Công văn số 4024/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về việc phân bổ chi phí giữa trụ sở chính và các đơn vị phụ thuộc, nhằm xác định chính xác nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) của người nộp thuế theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản hướng dẫn áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh có cơ cấu tổ chức gồm trụ sở chính và các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc hạch toán phụ thuộc tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nhau, cùng các cơ quan thuế quản lý trực tiếp các đơn vị này.

Nguyên tắc phân bổ chi phí dùng chung

• Chi phí phát sinh tại trụ sở chính nhưng phục vụ chung cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của toàn hệ thống (bao gồm cả các đơn vị phụ thuộc) phải được phân bổ theo các tiêu chí hợp lý, khách quan.
• Doanh nghiệp phải áp dụng nhất quán phương pháp phân bổ chi phí đã lựa chọn trong suốt kỳ tính thuế. Mọi sự thay đổi về phương pháp phân bổ phải có lý do chính đáng và được lưu hồ sơ tại doanh nghiệp để giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Tiêu chí phân bổ phổ biến bao gồm tỷ lệ doanh thu, tỷ lệ chi phí trực tiếp phát sinh, hoặc số lượng lao động làm việc thực tế tại từng đơn vị phụ thuộc.

Điều kiện để chi phí phân bổ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

• Khoản chi phí dùng chung phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và các đơn vị phụ thuộc.
• Phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật đối với các khoản chi phát sinh tại trụ sở chính trước khi thực hiện phân bổ.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định.
• Doanh nghiệp phải ban hành quy chế nội bộ hoặc quyết định bằng văn bản của ban điều hành về việc phân bổ chi phí, trong đó nêu rõ phương pháp, tỷ lệ và trách nhiệm của từng bộ phận liên quan.

Kê khai và quyết toán thuế đối với chi phí phân bổ

• Trụ sở chính có trách nhiệm tập hợp, tính toán và thực hiện phân bổ chi phí cho các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc theo đúng phương pháp đã xây dựng.
• Khi thực hiện khai quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp phải xác định số thuế TNDN phải nộp cho từng tỉnh nơi có đơn vị phụ thuộc theo quy định tại Thông tư số 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Số liệu chi phí phân bổ phải được thể hiện rõ ràng trong sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của cả trụ sở chính và các đơn vị phụ thuộc để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế.

Hiệu lực và hướng dẫn thi hành

Công văn số 4024/TCT-CS đóng vai trò là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Tổng cục Thuế, giúp tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế. Các nội dung hướng dẫn tại công văn này được thực hiện thống nhất với các quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan.