Tóm tắt Công văn số 172/TCT-CS về việc xuất lại hoá đơn

Công văn số 172/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho người nộp thuế và các cơ quan thuế địa phương về việc xử lý, xuất lại hóa đơn điện tử khi phát hiện có sai sót. Văn bản này làm rõ các bước thực hiện nhằm đảm bảo tính thống nhất, tuân thủ đúng quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Theo hướng dẫn, việc xử lý hóa đơn đã lập có sai sót được phân loại cụ thể theo từng trường hợp để người nộp thuế áp dụng phương thức phù hợp:

• Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua: Nếu hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót. Đồng thời, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT và không phải lập lại hóa đơn mới.
• Trường hợp sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc quy cách hàng hóa: Người nộp thuế được lựa chọn một trong hai phương thức xử lý là lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

Quy trình và thủ tục xuất hóa đơn thay thế

Khi người nộp thuế lựa chọn phương án lập hóa đơn điện tử thay thế, quy trình thực hiện phải tuân thủ các bước sau:

• Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn thay thế (nếu hai bên có thỏa thuận trước đó).
• Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...".
• Người bán ký số và gửi hóa đơn thay thế cho cơ quan thuế để cấp mã (đối với trường hợp dùng hóa đơn có mã) hoặc gửi trực tiếp cho người mua (đối với trường hợp không có mã).

Quy trình và thủ tục xuất hóa đơn điều chỉnh

Trong trường hợp người nộp thuế lựa chọn phương án lập hóa đơn điều chỉnh, các quy định cần lưu ý bao gồm:

• Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...".
• Hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện đầy đủ các nội dung điều chỉnh tăng (ghi dấu cộng) hoặc điều chỉnh giảm (ghi dấu trừ) đối với số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng hoặc tổng số tiền thanh toán.
• Gửi hóa đơn điều chỉnh cho cơ quan thuế để cấp mã hoặc gửi trực tiếp cho người mua theo quy định.

Nguyên tắc khai thuế đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế

Tổng cục Thuế hướng dẫn nguyên tắc kê khai thuế liên quan đến việc xuất lại hóa đơn như sau:

• Việc kê khai thuế đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế phải phản ánh đúng bản chất giao dịch kinh tế phát sinh.
• Người nộp thuế thực hiện kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
• Đảm bảo tính thống nhất giữa doanh thu, chi phí ghi nhận trên sổ sách kế toán với dữ liệu hóa đơn điện tử đã được điều chỉnh hoặc thay thế gửi đến cơ quan thuế.

Ý nghĩa và tác động của văn bản

Công văn số 172/TCT-CS giúp làm rõ các bước thực hiện kỹ thuật trên phần mềm hóa đơn điện tử, giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp khi xử lý hóa đơn sai sót. Hướng dẫn này tạo sự đồng nhất trong cách xử lý của các cơ quan thuế địa phương, giúp người nộp thuế yên tâm thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và hạn chế các tranh chấp không đáng có với đối tác khách hàng.