Giới thiệu về Công văn số 1950/TCT-CS

Công văn số 1950/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc sử dụng vé máy bay điện tử. Văn bản này tháo gỡ các vướng mắc cho doanh nghiệp trong việc xác định điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi phí mua vé máy bay điện tử cho người lao động đi công tác.

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn tại Công văn số 1950/TCT-CS và các quy định pháp luật về thuế hiện hành, để chi phí mua vé máy bay điện tử được chấp nhận là hợp lệ, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện và chuẩn bị các chứng từ sau:

• Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp mua vé: Doanh nghiệp phải có vé máy bay điện tử (thẻ đặt chỗ/phiếu thu tiền vé máy bay điện tử), thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định (đối với các hóa đơn có tổng thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên).
• Trường hợp doanh nghiệp giao cho người lao động tự mua vé: Nếu doanh nghiệp cử người lao động đi công tác và cho phép người lao động tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ngân hàng cá nhân, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động, bộ hồ sơ hợp lệ bao gồm: Quyết định cử đi công tác; Vé máy bay điện tử; Thẻ lên máy bay (boarding pass); Chứng từ thanh toán của doanh nghiệp cho cá nhân người lao động; Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân người lao động khi mua vé.
• Tính hợp pháp của hóa đơn đặc thù: Vé máy bay điện tử được coi là hóa đơn đặc thù nếu hiển thị đầy đủ các chỉ tiêu thông tin bắt buộc theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

Vai trò của thẻ lên máy bay (Boarding Pass) trong hồ sơ quyết toán thuế

Công văn số 1950/TCT-CS làm rõ tính pháp lý và sự cần thiết của thẻ lên máy bay trong việc chứng minh chuyến đi thực tế của người lao động:

• Thẻ lên máy bay là chứng từ bắt buộc đi kèm với vé máy bay điện tử để chứng minh người lao động thực tế có tham gia chuyến bay, phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Trường hợp doanh nghiệp làm mất thẻ lên máy bay, để được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp phải có các chứng từ thay thế hợp pháp khác để chứng minh chuyến đi thực tế như: Quyết định cử đi công tác, văn bản xác nhận của hãng hàng không về việc khách hàng đã thực hiện chuyến bay, hoặc các tài liệu liên quan khác chứng minh tính thực tế của chuyến công tác.

Yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Đối với các hóa đơn mua vé máy bay điện tử có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt:

• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải thể hiện rõ tài khoản chuyển tiền là của doanh nghiệp và tài khoản nhận tiền là của đơn vị cung cấp dịch vụ bay (hoặc đại lý được ủy quyền).
• Đối với trường hợp cá nhân tự thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân, doanh nghiệp phải ban hành quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ cho phép người lao động thanh toán bằng thẻ cá nhân và được doanh nghiệp hoàn trả lại bằng hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt.