Kính gửi: Văn phòng UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thực hiện nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn quốc, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 2007 của Văn phòng UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là các tỉnh) như sau:

I. CĂN CỨ, NỘI DUNG KIỂM TRA

1. Căn cứ kiểm tra:

Việc kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ năm 2007 giữa các tỉnh được thực hiện căn cứ vào những văn bản sau:

- Các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ khác của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về công tác văn thư, lưu trữ;

- Văn bản số 13/VTLTNN-NVĐP ngày 09 tháng 01 năm 2006; số 57/VTLTNN-NVĐP ngày 29 tháng 01 năm 2007 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2006 và năm 2007 của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

2. Nội dung kiểm tra:

Nội dung kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ tập trung vào các lĩnh vực: công tác quản lý văn thư, lưu trữ; các hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ từ tháng 6/2005 đến tháng 6/2007. Các nội dung trên được cụ thể hoá thành 10 chỉ tiêu; tướng ứng với mỗi chỉ tiêu là khung điểm để đánh giá, chấm điểm (xem phụ lục III kèm theo).

II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thành lập các cụm kiểm tra

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chia các tỉnh thành 16 cụm kiểm tra và chỉ định một tỉnh làm cụm trưởng (phụ lục I).

Thành phần đoàn kiểm tra của mỗi cụm gồm có:

- Cụm trưởng: Đại diện lãnh đạo Văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh được chỉ định làm cụm trưởng;

- Các thành viên đoàn kiểm tra gồm: đại diên lãnh đạo Văn phòng và một số cán bộ phụ trách văn thư, lưu trữ của tất cả các tỉnh trong cụm;

- Thư ký đoàn kiểm tra: là một thành viên được cụm trưởng chỉ định trong số cán bộ văn thư, lưu trữ của tỉnh mình.

Ngoài ra, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ cử đại diện tham dự kiểm tra tại một số cụm.

2. Trình tự tiến hành

Căn cứ vào các chỉ tiêu kiểm tra, các tỉnh tự kiểm tra, đánh giá, chấm điểm theo phụ lục III và gửi báo cáo (phụ lục II) về đơn vị cụm trưởng.

Sau khi thoả thuận, thống nhất với các tỉnh trong cụm, cụm trưởng có văn bản thông báo chính thức về thời gian kiểm tra tại từng tỉnh; thời gian, địa điểm tổng kết kiểm tra toàn cụm gửi cho các tỉnh trong cụm và gửi cho Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để phối hợp thực hiện;

Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra thực tế tại mỗi tỉnh trong thời gian ít nhất 02 buổi với chương trình làm việc chung như sau:

- Cụm trưởng giới thiệu mục đích, nội dung kiểm tra và thành phần đoàn kiểm tra;

- Đại diện lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh trình bày báo cáo tự đánh giá, chấm điểm kết quả thực hiện các chỉ tiêu;

- Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm Lưu trữ tỉnh và một số Sở, Ban, ngành, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

- Đoàn kiểm tra họp, thảo luận, thống nhất chấm điểm theo từng chỉ tiêu và cho điểm chung từng tỉnh;

- Thông qua biên bản kiểm tra tại tỉnh;

- Cụm trưởng tổng hợp kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ chung toàn cụm và gửi hồ sơ về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trước ngày 31 tháng 12 năm 2007.

Hồ sơ gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước gồm:

+ Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ năm 2007 của cụm trưởng (phụ lục IV);

+ Bảng điểm tổng hợp kết quả kiểm tra chéo năm 2007 của Cụm (phục lục V)

+ Báo cáo kết quả kiểm tra của từng đơn vị trong cụm (phụ lục II);

+ Kết quả thực hiện chỉ tiêu kiểm tra của từng đơn vị trong cụm (phụ lục III).

3. Khen thưởng

Trên cơ sở báo cáo tổng hợp kết quả kiểm tra chéo của các cụm, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ tổng hợp kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ của các tỉnh và đánh giá, xếp loại để báo cáo Bộ Nội vụ, Thủ tướng Chính phủ; đồng thời gửi tới tất các các tỉnh.

Những tỉnh đạt thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ từ tháng 6/2005 đến tháng 6/2007 sẽ được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước khen thưởng hoặc đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền khen thưởng theo quy định của pháp luật.

Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì vướng mắc, đề nghị các tỉnh kịp thời phản ánh về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để cùng phối hợp giải quyết.

Địa chỉ liên hệ: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, số 12 phố Đào Tấn, Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội. Điện thoại: (04) 7666429, Fax: (04) 8326871./.