Công văn số 202/BXD-KTTC do Bộ Xây dựng ban hành nhằm hướng dẫn việc giải quyết các chi phí phát sinh trong quá trình lập quy hoạch xây dựng, giải quyết các vướng mắc phát sinh giữa chủ đầu tư và đơn vị tư vấn trong quá trình thực hiện các đồ án quy hoạch.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các cơ quan quản lý nhà nước về quy hoạch xây dựng, các chủ đầu tư, ban quản lý dự án và các tổ chức tư vấn thiết kế, lập quy hoạch xây dựng sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước hoặc vốn nhà nước ngoài ngân sách.

Nguyên tắc xác định chi phí phát sinh trong lập quy hoạch xây dựng

• Chi phí phát sinh chỉ được xem xét, tính toán khi có sự thay đổi về quy mô, ranh giới thiết kế, hoặc các yêu cầu về nội dung quy hoạch so với nhiệm vụ quy hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt ban đầu.
• Các yếu tố khách quan dẫn đến phát sinh chi phí bao gồm việc điều chỉnh quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, thay đổi địa giới hành chính, hoặc do sự thay đổi của hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan.
• Việc điều chỉnh và bổ sung chi phí phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quản lý chi phí dịch vụ công ích đô thị cũng như các định mức chi phí quy hoạch xây dựng do Bộ Xây dựng công bố tại thời điểm thực hiện điều chỉnh.

Các trường hợp cụ thể được tính chi phí phát sinh

• Trường hợp thay đổi tỷ lệ bản đồ quy hoạch hoặc yêu cầu bổ sung các bản vẽ chi tiết, chuyên đề nghiên cứu sâu ngoài danh mục công việc đã thỏa thuận trong hợp đồng ban đầu.
• Thời gian thực hiện đồ án quy hoạch bị kéo dài do các nguyên nhân khách quan không xuất phát từ lỗi của nhà thầu tư vấn, dẫn đến gia tăng chi phí nhân công, chi phí khảo sát thực địa và các chi phí quản lý liên quan.
• Bổ sung nội dung đánh giá môi trường chiến lược hoặc các báo cáo chuyên ngành khác theo yêu cầu mới của pháp luật về bảo vệ môi trường và quy hoạch đô thị phát sinh sau thời điểm ký kết hợp đồng.

Phương pháp xác định và thẩm quyền phê duyệt chi phí phát sinh

• Chủ đầu tư có trách nhiệm phối hợp với đơn vị tư vấn lập dự toán chi phí phát sinh dựa trên khối lượng công việc thực tế tăng thêm, áp dụng các định mức, đơn giá và chế độ chính sách hiện hành của Nhà nước.
• Dự toán chi phí phát sinh phải được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt nhiệm vụ quy hoạch thẩm định, thông qua và phê duyệt bổ sung trước khi tiến hành nghiệm thu, thanh toán và quyết toán hợp đồng.
• Đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước, việc thanh toán chi phí phát sinh phải bảo đảm không vượt tổng mức đầu tư hoặc dự toán chi phí quy hoạch tổng thể đã được phê duyệt. Trường hợp vượt dự toán, chủ đầu tư phải trình cấp quyết định đầu tư xem xét, quyết định.

Hiệu lực thi hành

Công văn số 202/BXD-KTTC có hiệu lực hướng dẫn kể từ ngày ban hành, làm cơ sở pháp lý để các bên liên quan thực hiện việc thương thảo, điều chỉnh phụ lục hợp đồng và quyết toán chi phí lập quy hoạch xây dựng theo đúng quy định của pháp luật.