Công văn số 2898/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc giải quyết các vướng mắc liên quan đến chính sách thuế đối với các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp. Văn bản này làm rõ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi do sáng lập viên chi trả thay.

- Nguyên tắc ghi nhận chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp

Trước khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các sáng lập viên thường phát sinh các khoản chi phí chuẩn bị cho việc thành lập như thuê văn phòng, mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, chi phí tuyển dụng và đào tạo. Công văn hướng dẫn các nguyên tắc cơ bản sau:

• Các tổ chức, cá nhân sáng lập phải có văn bản ủy quyền hợp pháp cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện chi trả thay các khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp.
• Các hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ trong giai đoạn này phải mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền chi hộ.
• Sau khi doanh nghiệp được thành lập, các hóa đơn, chứng từ này là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN theo quy định.

- Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền chi hộ trước khi thành lập, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện:

• Phải có văn bản ủy quyền của các sáng lập viên cho tổ chức, cá nhân thực hiện chi trả thay trước khi doanh nghiệp thành lập.
• Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phải là hóa đơn GTGT hợp pháp, ghi rõ tên, mã số thuế (nếu có) của tổ chức, cá nhân được ủy quyền chi trả thay.
• Doanh nghiệp sau khi thành lập phải thực hiện thanh toán lại cho tổ chức, cá nhân được ủy quyền bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Có chứng từ thanh toán qua ngân hàng từ tài khoản của doanh nghiệp mới thành lập sang tài khoản của tổ chức, cá nhân được ủy quyền chi trả thay.

- Điều kiện tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp, các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập được xử lý cụ thể như sau:

• Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nếu có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật.
• Trường hợp hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền thì phải có văn bản ủy quyền hợp pháp và chứng từ thanh toán hoàn trả giữa doanh nghiệp với bên được ủy quyền.
• Các khoản chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh trước khi thành lập được phép phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp với thời gian tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp đi vào hoạt động.

- Những lưu ý quan trọng trong quá trình thực hiện

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để tránh bị cơ quan thuế xuất toán chi phí hoặc từ chối khấu trừ thuế:

• Văn bản ủy quyền chi hộ phải được lập bằng văn bản trước khi phát sinh các giao dịch mua sắm, chi trả thay.
• Việc hoàn trả tiền cho bên được ủy quyền phải được thực hiện bằng chuyển khoản ngân hàng nếu tổng giá trị hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, đảm bảo tính minh bạch và đúng quy định pháp luật về quản lý thuế.
• Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ bao gồm: Văn bản ủy quyền, hóa đơn mua hàng mang tên người được ủy quyền, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt giữa người được ủy quyền và người bán, chứng từ hoàn trả tiền giữa doanh nghiệp và người được ủy quyền.