Giới thiệu về Công văn 973/TCT-CS về hóa đơn điều chỉnh

Công văn 973/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương liên quan đến việc lập hóa đơn điện tử điều chỉnh. Văn bản này làm rõ phương thức ghi nhận các chỉ tiêu điều chỉnh tăng, giảm trên hóa đơn nhằm đảm bảo tính thống nhất với quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC, giúp người nộp thuế thực hiện đúng nghĩa vụ kê khai thuế.

Các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Theo quy định pháp luật về hóa đơn chứng từ, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người nộp thuế cần phân loại để áp dụng hình thức xử lý phù hợp:

• Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua: Nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, người bán chỉ cần thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn điều chỉnh hay thay thế.
• Trường hợp sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc quy cách hàng hóa: Người nộp thuế được chủ động lựa chọn một trong hai phương thức xử lý là lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn có sai sót.

Nguyên tắc lập hóa đơn điều chỉnh theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế

Khi người nộp thuế lựa chọn phương thức lập hóa đơn điều chỉnh, việc thể hiện thông tin trên hóa đơn phải tuân thủ các nguyên tắc kỹ thuật và pháp lý sau:

• Yêu cầu về thông tin liên kết: Hóa đơn điện tử điều chỉnh bắt buộc phải hiển thị dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm..." để phục vụ công tác đối chiếu, thanh tra và kiểm tra thuế.
• Nguyên tắc ghi giá trị điều chỉnh (Dấu âm/dương): Đối với các chỉ tiêu về số lượng hàng hóa, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng cộng tiền thanh toán thì ghi chữ số dương đối với trường hợp điều chỉnh tăng, hoặc ghi chữ số âm (có dấu trừ phía trước hoặc đặt trong ngoặc đơn) đối với trường hợp điều chỉnh giảm.
• Khai báo và nghĩa vụ thuế: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh bổ sung hồ sơ khai thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế, đảm bảo số liệu doanh thu và thuế đầu ra, đầu vào khớp đúng với thực tế giao dịch.

Một số lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro pháp lý và sai sót hành chính trong quá trình quản lý hóa đơn, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Việc lựa chọn hình thức điều chỉnh hay thay thế hóa đơn phải có sự đồng thuận, thống nhất bằng văn bản hoặc thỏa thuận giữa người bán và người mua trước khi tiến hành lập hóa đơn mới.
• Khi thực hiện điều chỉnh giảm doanh thu hoặc tiền thuế, doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ biên bản điều chỉnh hóa đơn, hợp đồng kinh tế hoặc các chứng từ chứng minh lý do giảm giá, chiết khấu hoặc trả lại hàng hóa.
• Tất cả các hóa đơn điều chỉnh đều phải được truyền gửi dữ liệu đầy đủ, kịp thời đến hệ thống của cơ quan thuế theo đúng phương thức và thời hạn quy định.