TÓM TẮT CÔNG VĂN SỐ 3241/TCT-PCCS - HƯỚNG DẪN XUẤT CHỨNG TỪ CHI HỘ CHI PHÍ CÔNG TÁC

Công văn số 3241/TCT-PCCS của Tổng cục Thuế đưa ra những hướng dẫn quan trọng nhằm tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp trong việc lập hóa đơn, chứng từ và xác định nghĩa vụ thuế đối với các khoản chi hộ chi phí công tác. Đây là cơ sở pháp lý giúp các đơn vị thực hiện đúng quy định, tránh rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc xuất toán chi phí khi quyết toán thuế.

- Thông tin tổng quan về văn bản

• Tên văn bản: Công văn số 3241/TCT-PCCS về việc xuất chứng từ chi hộ chi phí công tác.
• Cơ quan ban hành: Tổng cục Thuế.
• Nội dung trọng tâm: Hướng dẫn nguyên tắc sử dụng hóa đơn, chứng từ thanh toán và khấu trừ thuế đối với các khoản chi hộ liên quan đến hoạt động công tác (vé máy bay, lưu trú, đi lại).

- Nguyên tắc lập hóa đơn, chứng từ khi thực hiện chi hộ

Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể việc lập chứng từ thu hồi khoản chi hộ chi phí công tác dựa trên đối tượng đứng tên trên hóa đơn ban đầu:

• Trường hợp hóa đơn mang tên đơn vị chi hộ: Khi doanh nghiệp thanh toán hộ chi phí công tác và nhà cung cấp dịch vụ (hàng không, khách sạn, lữ hành) xuất hóa đơn ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị chi hộ. Khi thu lại tiền từ đơn vị nhờ chi hộ, đơn vị chi hộ phải lập hóa đơn GTGT xuất trả cho đơn vị nhờ chi hộ. Thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn xuất trả phải áp dụng đúng theo thuế suất của dịch vụ gốc đã chi hộ.
• Trường hợp hóa đơn mang tên đơn vị nhờ chi hộ: Nếu nhà cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn trực tiếp cho đơn vị nhờ chi hộ (đơn vị thực tế thụ hưởng dịch vụ), đơn vị chi hộ chỉ đóng vai trò thanh toán trung gian. Khi thu hồi tiền, đơn vị chi hộ không phải lập hóa đơn GTGT mà chỉ lập chứng từ thu tiền (phiếu thu hoặc giấy báo có) kèm theo toàn bộ hóa đơn, chứng từ gốc mang tên đơn vị nhờ chi hộ để bàn giao lại.

- Quy định về khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Việc kê khai, khấu trừ thuế GTGT đối với các khoản chi hộ chi phí công tác được thực hiện như sau:

• Đơn vị chi hộ không được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên đơn vị nhờ chi hộ.
• Đơn vị nhờ chi hộ được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào căn cứ trên hóa đơn GTGT do đơn vị chi hộ xuất trả (đối với trường hợp hóa đơn gốc mang tên đơn vị chi hộ) hoặc căn cứ trên hóa đơn gốc mang tên mình kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thông qua đơn vị chi hộ.

- Điều kiện tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

Để đơn vị nhờ chi hộ được tính các khoản chi phí công tác này vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh bao gồm:

• Hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận giữa hai bên về việc chi hộ chi phí công tác, trong đó nêu rõ trách nhiệm thanh toán và phương thức hoàn trả.
• Quyết định cử đi công tác, quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của đơn vị nhờ chi hộ quy định rõ về chế độ công tác phí.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp (hóa đơn GTGT do đơn vị chi hộ xuất lại hoặc hóa đơn gốc mang tên đơn vị nhờ chi hộ kèm chứng từ thanh toán hộ).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi hộ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) theo đúng quy định của pháp luật về thuế.

Khuyến nghị: Các doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống hợp đồng dịch vụ và quy chế nội bộ để đảm bảo các khoản chi hộ chi phí công tác được thực hiện đúng quy trình thủ tục, tránh các tranh chấp pháp lý và rủi ro thuế không đáng có.