Công văn số 1580/TCT-PCCS của Tổng cục Thuế là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc lập hóa đơn, chứng từ đối với các tổ chức, cá nhân nộp thuế. Văn bản này nhằm giải quyết các vướng mắc thực tế, đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ thuế được thống nhất và đúng quy định pháp luật.

Các nội dung hướng dẫn trọng tâm về lập hóa đơn, chứng từ

• Thời điểm lập hóa đơn: Hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Đối với các trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công trình, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao.
• Yêu cầu về nội dung trên hóa đơn: Nội dung trên hóa đơn phải phản ánh đúng bản chất kinh tế của giao dịch phát sinh. Các thông tin bắt buộc bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng và tổng cộng tiền thanh toán.
• Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh phải thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo đúng lộ trình và quy chuẩn kỹ thuật của cơ quan thuế. Dữ liệu hóa đơn điện tử phải được truyền đầy đủ, kịp thời về hệ thống của Tổng cục Thuế để phục vụ công tác quản lý và giám sát.

Hướng dẫn xử lý các trường hợp sai sót đối với hóa đơn đã lập

• Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ người mua: Nếu hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế về sai sót này, không phải lập lại hóa đơn mới.
• Trường hợp sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất: Đối với các sai sót ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế như sai mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất hoặc tiền thuế, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hoặc điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho người mua và cơ quan thuế.
• Hủy hóa đơn đã lập: Trường hợp người bán lập hóa đơn nhưng sau đó phát hiện có sai sót và chưa gửi cho người mua, người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và lập hóa đơn mới thay thế.

Trách nhiệm thực hiện của người nộp thuế và cơ quan thuế

• Đối với người nộp thuế: Có trách nhiệm tự kiểm tra, rà soát hệ thống lập hóa đơn của đơn vị mình để đảm bảo tuân thủ đúng các hướng dẫn tại văn bản này. Mọi hành vi gian lận, lập hóa đơn khống hoặc không đúng thời điểm sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và xử phạt vi phạm hành chính.
• Đối với cơ quan thuế các cấp: Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn trực tiếp cho người nộp thuế trên địa bàn quản lý; đồng thời thực hiện thanh tra, kiểm tra giám sát việc chấp hành quy định về hóa đơn, chứng từ nhằm ngăn chặn các hành vi trốn thuế, gian lận thương mại.