Tóm tắt Công văn số 2859/TCT-PCCS của Tổng cục Thuế về việc hạch toán chi phí

Công văn số 2859/TCT-PCCS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương thực hiện thống nhất việc hạch toán chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp trong quá trình xác định chi phí hợp lý hợp lệ.

- Các nguyên tắc cốt lõi về hạch toán chi phí hợp lý

• Tính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Mọi khoản chi phí được hạch toán vào chi phí được trừ phải là các khoản chi thực tế phát sinh và có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản chi mang tính chất cá nhân, không phục vụ cho mục đích tạo ra doanh thu của doanh nghiệp sẽ bị loại trừ.
• Yêu cầu về hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Các khoản chi phí khi hạch toán phải đảm bảo có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Đối với các hóa đơn có giá trị lớn (từ 20 triệu đồng trở lên), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp đặc biệt được pháp luật cho phép.
• Thời điểm ghi nhận chi phí: Chi phí phải được ghi nhận phù hợp với doanh thu tương ứng trong kỳ tính thuế. Việc hạch toán trước hoặc hạch toán chậm trễ không đúng kỳ kế toán sẽ không được chấp nhận khi quyết toán thuế TNDN.

- Hướng dẫn xử lý đối với các khoản chi phí đặc thù

• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Việc trích khấu hao tài sản cố định phải thực hiện đúng phương pháp và khung thời gian quy định của Bộ Tài chính. Tài sản cố định không sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc vượt quá định mức quy định sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.
• Chi phí tiền lương, tiền công: Các khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho người lao động phải được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp. Các khoản chi thực tế chưa chi hoặc không có chứng từ chi trả hợp pháp sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.
• Chi phí quản lý và các khoản chi dự phòng: Việc trích lập các khoản dự phòng (dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng tổn thất các khoản đầu tư tài chính) phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện và mức trích lập theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

- Trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc hạch toán và giải trình

• Doanh nghiệp có trách nhiệm tự kê khai, tự tính và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các khoản chi phí đã hạch toán.
• Khi cơ quan thuế thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp phải xuất trình đầy đủ sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ chứng minh tính hợp pháp, hợp lệ của các khoản chi phí đã hạch toán.
• Mọi hành vi hạch toán khống chi phí, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp nhằm mục đích trốn thuế, giảm thiểu nghĩa vụ thuế sẽ bị xử lý nghiêm khắc theo quy định của Luật Quản lý thuế và pháp luật hình sự tùy theo mức độ vi phạm.