Giới thiệu về Công văn số 1073/TCT-CS

Công văn số 1073/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp và cơ quan thuế các cấp trong việc xác định các khoản chi phí hợp lý (chi phí được trừ) khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này góp phần làm rõ các điều kiện, nguyên tắc và hồ sơ chứng từ cần thiết để một khoản chi thực tế của doanh nghiệp được công nhận là hợp lệ, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc kê khai và quyết toán thuế.

Các nguyên tắc cốt lõi để xác định chi phí hợp lý

Theo nội dung hướng dẫn và các quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành, để một khoản chi của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Tính liên quan đến hoạt động kinh doanh: Khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp.
• Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Không thuộc danh mục chi phí không được trừ: Khoản chi không được nằm trong các khoản chi phí không được trừ quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan.

Hướng dẫn chi tiết đối với một số khoản chi cụ thể

Công văn tập trung làm rõ phương thức xác định và yêu cầu về hồ sơ đối với các nhóm chi phí phổ biến trong doanh nghiệp:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản thưởng cho người lao động: Để được ghi nhận là chi phí hợp lý, các khoản chi này phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính; hoặc Quy chế thưởng của đơn vị. Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện chi trả thực tế và có chứng từ thanh toán hợp lệ.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, được quản lý, theo dõi, hạch toán trên sổ sách kế toán và thực hiện trích khấu hao theo đúng khung thời gian quy định của Bộ Tài chính.
• Chi phí mua ngoài và các dịch vụ khác: Phải đảm bảo có hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu hoặc bàn giao dịch vụ (nếu có), kèm theo hóa đơn tài chính đúng quy chuẩn. Các trường hợp thanh toán bằng tiền mặt đối với hóa đơn dưới 20 triệu đồng phải có phiếu chi hợp lệ.

Khuyến nghị áp dụng đối với doanh nghiệp

Để hạn chế tối đa rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Rà soát hệ thống chứng từ: Thường xuyên kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn đầu vào, đặc biệt là việc tuân thủ quy định thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch lớn.
• Hoàn thiện quy chế nội bộ: Xây dựng chặt chẽ các quy chế tài chính, quy chế lương thưởng nội bộ để làm căn cứ giải trình rõ ràng với cơ quan thuế về tính hợp lý của các khoản chi cho người lao động.
• Cập nhật văn bản hướng dẫn: Chủ động cập nhật các công văn hướng dẫn cụ thể của Tổng cục Thuế đối với từng trường hợp đặc thù phát sinh tại doanh nghiệp để áp dụng chính xác quy định pháp luật.