Công văn số 3308/TCT-HT do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương thực hiện thống nhất các quy định về việc xác định chi phí tiền lương, tiền công hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa chi phí nhân công hợp pháp.

Theo hướng dẫn tại văn bản, để các khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp chi trả cho người lao động được ghi nhận là chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật, bao gồm hợp đồng lao động, bảng thanh toán lương, chứng từ chi tiền hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng.
• Các khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của đơn vị.

Văn bản cũng làm rõ các trường hợp chi phí tiền lương, tiền công không được tính vào chi phí hợp lý, bao gồm:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng thực tế chưa chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật thuế.
• Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.
• Các khoản tiền lương, tiền thưởng không được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong hợp đồng lao động hoặc các quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp.
• Các khoản chi phí tiền lương, tiền công vượt quá định mức quy định hoặc không phù hợp với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

Để đảm bảo tính an toàn pháp lý và tránh bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán đối với khoản chi tiền lương bao gồm:

• Hợp đồng lao động được ký kết đúng thẩm quyền và đúng quy định của Bộ luật Lao động.
• Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương có chữ ký xác nhận đầy đủ của người lao động hoặc chứng từ chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của người lao động.
• Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có).
• Chứng từ nộp các khoản bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN) cho người lao động theo đúng danh sách nhân sự thực tế.

Công văn số 3308/TCT-HT là căn cứ pháp lý quan trọng giúp bộ phận kế toán của doanh nghiệp rà soát lại toàn bộ quy chế tài chính, hợp đồng lao động và hệ thống chứng từ thanh toán lương. Việc thực hiện đúng các hướng dẫn tại công văn này giúp doanh nghiệp chủ động bảo vệ chi phí hợp lý, giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính trong quá trình quyết toán thuế TNDN.