Giới thiệu về Công văn số 1793/TCT-CS

Công văn số 1793/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc xác định các chứng từ hợp pháp làm căn cứ thanh toán tiền công tác phí cho người lao động. Nội dung công văn tập trung làm rõ các điều kiện để chi phí công tác phí, đặc biệt là chi phí mua vé máy bay, được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

- Nguyên tắc chung về chi phí công tác phí được trừ

Theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, để chi phí công tác phí được tính vào chi phí hợp lý được trừ, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).
• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp phải quy định rõ ràng về định mức và điều kiện hưởng công tác phí của người lao động.

- Hướng dẫn chi tiết về chứng từ thanh toán vé máy bay

Công văn số 1793/TCT-CS hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác và thanh toán chi phí vé máy bay bằng các hình thức khác nhau:

• Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử: Doanh nghiệp cần thu thập và lưu trữ các chứng từ bao gồm: Vé máy bay điện tử (e-ticket), thẻ lên máy bay (boarding pass) của người lao động trực tiếp tham gia chuyến đi, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp (thẻ tín dụng doanh nghiệp hoặc chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp).
• Trường hợp doanh nghiệp giao cho cá nhân tự mua vé máy bay: Nếu doanh nghiệp cử người lao động đi công tác và cho phép cá nhân tự thanh toán bằng thẻ cá nhân, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân, bộ hồ sơ chứng từ hợp lệ bao gồm: Quyết định cử đi công tác của doanh nghiệp; Vé máy bay điện tử hoặc hóa đơn dịch vụ vận chuyển; Thẻ lên máy bay (boarding pass) bản gốc; Chứng từ thanh toán tiền vé máy bay của cá nhân (sao kê tài khoản hoặc biên nhận thanh toán của thẻ cá nhân); Chứng từ doanh nghiệp thanh toán lại tiền cho cá nhân bằng hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt theo đúng quy chế tài chính của doanh nghiệp.

- Lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo tính an toàn pháp lý và tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Các quy định về việc khoán chi công tác phí hoặc ủy quyền cho cá nhân thanh toán phải được thể hiện rõ ràng bằng văn bản trong Quy chế tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ hoặc Thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp.
• Việc lưu trữ thẻ lên máy bay (boarding pass) là bắt buộc để chứng minh người lao động thực tế có thực hiện chuyến đi công tác đó.
• Mọi khoản chi trả phải đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và phù hợp với lịch trình, tính chất công việc của chuyến đi công tác được phê duyệt.