Công văn số 164/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc xác định chi phí tiền ăn giữa ca của người lao động khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Dưới đây là tóm tắt chi tiết các nội dung cốt lõi của văn bản này nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật hiện hành.

Chính sách Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với chi phí tiền ăn giữa ca

Theo hướng dẫn, chi phí tiền ăn giữa ca, ăn trưa cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (đối với trường hợp doanh nghiệp tự tổ chức nấu ăn hoặc mua suất ăn bên ngoài).
• Trường hợp doanh nghiệp chi trả trực tiếp bằng tiền mặt cho người lao động, khoản chi này phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
• Về mặt thuế TNDN, pháp luật không khống chế mức chi tối đa đối với khoản chi tiền ăn giữa ca, miễn là có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hoặc được quy định rõ ràng trong quy chế của doanh nghiệp.

Chính sách Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản tiền ăn giữa ca

Công văn cũng làm rõ việc xác định thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động đối với khoản tiền ăn giữa ca, ăn trưa theo hai phương thức chi trả:

• Trường hợp doanh nghiệp tự tổ chức bếp ăn, thuê dịch vụ nấu ăn hoặc phát phiếu ăn (suất ăn) cho người lao động: Toàn bộ giá trị bữa ăn giữa ca này được miễn thuế TNCN hoàn toàn, không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động.
• Trường hợp doanh nghiệp chi trả bằng tiền mặt trực tiếp cho người lao động: Khoản tiền này được miễn thuế TNCN tối đa không vượt quá mức quy định của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. Phần chi vượt quá mức quy định này (nếu có) sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động để kê khai và nộp thuế theo quy định.

Yêu cầu về hồ sơ, chứng từ đối với doanh nghiệp

Để đảm bảo tính hợp lệ và tránh rủi ro bị xuất toán khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ các chứng từ sau:

• Hồ sơ pháp lý quy định về chế độ ăn giữa ca (Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính của doanh nghiệp).
• Danh sách ký nhận tiền ăn giữa ca của người lao động (nếu chi bằng tiền mặt) hoặc bảng thanh toán lương có thể hiện rõ khoản phụ cấp tiền ăn giữa ca.
• Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp từ đơn vị cung cấp suất ăn, thực phẩm (nếu doanh nghiệp tự tổ chức nấu ăn hoặc đặt mua suất ăn).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên theo quy định của pháp luật về thuế.