Tóm tắt Công văn số 1948/TCT-PCCS về chính sách thuế đối với chi phí công tác nước ngoài

Công văn số 1948/TCT-PCCS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế đối với các khoản chi phí phát sinh khi doanh nghiệp cử người lao động đi công tác nước ngoài. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định đúng đắn các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan.

1. Điều kiện để chi phí công tác nước ngoài được trừ khi tính thuế TNDN

Để các khoản chi phí đi công tác nước ngoài của người lao động được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện chặt chẽ sau:

• Quyết định cử đi công tác: Phải có văn bản hoặc quyết định cử cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài do đại diện có thẩm quyền của doanh nghiệp ký duyệt. Văn bản này cần nêu rõ mục đích chuyến đi, thời gian, địa điểm và nội dung công việc cụ thể tại nước ngoài.
• Quy chế tài chính nội bộ: Khoản chi phải được quy định cụ thể về định mức, điều kiện thanh toán trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải xuất trình đầy đủ hóa đơn, chứng từ chứng minh việc chi tiêu thực tế. Đối với các chi phí phát sinh tại nước ngoài (như tiền phòng khách sạn, vé máy bay, chi phí đi lại), hóa đơn chứng từ phải phù hợp với quy định pháp luật của nước sở tại hoặc thông lệ quốc tế.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các khoản chi mua vé máy bay hoặc các dịch vụ khác có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế.
• Hồ sơ xuất nhập cảnh: Doanh nghiệp cần lưu trữ bản sao hộ chiếu của người lao động có xác nhận đóng dấu xuất cảnh, nhập cảnh của cơ quan hải quan cửa khẩu Việt Nam và nước đến công tác để chứng minh chuyến đi thực tế.

2. Chính sách thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản công tác phí

Nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản chi phí công tác nước ngoài được xác định như sau:

• Khoản chi không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Các khoản chi phí đi lại, tiền ở, phụ cấp đi đường do doanh nghiệp thanh toán cho người lao động đi công tác nước ngoài theo đúng quy chế của doanh nghiệp và phù hợp với quy định của Luật thuế TNCN thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Khoản chi vượt định mức: Trường hợp doanh nghiệp chi trả cho người lao động cao hơn định mức quy định tại quy chế nội bộ hoặc vượt quá quy định chung của Nhà nước, phần chi vượt định mức này phải được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động để kê khai và nộp thuế theo quy định.

3. Chính sách thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Đối với các dịch vụ được tiêu dùng hoàn toàn tại nước ngoài phục vụ cho chuyến công tác (như tiền thuê phòng khách sạn, ăn uống, phương tiện di chuyển tại nước sở tại), các khoản này không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tại Việt Nam. Do đó, doanh nghiệp không thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn phát sinh tại nước ngoài này.