Giới thiệu về Công văn số 3370/TCT-CS

Công văn số 3370/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến quy định về chữ ký trên hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn điện tử. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp và người nộp thuế trong việc áp dụng chữ ký số, chữ ký điện tử của cả người bán và người mua, đảm bảo tính thống nhất với các quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Quy định về chữ ký của người bán trên hóa đơn điện tử

Đối với người bán, chữ ký số là điều kiện tiên quyết để xác thực tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Các nội dung cốt lõi bao gồm:

• Yêu cầu kỹ thuật: Người bán là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải sử dụng chữ ký số của tổ chức/doanh nghiệp được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp.
• Trường hợp cá nhân kinh doanh: Người bán là cá nhân, hộ kinh doanh thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của hộ kinh doanh đó.
• Thời điểm ký số: Chữ ký số của người bán phải được thực hiện tại thời điểm lập hóa đơn để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn điện tử.

Các trường hợp người mua không bắt buộc phải ký số trên hóa đơn

Công văn làm rõ các trường hợp đặc thù mà người mua không cần phải thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử, giúp giảm thiểu thủ tục hành chính và tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch thương mại:

• Người mua là cá nhân không kinh doanh: Đối với khách hàng cá nhân, việc ký số trên hóa đơn là không bắt buộc.
• Người mua là tổ chức nhưng có thỏa thuận: Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế nhưng hai bên bán và mua có thỏa thuận bằng văn bản về việc người mua không cần ký số trên hóa đơn (trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác).
• Hóa đơn điện tử đặc thù: Các loại hóa đơn điện tử như hóa đơn điện, nước, viễn thông, dịch vụ ngân hàng, vé máy bay điện tử... không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.

Nguyên tắc áp dụng và lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Để tránh các rủi ro pháp lý về thuế và hóa đơn, Tổng cục Thuế khuyến nghị các doanh nghiệp thực hiện các biện pháp sau:

• Kiểm tra tính hợp lệ: Doanh nghiệp khi nhận hóa đơn đầu vào cần kiểm tra kỹ trạng thái hoạt động và tính hợp lệ của chữ ký số của người bán trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
• Khấu trừ thuế: Hóa đơn thiếu chữ ký số hợp lệ của người bán hoặc không đúng quy định về chữ ký của người mua (đối với trường hợp bắt buộc) sẽ không đủ điều kiện để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng file dữ liệu gốc (định dạng XML) chứa chữ ký số hợp lệ, không chỉ đơn thuần là bản in hoặc file PDF.