Công văn số 1508/TCT-PCCS của Tổng cục Thuế đưa ra những hướng dẫn quan trọng về nguyên tắc sử dụng hóa đơn, chứng từ hợp pháp để xác định các khoản chi phí hợp lý (chi phí được trừ) khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây là cơ sở pháp lý giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, hạn chế tối đa rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.

Để một khoản chi của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí hợp lý và được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản chi đó phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau:

• Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Khoản chi thực tế phát sinh phải phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hóa đơn phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ, không thuộc danh sách hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (như hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, hóa đơn khống).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế.

Bên cạnh các điều kiện chung, văn bản cũng lưu ý doanh nghiệp về việc quản lý và sử dụng chứng từ trong một số trường hợp cụ thể:

• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: Doanh nghiệp có trách nhiệm tự kiểm tra, đối chiếu thông tin trên hóa đơn (tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán, nội dung hàng hóa dịch vụ, chữ ký) để đảm bảo tính chính xác trước khi hạch toán.
• Trường hợp không có hóa đơn: Đối với một số khoản chi đặc thù không bắt buộc phải có hóa đơn (như mua sản phẩm nông, lâm, thủy sản của người dân tự sản xuất bán ra), doanh nghiệp phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số 01/TNDN) kèm theo chứng từ thanh toán thực tế để làm căn cứ tính vào chi phí được trừ.
• Trách nhiệm pháp lý: Doanh nghiệp phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của các hồ sơ, hóa đơn, chứng từ cung cấp cho cơ quan thuế.

Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ hóa đơn đầu vào, thường xuyên tra cứu trạng thái hoạt động của doanh nghiệp phát hành hóa đơn trên cổng thông tin của cơ quan thuế để tránh sử dụng phải hóa đơn của các đơn vị đã ngừng hoạt động hoặc bỏ trốn. Đồng thời, việc lưu trữ khoa học các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đi kèm hóa đơn là bắt buộc để bảo vệ quyền lợi tối đa cho doanh nghiệp.