Tóm tắt Công văn số 2156/TCT-PCCS về hoá đơn, chứng từ

Công văn số 2156/TCT-PCCS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với các doanh nghiệp và cơ quan thuế các cấp. Văn bản tập trung làm rõ các nguyên tắc xác định tính hợp pháp của hóa đơn, xử lý các trường hợp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và điều kiện để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) cũng như tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

- Quy định về tính hợp pháp và hợp lệ của hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn, chứng từ được coi là căn cứ pháp lý cốt lõi để ghi nhận doanh thu, chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế. Theo hướng dẫn, hóa đơn hợp pháp phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chí sau:

• Phải do cơ quan thuế phát hành hoặc được cơ quan thuế chấp thuận cho doanh nghiệp tự in, đặt in theo đúng quy định của pháp luật.
• Nội dung trên hóa đơn phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế, không được tẩy xóa, sửa chữa hoặc làm giả.
• Phải ghi đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu bắt buộc như: tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế GTGT (nếu có).
• Chữ ký của người bán, người mua và dấu của đơn vị bán phải rõ ràng, đúng thẩm quyền quy định.

- Xử lý đối với trường hợp sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn

Một trong những nội dung trọng tâm của Công văn 2156/TCT-PCCS là hướng dẫn xử lý các trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn của các đơn vị đã bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh:

• Trường hợp hóa đơn phát sinh trước ngày doanh nghiệp bán bỏ trốn: Nếu cơ quan thuế kiểm tra và chứng minh được nghiệp vụ mua bán là có thật, hàng hóa đã được hạch toán, sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp mua vẫn được xem xét khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
• Trường hợp hóa đơn phát sinh sau ngày doanh nghiệp bán bỏ trốn: Các hóa đơn này được xác định là hóa đơn bất hợp pháp. Doanh nghiệp mua hoàn toàn không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được tính vào chi phí hợp lý.
• Nghĩa vụ chứng minh của doanh nghiệp: Doanh nghiệp mua hàng có trách nhiệm xuất trình đầy đủ chứng từ thanh toán (đặc biệt là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt), hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa để chứng minh tính trung thực, khách quan của giao dịch.

- Điều kiện khấu trừ thuế GTGT và ghi nhận chi phí được trừ

Để đảm bảo quyền lợi về thuế và tránh các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý các điều kiện chặt chẽ về chứng từ thanh toán và hóa đơn:

• Hóa đơn phải là hóa đơn gốc, liên 2 (liên giao cho khách hàng) và không thuộc danh sách hóa đơn đã bị thông báo không còn giá trị sử dụng.
• Đối với các giao dịch có giá trị lớn từ 20 triệu đồng trở lên (hoặc theo quy định của từng thời kỳ), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ qua ngân hàng.
• Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT của doanh nghiệp.

- Trách nhiệm của cơ quan thuế và người nộp thuế

Công văn cũng phân định rõ vai trò và trách nhiệm của các bên trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn:

• Đối với người nộp thuế: Phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của hóa đơn, chứng từ sử dụng. Doanh nghiệp có nghĩa vụ chủ động tra cứu, kiểm tra thông tin hoạt động của đối tác trên cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế trước khi thực hiện giao dịch và nhận hóa đơn.
• Đối với cơ quan thuế: Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, đối chiếu dữ liệu hóa đơn trên hệ thống để kịp thời phát hiện, ngăn chặn các hành vi mua bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp giải trình và khắc phục sai sót nếu chứng minh được sự ngay tình trong giao dịch mua bán hàng hóa.