Giới thiệu về Công văn số 1897/TCT-CS

Công văn số 1897/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là một trong những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc xác định các khoản chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này giúp doanh nghiệp thống nhất cách hiểu và áp dụng đúng các quy định pháp luật thuế hiện hành, hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu hoặc xử phạt thuế trong quá trình thanh tra, kiểm tra.

Các nguyên tắc cốt lõi để xác định chi phí hợp lý được trừ

Theo hướng dẫn chung và tinh thần của Công văn số 1897/TCT-CS, để một khoản chi của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí hợp lý (chi phí được trừ) khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, khoản chi đó phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau:

• Tính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh: Khoản chi thực tế phát sinh phải trực tiếp hoặc gián tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng hoặc các chứng từ, biên lai theo quy định).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí hợp lý.

Hướng dẫn chi tiết về các khoản chi cho người lao động

Công văn số 1897/TCT-CS đi sâu vào việc hướng dẫn hạch toán các khoản chi liên quan trực tiếp đến quyền lợi và phúc lợi của người lao động, cụ thể:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp: Để được tính vào chi phí hợp lý, các khoản chi này phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định.
• Các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp: Bao gồm chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát; chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động.
• Khống chế mức chi phúc lợi: Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không được vượt quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Chi mua bảo hiểm tự nguyện: Các khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm sức khỏe cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nếu doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động và mức chi không vượt quá mức trần quy định của pháp luật thuế.

Các khoản chi phí không được trừ doanh nghiệp cần lưu ý

Bên cạnh các khoản chi được chấp nhận, Công văn cũng lưu ý doanh nghiệp về các khoản chi không đáp ứng điều kiện hợp lý và bị loại trừ khi quyết toán thuế TNDN:

• Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp (hóa đơn khống, hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn).
• Các khoản chi vượt định mức quy định của pháp luật (ví dụ: chi trang phục bằng tiền vượt quá 5 triệu đồng/người/năm).
• Các khoản chi trích trước vào chi phí nhưng thực tế chưa chi hoặc không có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh khi kết thúc năm tài chính.
• Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm pháp luật về thuế và các khoản phạt vi phạm hành chính khác.

Khuyến nghị thực thi dành cho doanh nghiệp

Để tối ưu hóa chi phí hợp lý và đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ: Xây dựng và ban hành rõ ràng quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương thưởng và thỏa ước lao động tập thể để làm căn cứ pháp lý cho các khoản chi.
• Kiểm soát chặt chẽ chứng từ đầu vào: Thiết lập quy trình kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn và thực hiện nghiêm túc quy định thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch trên 20 triệu đồng.
• Theo dõi định mức chi phúc lợi: Lập bảng theo dõi sát sao quỹ lương thực tế thực hiện để đảm bảo tổng các khoản chi phúc lợi không vượt quá giới hạn 01 tháng lương bình quân theo quy định.