Công văn số 2167/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về việc xác định chi phí tiền lương, tiền công được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của người nộp thuế trong quá trình quyết toán thuế.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động sản xuất, kinh doanh trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh có phát sinh chi trả tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương cho người lao động, đồng thời thuộc đối tượng nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định.

Các nội dung cốt lõi về chi phí tiền lương được trừ

• Nguyên tắc ghi nhận chi phí hợp lệ: Để chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp chi trả cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải quy định rõ điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của đơn vị.
• Yêu cầu về chứng từ thực tế: Các khoản chi tiền lương phải có chứng từ chi trả thực tế (như phiếu chi, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, bảng lương có chữ ký của người lao động) và phải được thực hiện trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế.

Các khoản chi phí tiền lương không được trừ khi tính thuế TNDN

• Tiền lương của chủ doanh nghiệp: Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân; thù lao trả cho sáng lập viên doanh nghiệp không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh; tiền lương, tiền công của chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ (cho dù chủ công ty có trực tiếp điều hành hay không trực tiếp điều hành sản xuất kinh doanh).
• Chi phí không có chứng từ hợp lệ: Các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng thực tế chưa chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật thuế.
• Chi phí không được quy định rõ ràng: Các khoản tiền thưởng, tiền lương không được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong bất kỳ văn bản quy chế nào của doanh nghiệp.

Quy định về trích lập quỹ dự phòng tiền lương

• Mức trích lập tối đa: Doanh nghiệp được phép trích lập quỹ dự phòng tiền lương để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề nhằm đảm bảo việc trả lương không bị gián đoạn. Mức trích lập tối đa không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
• Điều kiện trích lập: Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ. Trường hợp doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích lập đủ mức tối đa nêu trên.
• Xử lý quỹ dự phòng quá hạn: Nếu quá thời hạn 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì phải tính giảm chi phí của năm trích lập.

Hiệu lực và hướng dẫn thi hành

Công văn số 2167/CT-TTHT mang tính chất hướng dẫn giải thích pháp luật thuế dựa trên các quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành (như Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính). Doanh nghiệp cần căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị và đối chiếu với các quy định pháp luật hiện hành để thực hiện kê khai, quyết toán thuế đúng quy định.