Công văn số 1925/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm tháo gỡ các vướng mắc liên quan đến thủ tục xác nhận thực xuất đối với hàng hóa xuất khẩu. Văn bản này hướng tới việc thống nhất quy trình thực hiện giữa các Chi cục Hải quan, đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về hải quan.

- Mục đích và phạm vi áp dụng của văn bản

• Văn bản tập trung hướng dẫn việc xác nhận thực xuất trên hệ thống thông tin nghiệp vụ hải quan đối với các lô hàng đã hoàn thành thủ tục hải quan và thực tế đã xuất khẩu ra khỏi lãnh thổ Việt Nam.
• Giải quyết các trường hợp hệ thống thông tin hải quan chưa tự động cập nhật trạng thái thực xuất do lỗi kỹ thuật hoặc do sự khác biệt trong phương thức giao nhận hàng hóa.
• Áp dụng đối với các Chi cục Hải quan cửa khẩu, Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu và các doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩu.

- Quy trình và thủ tục xác nhận thực xuất hàng hóa

• Đối với hàng hóa xuất khẩu qua cửa khẩu đường bộ, đường sông, đường sắt: Công chức hải quan giám sát tại cửa khẩu có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trên hệ thống với thực tế hàng hóa qua khu vực giám sát để thực hiện xác nhận thực xuất kịp thời.
• Đối với hàng hóa xuất khẩu qua cửa khẩu đường biển, đường hàng không: Việc xác nhận thực xuất được thực hiện dựa trên thông tin xếp hàng lên phương tiện vận tải xuất cảnh do hãng vận chuyển hoặc doanh nghiệp kinh doanh cảng, kho bãi cung cấp thông qua hệ thống kết nối dữ liệu.
• Trường hợp xác nhận thủ công: Khi hệ thống gặp sự cố hoặc đối với các loại hình xuất khẩu đặc thù chưa được tự động hóa hoàn toàn, cơ quan hải quan căn cứ vào hồ sơ giấy tờ hợp lệ (như vận đơn, biên bản bàn giao, xác nhận của lực lượng biên phòng hoặc hải quan cửa khẩu xuất) để thực hiện xác nhận thủ công trên hệ thống.

- Trách nhiệm của các bên liên quan trong quy trình xác nhận

• Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai: Có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc và phối hợp chặt chẽ với Chi cục Hải quan cửa khẩu xuất để hoàn thành thủ tục xác nhận thực xuất cho doanh nghiệp; tiếp nhận phản hồi và giải quyết khiếu nại của doanh nghiệp liên quan đến việc chậm trễ xác nhận.
• Chi cục Hải quan cửa khẩu xuất: Chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra thực tế hàng hóa đã qua khu vực giám sát hải quan, cập nhật thông tin kịp thời và chính xác lên hệ thống ngay sau khi hàng hóa thực tế đã xuất khẩu.
• Doanh nghiệp xuất khẩu: Có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ, chính xác các chứng từ chứng minh hàng hóa đã thực xuất khi có yêu cầu từ cơ quan hải quan, đồng thời chủ động theo dõi trạng thái tờ khai trên hệ thống để kịp thời phản hồi nếu phát hiện sai sót.

- Ý nghĩa pháp lý và thực tiễn của hướng dẫn

• Giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thành thủ tục hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thực hiện các thủ tục tài chính, thanh toán quốc tế liên quan đến hàng hóa xuất khẩu.
• Hạn chế tình trạng ách tắc hồ sơ, giảm thiểu phiền hà và chi phí tuân thủ cho cộng đồng doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
• Tăng cường tính minh bạch, ngăn chặn các hành vi gian lận thương mại, trục lợi tiền thuế từ việc khai khống hồ sơ xuất khẩu.