnh vào Việt Nam. Văn bản này đưa ra các hướng dẫn cụ thể về thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế Giá trị gia tăng (GTGT) nhằm giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật.

Chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Về việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với các khoản chi phí cách ly phòng dịch của chuyên gia nước ngoài, Tổng cục Thuế hướng dẫn như sau:

• Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ: Các khoản chi phí cách ly tại khách sạn, chi phí xét nghiệm Covid-19, chi phí đưa đón từ cửa khẩu về nơi cách ly do doanh nghiệp chi trả cho chuyên gia nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Yêu cầu về hồ sơ, chứng từ: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Quy định trong hợp đồng lao động: Các khoản chi phí này phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp về việc chi trả chi phí đi lại, lưu trú cho người lao động nước ngoài.

Chính sách thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Đối với nghĩa vụ thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài liên quan đến khoản chi phí cách ly do doanh nghiệp chi trả:

• Khoản thu nhập chịu thuế TNCN: Trường hợp doanh nghiệp chi trả thay cho người lao động các khoản chi phí cách ly, tiền ăn, tiền ở trong thời gian cách ly thì các khoản chi này được coi là lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả cho người lao động. Do đó, khoản chi này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của chuyên gia.
• Trường hợp không tính vào thu nhập chịu thuế: Nếu các khoản chi phí xét nghiệm Covid-19 hoặc chi phí cách ly được xác định là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động đối với người lao động theo quy định của pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động hoặc quy định phòng chống dịch của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì có thể không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Chính sách thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Về việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các chi phí liên quan:

• Nguyên tắc khấu trừ: Thuế GTGT đầu vào của các khoản chi phí cách ly, chi phí lưu trú, ăn uống và vận chuyển phục vụ cho chuyên gia nước ngoài được khấu trừ nếu các chi phí này đáp ứng điều kiện liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chứng từ bắt buộc: Doanh nghiệp phải có hóa đơn GTGT hợp pháp của dịch vụ cách ly, dịch vụ vận chuyển hoặc các dịch vụ liên quan khác, đồng thời đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

Đánh giá và lưu ý thực hiện cho doanh nghiệp

Công văn số 4254/TCT-CS đã tạo ra hành lang pháp lý rõ ràng, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc hạch toán chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế đối với người lao động nước ngoài. Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý, doanh nghiệp cần:

• Rà soát lại toàn bộ hợp đồng lao động và quy chế nội bộ để bổ sung các điều khoản về chi trả chi phí cách ly, chi phí y tế cho chuyên gia nước ngoài.
• Thu thập và lưu trữ đầy đủ hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và các quyết định cách ly của cơ quan y tế có thẩm quyền để làm căn cứ giải trình khi quyết toán thuế.