Tóm tắt Công văn số 3834/BTP-HCTP về nghiệp vụ công chứng, chứng thực

Công văn số 3834/BTP-HCTP do Bộ Tư pháp ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm tháo gỡ các vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện hoạt động công chứng, chứng thực tại các địa phương. Văn bản tập trung làm rõ các quy định pháp luật về thẩm quyền, thủ tục và trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng cũng như cơ quan có thẩm quyền chứng thực.

1. Hướng dẫn phân biệt chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền và công chứng Hợp đồng ủy quyền

Bộ Tư pháp đưa ra các tiêu chí cụ thể để các tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan chứng thực áp dụng đúng quy định pháp luật, tránh việc lạm dụng hoặc thực hiện sai thẩm quyền:

• Trường hợp chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền: Chỉ được thực hiện đối với các giao dịch đơn giản, không có sự thỏa thuận về thù lao, không có trách nhiệm bồi thường thiệt hại của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng đất. Các trường hợp điển hình bao gồm: ủy quyền nhận lương hưu, trợ cấp; ủy quyền nộp hồ sơ, nhận kết quả thủ tục hành chính tại các cơ quan nhà nước.
• Trường hợp phải công chứng Hợp đồng ủy quyền: Đối với các giao dịch phức tạp, có sự thỏa thuận giữa các bên, phát sinh quyền và nghĩa vụ dân sự, hoặc liên quan đến việc định đoạt tài sản (như mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp bất động sản, động sản phải đăng ký) thì bắt buộc phải lập thành Hợp đồng ủy quyền và thực hiện thủ tục công chứng theo quy định của Luật Công chứng.

2. Trách nhiệm của người thực hiện chứng thực và Công chứng viên

Công văn nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm pháp lý của người thực hiện chứng thực (Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp) và Công chứng viên trong quá trình hành nghề:

• Đối với người thực hiện chứng thực chữ ký: Chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực; không chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản. Tuy nhiên, nếu phát hiện nội dung giấy tờ, văn bản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội hoặc có tính chất của một hợp đồng, giao dịch thì phải từ chối chứng thực chữ ký và hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng theo đúng quy định.
• Đối với Công chứng viên: Phải chịu trách nhiệm toàn diện về tính hợp pháp, tính xác thực của nội dung hợp đồng, giao dịch được công chứng. Công chứng viên có nghĩa vụ giải thích rõ quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của giao dịch cho các bên tham gia trước khi thực hiện ký công chứng.

3. Giải quyết vướng mắc về giấy tờ tùy thân và thông tin cư trú trong hoạt động công chứng

Trong bối cảnh chuyển đổi số và bãi bỏ sổ hộ khẩu giấy, Bộ Tư pháp hướng dẫn việc khai thác thông tin để thực hiện công chứng, chứng thực thuận lợi cho người dân:

• Sử dụng thẻ Căn cước công dân gắn chíp và ứng dụng VNeID: Khuyến khích các tổ chức hành nghề công chứng khai thác tối đa thông tin trên chip điện tử của thẻ Căn cước công dân hoặc qua tài khoản định danh điện tử trên ứng dụng VNeID để xác định thông tin cư trú của người yêu cầu công chứng, chứng thực.
• Không yêu cầu xuất trình giấy tờ chứng minh cư trú không cần thiết: Nghiêm cấm việc lạm dụng yêu cầu người dân cung cấp Giấy xác nhận thông tin về cư trú (mẫu CT07) nếu đã có thể khai thác được thông tin qua các phương thức điện tử hợp pháp khác, nhằm giảm thiểu thủ tục hành chính phiền hà cho người dân.

4. Một số lưu ý quan trọng khác về nghiệp vụ

Bộ Tư pháp cũng lưu ý các cơ quan, tổ chức thực hiện nghiêm túc các quy định sau:

• Kiểm tra kỹ hồ sơ gốc: Khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu kỹ lưỡng bản sao với bản chính, bảo đảm tính chính xác, toàn vẹn của thông tin và không thực hiện chứng thực đối với các bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật.
• Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra: Các Sở Tư pháp địa phương cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra chuyên đề về công chứng, chứng thực để kịp thời phát hiện, chấn chỉnh và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động hành nghề tại địa bàn quản lý.