Công văn 95/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế, tối ưu hóa chi phí hợp lý và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý trong quá trình quyết toán thuế.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản này áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam có phát sinh các khoản chi phí trong kỳ tính thuế TNDN. Đồng thời, đây cũng là căn cứ hướng dẫn cho cơ quan thuế các cấp thống nhất thực hiện công tác quản lý, thanh tra và kiểm tra thuế đối với người nộp thuế.

Điều kiện cơ bản để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn, một khoản chi phí của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
• Đối với các khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định.

Hướng dẫn chi tiết về một số khoản chi phí cụ thể

Tổng cục Thuế làm rõ phương thức xác định và hồ sơ chứng minh đối với một số nhóm chi phí phổ biến tại doanh nghiệp:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương: Để được tính vào chi phí được trừ, các khoản chi tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp cho người lao động phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng của đơn vị.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định tham gia vào hoạt động trích khấu hao phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp, được sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện trích khấu hao theo đúng khung thời gian quy định của Bộ Tài chính.
• Chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi mang tính chất phúc lợi như chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát; chi hỗ trợ điều trị; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích học tập tốt... được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Doanh nghiệp cần lưu ý loại trừ các khoản chi không đáp ứng điều kiện khấu trừ hoặc thuộc danh mục không được trừ, bao gồm:

• Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn khống.
• Các khoản chi thanh toán bằng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế và các khoản phạt vi phạm pháp luật khác.
• Các khoản chi vượt định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng mà Nhà nước đã ban hành định mức cụ thể.

Hiệu lực thi hành và hướng dẫn áp dụng

Công văn 95/TCT-CS có hiệu lực hướng dẫn áp dụng trực tiếp cho các kỳ tính thuế TNDN tương ứng. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống sổ sách kế toán, hoàn thiện các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh nguồn gốc chi phí để phục vụ công tác quyết toán thuế đạt hiệu quả cao nhất.