Công văn số 166/TCT-PCCS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc xác định và hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ) đối với doanh nghiệp. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của người nộp thuế trong việc phân biệt giữa chi phí sửa chữa thường xuyên, bảo dưỡng định kỳ và chi phí nâng cấp tài sản cố định để áp dụng chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) một cách chính xác.

Theo tinh thần hướng dẫn của Tổng cục Thuế, chi phí liên quan đến tài sản cố định sau khi bàn giao đưa vào sử dụng được phân chia thành các nhóm rõ rệt để có phương án xử lý thuế phù hợp:

• Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên: Là các khoản chi phí phát sinh nhằm duy trì năng lực hoạt động bình thường của tài sản cố định ở trạng thái hoạt động tốt nhất. Những chi phí này không làm thay đổi quy mô, công suất hay tính chất ban đầu của tài sản.
• Chi phí nâng cấp, cải tạo tài sản cố định: Là các khoản chi phí phát sinh làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó, ví dụ như kéo dài tuổi thọ hữu ích, tăng công suất thiết kế, hoặc thay đổi công nghệ sản xuất giúp giảm chi phí vận hành đáng kể.

Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể về cách thức xử lý các khoản chi phí này khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của doanh nghiệp:

• Đối với chi phí sửa chữa thường xuyên: Doanh nghiệp được phép hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ hoặc thực hiện phân bổ dần vào chi phí hoạt động của các kỳ tiếp theo. Thời gian phân bổ tối đa phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định hiện hành.
• Đối với chi phí nâng cấp tài sản cố định: Khoản chi này không được hạch toán trực tiếp vào chi phí trong kỳ. Doanh nghiệp phải thực hiện ghi tăng nguyên giá của tài sản cố định đó và thực hiện trích khấu hao theo quy định đối với phần nguyên giá tăng thêm này.
• Trường hợp tài sản cố định đi thuê: Nếu hợp đồng thuê tài sản có quy định rõ bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê, thì chi phí sửa chữa này được hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh theo thời hạn phù hợp nhưng không vượt quá thời hạn thuê tài sản.

Để các khoản chi phí sửa chữa tài sản cố định được chấp nhận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các điều kiện pháp lý sau:

• Tính thực tế và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh: Khoản chi phí sửa chữa phải thực tế phát sinh và phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ sửa chữa (hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng) theo đúng quy định của pháp luật.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua dịch vụ sửa chữa có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định về thuế.
• Hồ sơ kỹ thuật và dự toán: Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sửa chữa bao gồm: biên bản bàn giao tài sản cần sửa chữa, phương án sửa chữa, dự toán chi phí, hợp đồng sửa chữa, biên bản nghiệm thu và bàn giao tài sản sau khi sửa chữa hoàn thành.

Việc áp dụng đúng hướng dẫn tại Công văn số 166/TCT-PCCS giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý việc lưu trữ hồ sơ chứng từ sửa chữa một cách khoa học và phân loại chính xác bản chất của hoạt động sửa chữa (sửa chữa thông thường hay nâng cấp) để áp dụng phương pháp hạch toán kế toán và khai báo thuế đúng quy định.