Công văn số 1766/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc đóng dấu trên hóa đơn của các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế phát sinh trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn giấy, đặc biệt là quy định về việc đóng dấu treo hoặc đóng dấu trực tiếp lên chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.

Quy định về việc đóng dấu của người đại diện theo pháp luật

Đối với trường hợp người ký hóa đơn là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc thủ trưởng đơn vị, việc đóng dấu được thực hiện theo nguyên tắc sau:

• Người đại diện theo pháp luật thực hiện ký và ghi rõ họ tên vào tiêu thức "Người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)" trên hóa đơn.
• Dấu tròn của doanh nghiệp hoặc tổ chức phải được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái để xác nhận tính pháp lý của chữ ký đó.
• Việc đóng dấu này xác nhận tính pháp lý cao nhất của hóa đơn, thể hiện sự thừa nhận trách nhiệm trực tiếp của người đứng đầu doanh nghiệp đối với giao dịch kinh tế phát sinh.

Quy định về việc đóng dấu treo khi có ủy quyền ký hóa đơn

Trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp, thủ trưởng đơn vị thường ủy quyền cho cấp dưới (như kế toán trưởng, trưởng phòng kinh doanh, hoặc nhân viên bán hàng) ký hóa đơn. Công văn hướng dẫn cụ thể như sau:

• Người được ủy quyền thực hiện ký, ghi rõ họ tên tại tiêu thức "Người bán hàng" trên hóa đơn.
• Doanh nghiệp phải thực hiện đóng dấu treo của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn (nơi ghi thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán).
• Việc đóng dấu treo này nhằm xác nhận hóa đơn được phát hành hợp pháp từ chính doanh nghiệp đó, dù người ký không phải là người đại diện theo pháp luật trực tiếp đóng dấu tròn lên chữ ký.

Ý nghĩa pháp lý và các lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Việc áp dụng đúng quy định về đóng dấu trên hóa đơn theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế mang lại nhiều ý nghĩa thiết thực cho doanh nghiệp:

• Đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn: Giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro bị cơ quan thuế loại chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào do sử dụng hóa đơn không đúng quy cách.
• Tạo sự thống nhất trong giao dịch: Giúp khách hàng và đối tác yên tâm về tính pháp lý của hóa đơn nhận được, hạn chế các tranh chấp không đáng có liên quan đến chứng từ thanh toán.
• Lưu ý về văn bản ủy quyền: Khi thực hiện phương thức đóng dấu treo, doanh nghiệp cần ban hành quyết định ủy quyền hoặc giấy ủy quyền hợp pháp từ người đại diện theo pháp luật cho người trực tiếp ký hóa đơn để xuất trình khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.